Digitale Zusammenarbeit ergibt Sinn. Punkt!

Aufgaben werden mehr und mehr projektorientiert gelöst. Das führt dazu, dass Mitarbeiter mit Lieferanten und/oder Kunden zusammen an einem Projekt arbeiten. In Digitalisierung „übersetzt“ bedeutet das den gemeinsamen Zugriff auf einen via Internet erreichbaren „Werkzeugkasten“ für Kommunikation, Information, Wissensmanagement und Organisation.

Dieses „gemeinsame Arbeiten” wäre vor ein paar Jahren so kaum denkbar gewesen. Wo liegen also die Herausforderungen und welche Chancen ergeben sich für Ihren Betrieb?

Erweitern Sie Arbeitshorizonte

Bei der unternehmensinternen Zusammenarbeit, der sogenannten Team Collaboration, geht es heute weniger um eine funktionale Aufgabenteilung innerhalb von Abteilungen. Vielmehr steht die bereichsübergreifende Projektarbeit im Mittelpunkt. Also beispielsweise zwischen technischer Planung und Montagegruppen bei einem SHK-Sanierungsauftrag in einem Mietshaus.

Immer und überall Zugriff auf die richtige Information

Die Projektbeteiligten in Planung und Ausführung müssen auf Informationen jederzeit und überall zugreifen können. So kann die Arbeitszeit flexibler gestaltet werden, Entscheidungen werden beschleunigt und vereinfacht, Anfahrtswege vermieden. Mit modernen Collaboration-Werkzeugen, wie zum Beispiel der Online-Projektmanagement-Software Trello oder Microsoft Office 365, stellen Sie aktuelle Informationen und Dokumente personen- und aufgabenbezogen zur Verfügung.

Anwesenheitsfunktionen signalisieren, ob und wo der Kollege momentan erreichbar ist. Persönliche Treffen zu Abstimmungen werden kürzer oder entfallen ganz, wenn Teams Dokumente wie Pläne gemeinsam und direkt besprechen und bearbeiten können.

Zeit und Reisekosten werden durch virtuelle Videokonferenzen eingespart. Wer von einer Baustelle aus arbeitet, erhält über eine VPN-Internetverbindung* Zugriff auf die nötigen Programme und Daten.

Unternehmen ergänzen sich

Es kann auch Sinn ergeben, mit Partnern in Form einer sogenannten Cross Company Collaboration – also Zusammenarbeit zwischen Betrieben – in Wertschöpfungsnetzwerken zusammenzuarbeiten, um beispielsweise auch große Aufträge gemeinsam zu „stemmen“, statt sie einem großen Wettbewerber zu überlassen. So bleibt auch mehr Zeit, sich bei entsprechenden Vereinbarungen mit den Projektpartnern Aufgaben nach den jeweiligen Kernkompetenzen zu teilen und so gemeinsam einen guten Job zu machen.

Auch Lücken im Portfolio Ihres Betriebs können Sie schließen, indem Sie die eigenen Angebote mit denen eines Partnerunternehmens kombinieren. Sie können auf diese Art gemeinsam neue Kundenpotenziale erschließen.

Fazit

Die Verbindung aus digitaler Zusammenarbeit via Internet und mobilen Werkzeugen wie Smartphone, Tablet und Notebook ermöglicht es Ihnen, Zug ins Tagesgeschäft zu bringen und sich mit praktischen digitalen Arbeitsweisen bei Kunden und Geschäftspartnern positiv darzustellen.

Aber beachten Sie: Erfolgreiche digitale Zusammenarbeit gelingt nur, wenn die Unternehmenskultur den Erfordernissen dieser Arbeitsweise entspricht. Allerdings können Sie Ihre Mitarbeiter dabei unterstützen – denn Technik ist das eine, dass sie auch sinnvoll genutzt wird, das andere.

1. Analysieren Sie deshalb, wo Ihr Unternehmen in puncto Collaboration steht! Wichtige Faktoren sind Sozialisation, Branche oder kultureller Hintergrund. Bestehende Systeme wie Telefon und E-Mail werden durch Instant Messaging oder Video-Chat erweitert.
2. Beantworten Sie alle Fragen Ihrer Mitarbeiter! Dann fühlen sich diese richtig abgeholt. Nehmen Sie sie auch bei der Einführung von Collaboration-Lösungen schon bei der Planung mit ins Boot!
3. Vermitteln Sie in Trainings die benötigten Fertigkeiten, um die Collaboration-Tools effektiv zu nutzen! Hilfreich ist hier die Einbindung von bereits erfahrenen Mitarbeitern, die ihre Kollegen beim Umgang mit den Lösungen unterstützen und motivieren.
4. Kommunizieren Sie sofort erkennbare Erleichterungen zeitnah als Erfolgsmeldungen. Sie motivieren und schaffen ein positives Image. Vor allem solche Erfahrungsberichte machen Veränderungen sichtbar und greifbar.

* VPN – Virtual Private Network: abhörsichere Verbindung zur Datenübertragung über das Internet

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