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Unkomplizierter digitaler Rapport mit Unterschrift via Messenger

© Andrey Popov / adobe.stock.com

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Und am Handy oder Tablet ist ein digitaler Baustellenrapport inklusive Fotodokumentation einfacher erstellt und durch den Kunden abzuzeichnen als ein Papierdokument, das nachträglich erfasst und zugesandt werden muss.

So einfach geht das im WhatsApp-Messenger: Der Kunde unterschreibt eine durch Fotos ergänzte Auflistung der ausgeführten Tätigkeiten vor Ort in WhatsApp digital – auf dem Smartphone oder Tablet des Handwerkers. Die WhatsApp-Funktion „Aufnahmen bearbeiten und reinmalen“ ermöglicht dies.

So kann ein Baustellenrapport als Leistungsbestätigung entweder als Einzeldokument oder bei Aufträgen, die über einen längeren Zeitraum laufen, als Sammlung in WhatsApp entstehen. Ohne Zeitverluste, ohne Papierchaos, einfach digital abzulegen und immer auffindbar.

Es ist kein Problem, solche unterschriebenen Rapports auch an den Kunden zu versenden. Dies ist mit einem Durchschlag auf Papier gleichzusetzen, der dem Kunden für seine Unterlagen überlassen wird. Schluss- und Abschlagsrechnungen können so vom Handwerksbetrieb gut dokumentiert und ohne Verzug erstellt werden.

Digitale Direktkommunikation mit Messenger

In WhatsApp ermöglichen Funktionen wie Gruppen und Broadcastlisten auch die Verteilung der Montageeinteilung. Oder sie helfen dabei, alle Kollegen gleichzeitig zu fragen, wer den „großen Bello“ zuletzt gehabt hat. Oder es wird „auf dem kleinen Dienstweg“ mal eben abgeklärt, wer beim Kunden Müller die Klimaanlage neu starten kann – weil er gerade in der Nähe ist. So bringt der WhatsApp-Messenger durch unkomplizierte direkte digitale Kommunikation Tempo in die Abläufe.

Der wesentliche Unterschied zwischen Gruppen und Broadcastings: In Gruppen werden alle Antworten für alle sichtbar. Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn man einen Termin abstimmen oder schnell klären will, wer was wann tut.

Antworten in Broadcastings erhält dagegen nur der Absender einer Nachricht. Das ist dann zweckmäßig, wenn die Antworten nur für ihn von Bedeutung sind, etwa bei der bereits erwähnten Frage nach dem „großen Bello“.

Worauf bei der Nutzung achten?

Der Messenger-Dienst WhatsApp ist ein Service des Facebook-Konzerns. Wie bei vielen digitalen Diensten, die über öffentliche Kanäle – sprich Internetdienste – laufen, ist es sinnvoll, die Kommunikation über WhatsApp zu verschlüsseln, damit Internes auch intern bleibt.

Laut WhatsApp können durch die Verschlüsselung der benutzten Endgeräte nur Sender und Empfänger die verschickten Nachrichten lesen. WhatsApp, Facebook oder andere Nutzer haben dann keinen Zugriff. Darüber hinaus darf laut Verwaltungsgericht Hamburg aus dem April 2017 Facebook keine Daten deutscher WhatsApp-Nutzer verwenden.

Fazit

Bei sorgfältiger Nutzung ist der WhatsApp-Messenger ein sehr nützliches Werkzeug, das die Kommunikation zwischen Handwerksbüro und Monteuren, aber auch zwischen mobilen Mitarbeitern untereinander, unkomplizierter und wesentlich schneller macht. Auch im Umgang mit Kunden verspricht das Tool Erleichterungen und die Beschleunigung von Abläufen.

Es entstehen indirekte und direkte Vorteile, von Ordnung und Tempo im Arbeitsalltag bis hin zu optimiertem Cashflow.

Der WhatsApp-Spezialist Michael Elbs demonstriert in seiner Online-Webinar-Reihe die Vorteile von WhatsApp für Handwerksunternehmen. Er zeigt Ihnen anhand praktischer Beispiele den Nutzen für Ihre tägliche Arbeit auf.

Weitere Informationen, Termine und das Anmeldeformular finden Sie hier.

Foto: © Andrey Popov / stock.adobe.com

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