Büroorganisation neu gedacht: Interview mit Expertin Sabine Graf-Werner
Viele Aufgaben, wie zum Beispiel Anfragen, Angebote, Rechnungen, aber auch das Controlling oder Marketing, werden im Backoffice abgewickelt. Digitalisierung erlaubt es, die Büroorganisation neu zu denken. Die Redaktion von forum-handwerk-digital hat genau darüber mit Sabine Graf-Werner, Expertin für Büroorganisation und Geschäftsführerin der Sysbo OHG, gesprochen.
Frau Graf-Werner, warum sollte sich jeder Chef einmal einen Coach für sein digitales Office-Management gönnen?
Eins ist klar: Der Arbeitsfokus liegt im Handwerk beim Kunden vor Ort und nicht im Büro. Hinzu kommt, dass es in Büros von Handwerksbetrieben oft eine gewachsene Infrastruktur gibt. Denn nach der Meisterprüfung vergrößern sich die Betriebe oft sehr schnell. In der Regel übernimmt die meist nicht kaufmännisch ausgebildete Ehefrau das Büro. Das könnte ein Grund dafür sein, eine neue, digitale Büroorganisation einzuführen. Ein weiteres häufiges Szenario aus der Praxis ist die Übernahme des Familienbetriebes durch die Nachfolgegeneration. Oftmals strukturiert der Junior-Chef um – auch die Büroorganisation.
Ob ein Handwerksunternehmen dabei eher noch analog oder digital arbeitet, hängt meist mit dessen Größe zusammen. Da sind größere Handwerksbetriebe erfahrungsgemäß fortschrittlicher und weniger papierlastig. Dabei hat die digitale Büroorganisation viele Vorteile: weniger Papierberge und ein für alle Mitarbeiter gültiges Ablagesystem. Durchschnittlich sinken die Suchzeiten um bis zu 20 Prozent. Das spart viel Zeit, Nerven und Kosten.
Wie gehen Sie vor, wenn Sie in einem Betrieb das Büro neu organisieren?
Erst einmal gibt es für alle Mitarbeiter eine gemeinsame Einführung. Dann trainiere ich jeden Mitarbeiter an seinem Arbeitsplatz. Denn auch wenn dasselbe System für jeden Mitarbeiter gilt, so gibt es doch besondere individuelle Gewohnheiten, die abgestimmt werden sollten. Wie gesagt, ist auch das digitale Know-how sehr unterschiedlich. Ob die Unternehmen überhaupt digital arbeiten möchten, entscheiden sie selbst, obwohl ich ihnen immer dazu rate. Nach vier Wochen ist es sinnvoll, nachzuprüfen, ob alles rundläuft.
Welche Vorteile kann digitale Büroorganisation in puncto Optimierung von Geschäftsabläufen bringen?
Wenn alle Aktivitäten direkt digital verwaltet werden, dann wird vieles einfacher. Zum Beispiel können Tablets gerade bei der Arbeit beim Kunden oder auf der Baustelle genutzt werden. Alle Informationen sind jederzeit einsehbar, jeder kann darauf zugreifen und es können jederzeit Fotodokumentationen gemacht werden. Ich kenne einige Betriebe, in denen zum Beispiel bereits WhatsApp-Gruppen genutzt werden, um alle Mitarbeiter auf einfachste Art und Weise auf dem Laufenden zu halten.
Was sind die größten Hemmnisse bei Handwerkern, sich mit der Optimierung von Abläufen zu beschäftigen?
Das größte Problem ist wohl, dass die Mitarbeiter nicht alle auf dem gleichen Wissensstand sind. Oft ist dies noch eine Altersfrage. Gerade ältere Mitarbeiter, die sich mit einer Software nicht so gut auskennen, lehnen oft gut gemeinte Verbesserungen ab. Meine Empfehlung an Software-Anbieter wäre hier, jeden Mitarbeiter individuell zu schulen. Viele Mitarbeiter würden mit digitalen Systemen arbeiten, wenn sie sie wirklich verstehen würden.
Insgesamt kann man aber sagen, um wieder zur Frage zurückzukommen, dass es schwer ist, Gewohnheiten abzutrainieren. Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt.
Eines wird in meinem Tagesgeschäft aber immer deutlicher: Im Handwerk steigt die Aufgeschlossenheit gegenüber den vielschichtigen Aspekten der Digitalisierung.
