Mobile Zeiterfassung vermeidet Fehler

Digital Award Handwerk 2017 – der Fokus liegt auf der Cloud!

Die Richter+Frenzel GmbH + Co. KG (R+F) zeichnete mit dem „2. Digital Award Handwerk“ in diesem Jahr Technologieunternehmen, Systemhäuser, Start-ups etc. aus, die das Handwerk mit ihren Cloud-Lösungen dabei unterstützen, vom digitalen Wandel bestmöglich zu profitieren. Die 41 Bewerbungen für den 2. Digital Award Handwerk beweisen ganz klar: Die Cloud und das Handwerk wachsen zusammen!

Wir werden hier alle Bewerber mit ihren eingereichten Referenzbeispielen präsentieren.

Finalist virtic GmbH & Co. KG stellt Lösung für mobile Zeiterfassung vor

Die 2004 gegründete virtic GmbH & Co. KG ist Anbieter von internetbasierten Diensten für mobile Zeiterfassung, Personalbuchhaltung, Controlling und Einsatzplanung. Das Angebot richtet sich an Bau- und Handwerksunternehmen, Dienstleister und Kommunen mit unter zehn bis mehreren Tausend Mitarbeitern.

Mit der virtic-Lösung für mobile Zeiterfassung „perfect timing“ lassen sich Verwaltungsabläufe wie Personalbuchhaltung, Reisekostenabrechnung, Kostenrechnung und Fakturierung produktiver gestalten und automatisieren : Aus den mobilen Arbeitszeitbuchungen von Monteuren, Technikern und Bauarbeitern werden, weitgehend automatisiert, Buchungssätze berechnet. Hierzu werden Disposition und insbesondere die Arbeitszeiterfassung in die bestehende IT-Umgebung eingefügt, um die papiergebundenen Abläufe in einen elektronischen und automatisierten Geschäftsprozess umzuwandeln.

Für den Digital Award Handwerk 2017 bewarb sich virtic unter anderem mit der hier vorgestellten Musterlösung:

Praxisbeispiel: Mobile Zeiterfassung mit virtic perfect timing bei Daume Dachhandwerk

„In der Vergangenheit reihten sich hier Papierberge aneinander“, erinnert sich Helmut Daume, wenn er an die Zeiterfassungsmethodik seines Betriebs vor dem Einsatz der mobilen virtic-Zeiterfassung zurückdenkt. Daume Dachhandwerk mit Sitz in Ahaus ist auf vielfältige Dachkonstruktionen und Fassadentechnik spezialisiert.

Von den 51 Mitarbeitern sind täglich rund 40 auf diversen Baustellen in der Region im Einsatz. Für den Geschäftsführer war klar, dass es eine bessere Lösung geben musste, als die Zeitdaten der Mitarbeiter handschriftlich auf Stundenzetteln zu notieren, im nächsten Schritt zu prüfen und erst abschließend in ein EDV-Programm zu übertragen.

Mobile Zeiterfassung mit virtic perfect timing vermeidet Fehler

Der umständliche Workflow erwies sich überdies als fehleranfällig. Immer wieder hat man Unstimmigkeiten auf den Stundenzetteln entdeckt, was zeitraubendes Nachfassen bei den betreffenden Kollegen zur Folge hatte. Zudem musste die Lohnbuchhaltung auf die ausgefüllten Zettel warten. „Die korrekten Zahlen lagen häufig nicht rechtzeitig vor und so verzögerte sich die gesamte Monatsabrechnung“, sagt Daume.

Die Lösung für dieses Problem fand Daume in Form von virtic. Kernstück der mobilen Zeitwirtschaftslösung ist die digitale Zeiterfassung, bequem per Smartphone. Das System ist als „Software as a Service“ aus der Cloud konzipiert, sodass keine Installation nötig ist. Eine Internetverbindung zu den virtic-Servern reicht für die Nutzung aus.

Daten gehen sofort in das Buchhaltungssystem

Seit Daume auf das digitale System umgestiegen ist, liegen alle Daten pünktlich vor – exakt, minutengenau und für die Lohnbuchhaltung aufbereitet. Komplizierte Lohnarten einfach abrechnen. Das Prinzip ist unkompliziert: Mit ihrem Diensthandy buchen die Daume-Mitarbeiter, die außerhalb des Firmensitzes tätig sind, ihre Fahrtzeiten, das Arbeitspensum auf der Baustelle, Pausen und auch besondere Sachverhalte wie Schlechtwetterzeiten.

Diese berechnet das System automatisiert aus den bereits gebuchten Zeiten, sodass die Anwender sich keine Gedanken um die korrekte Abrechnung machen müssen. Die zehn kaufmännischen Angestellten im Innendienst nutzen alternativ die stationäre Variante der Zeiterfassung über ihre Desktop-PCs.

Die Daten werden auf die virtic-Server übertragen und dort automatisiert nach den Vergütungsregeln des Anwenders weiterverarbeitet. Über eine Schnittstelle gelangen die Buchungssätze für die Weiterverarbeitung in Daumes Buchhaltungssystem PDS.

Buchhalterin Christel Scholz freut sich über den Komfort dieser Lösung: „Die Lohnabrechnung im Baugewerbe ist eine der kompliziertesten Abrechnungsarten“, erklärt sie. Doch mit der digitalen Zeitwirtschaftslösung lasse sich selbst diese leicht verarbeiten. „Meist übernehme ich die Buchungen mit wenigen Klicks.“ Fünf bis acht Stunden spart sie mit dem neuen System.

Über seinen Browser hat Daume jederzeit im Blick, welcher Mitarbeiter auf welcher Baustelle im Einsatz ist und wie viele Stunden er geleistet hat. Das bringt weitreichende Vorteile mit sich, wie Helmut Daume erklärt: „Wir können nun viel exakter planen.“ Die dynamische Funktion ermögliche verlässliche Zwischen- und Nachkalkulationen. Dadurch lasse sich deutlich kosteneffizienter wirtschaften.

Individuell für jeden Kunden

Zu diesem Zweck passt virtic die Erfassungslogik präzise an die Anforderungen seiner Kunden an. Das zeigt sich zum Beispiel an Änderungen innerhalb der Personalstruktur: „Stellen wir einen neuen Mitarbeiter mit neuem Arbeitszeitmodell ein, können wir das natürlich nicht selbst einrichten“, erklärt Christel Scholz.

Die Implementierung verlief bei Daume reibungslos: „In der ersten Testphase buchte ein Mitarbeiter seine Arbeitszeit zwei Wochen lang mit virtic. Der Vergleich mit den handschriftlichen Stundenzetteln überzeugte uns sofort“, erinnert sich Scholz.

Die technische Umstellung fiel den Mitarbeitern leicht. Heute will man die digitale Zeiterfassung in Ahaus nicht mehr missen. „Das System ist eigentlich selbsterklärend und innerhalb weniger Minuten verinnerlicht. Wir möchten gar nicht mehr an den Arbeitsaufwand ohne Zeitwirtschaftslösung zurückdenken“, sagt Scholz.

Ausführliche Infos zur virtic GmbH & Co. KG finden Sie im Internet: www.virtic.com