GoBD sollte eigentlich kein Hexenwerk sein!
Sie haben das Thema „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) bisher stiefmütterlich behandelt, wollen aber jetzt „einsteigen“? Dann sollten Sie zum Beispiel mal mit Ihrem Steuerberater sprechen. Er kann mit Ihnen einen geordneten und zügigen Übergang zu einer elektronischen Buchhaltung gemäß GoBD planen und wertvolle Tipps zur Umsetzung geben.
Ein wichtiges Thema ist dabei die bei Ihnen eingesetzte betriebswirtschaftliche Software. Es ist zum Beispiel zu klären, ob die Richtlinien für die Erstellung von Rechnungen eingehalten werden. Diese Empfehlung gilt übrigens für alle kaufmännischen Prozesse. Gehen Sie davon aus, dass mit Standard-Windows- oder -Mac-Lösungen eine GoBD-gerechte Archivierung nicht automatisiert werden kann und ergo nur mit sehr großem organisatorischem Aufwand möglich ist.
Beispiel Excel-Tabellen für Listen oder Word-Dokumente für Rechnungen: Wenn Sie hier etwas verändern, ist das später nicht mehr – wie laut GoBD vorgeschrieben – nachvollziehbar. Sie brauchen also entweder eine Software-Lösung, die alles intern nach den Vorschriften unveränderbar archiviert. Oder Sie beauftragen einen externen Dienstleister, zum Beispiel Ihren Steuerberater, der die digitale Archivierung Ihrer Belege für Sie übernimmt.
Auch wenn Sie kaum mit elektronischen Daten arbeiten und nur mit wenigen digitalen Rechnungen im Monat zu tun haben: Es gibt gute Archivierungslösungen mit GoBD-Zertifikat für kleines Geld. Falls Sie eine solche Lösung nutzen, sollten Sie aber eine schriftliche Dokumentation darüber erstellen, wie das Verfahren bei Ihnen funktioniert, und somit aufzeigen, wie Sie dokumentieren, welche Prozesse elektronische Daten im Unternehmen erzeugen und wie bzw. von wem sie verarbeitet werden.
Diese Dokumentation können Sie formlos führen, Sie muss aber dazu dienen können, dass ein Dritter – in der Regel der Betriebsprüfer des Finanzamtes – alle Vorgänge ohne Aufwand auch im gesamten Aufbewahrungszeitraum von zehn Jahren nachvollziehen kann.
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