Das sollten Sie als Handwerksunternehmen über PDF-Rechnungen wissen!

Auch wenn die Digitalisierung im Handwerk immer mehr um sich greift, verschicken die meisten Unternehmen ihre Rechnungen weiterhin per Post. So groß die Vorteile von PDF-Rechnungen auch sind, es herrscht große Unsicherheit über das korrekte Handling. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie achten müssen, und stellen Ihnen die Vorteile vor.

Dass die Verunsicherung – beispielsweise in Bezug auf die Aufbewahrung von PDF-Rechnungen – groß ist, stellte der Deutsche Industrie- und Handelskammertag (DIHK) in einer Umfrage fest: Nur 12 Prozent der Unternehmen bewahren sie rein digital auf. Die Mehrheit archiviert sowohl elektronisch als auch auf Papier.

Elektronische Signaturen sind nicht mehr nötig

Aber nicht nur die Aufbewahrung ist der Grund für die schlechte Akzeptanz. Es hält sich die Meinung, dass elektronische Rechnungen über eine elektronische Signatur verfügen müssten, um vorsteuerabzugsfähig zu sein. Doch das stimmt nicht! Seit dem 1. Juli 2011 sind gemäß Steuervereinfachungsgesetz 2011, mit dem die EU-Richtlinie 2010/45/EU umgesetzt wurde, elektronische Rechnungen und klassische Papierrechnungen gleichgestellt.

Einsparpotenzial ausnutzen

Bei einem vom Frankiermaschinenhersteller Pitney Bowes bezifferten Einsparpotenzial von bis zu 6,50 Euro pro Rechnung wundert es schon, warum nicht schon viel mehr Unternehmen auf die elektronische Variante umgestellt haben.

Bei der Umstellung auf den elektronischen Rechnungsversand gibt es einiges zu beachten. Wir beantworten Ihnen wichtige Fragen:

1. Was sind wesentliche Voraussetzungen?

Zum Erhalt der elektronischen Rechnung (PDF-Format) benötigen Sie eine gültige E-Mail-Adresse und einen PDF-Reader (z. B. den kostenlosen Adobe-Reader) sowie Speichermedien (wie beispielsweise CD oder DVD) zur elektronischen Archivierung der PDF-Rechnung. Es genügt, wenn der Empfänger sie akzeptiert und das Verfahren damit stillschweigend billigt.

2. Welche Schritte durchläuft eine PDF-Rechnung?

Sie erstellen die PDF-Rechnung wie gewohnt unter Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben und versenden sie anschließend per E-Mail.

3. Warum ist eine korrekte Archivierung notwendig?

Erhalten Sie eine elektronische Rechnung, speichern Sie die Datei auf einem geeigneten Speichermedium ab und prüfen Sie sie anschließend. Denn nach § 14b UStG ist es steuerrechtlich notwendig, alle Rechnungen aufzubewahren. Das in der E-Mail enthaltene PDF-Dokument der elektronischen Rechnung muss hierbei elektronisch archiviert werden. Zur weiteren lückenlosen Dokumentation sollte die E-Mail ebenfalls gespeichert werden.

Wichtig: Ein Ausdruck der elektronischen Rechnung auf Papier, um sie in einem Ordner zu archivieren, ist nicht gestattet, da es zu einem „Medienbruch“ kommt. Das elektronische Format darf zwischen der Rechnungserstellung und ihrem Empfang sowie ihrer Archivierung beim Empfänger keinen Bruch erleiden.

4. Wie lange muss die PDF-Rechnung aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsdauer beträgt wie bei normalen Papierrechnungen zehn Jahre. Die Rechnungen müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein.

5. Was ist beim Speichern zu beachten?

Um gemäß den steuerlichen Vorgaben zu speichern, dürfen Sie den Originalzustand der PDF-Rechnungsdatei nicht verändern.

6. Wie archivieren Sie sie am besten?

Die Archivierung muss auf elektronischem Wege erfolgen. Dafür eignen sich u. a. Speichermedien wie CDs oder DVDs. Bei entsprechender Lagerung halten CDs und DVDs bis zu 30 Jahren. Im Idealfall bewahren Sie die Medien bei konstanten 25 °C im Dunkeln auf und schützen sie gegen Erschütterungen. Zur Verbesserung der Lebenserwartung nutzen Sie qualitativ hochwertige Speichermedien und bewahren sie in einer geeigneten Hülle auf.

7. Wie kann ich auf den elektronischen Rechnungsversand umstellen?

Um Ihnen und Ihren Kunden die Umstellung einfach zu machen, erstellen Sie eine Einverständniserklärung über den elektronischen Rechnungsversand per E-Mail. Dort tragen diese den gewünschten Zeitpunkt der Umstellung sowie die E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang ein.

Ihre Vorteile der elektronischen Rechnung:

• Sie sparen aufgrund der geringeren internen Arbeitsaufwände beim Rechnungseingang und der Bearbeitung Zeit und Kosten.
• Sie reduzieren durch die automatisierte Verarbeitung Fehler.
• Sie sparen Platz und archivieren effizienter.
• Sie leisten aufgrund der Reduzierung des Papierverbrauches und der Vermeidung von Transportemission einen Beitrag zum Umweltschutz.

Fazit

Auch wenn PDF-Rechnungen zahlreiche Vorteile mit sich bringen, sind längst noch nicht alle Handwerksunternehmen davon überzeugt. Die größte Herausforderung: Wirklich hohe Einspareffekte gibt es erst, wenn Sie die Rechnungsdaten digital übernehmen und weiterverarbeiten können.