Online-Auftragsbearbeitung macht Entscheidungen schneller und besser

Der Softwaredienstleister dashandwerk.net stellt seinen Kunden standardisierte Software aus der Cloud zur Verfügung. Das Unternehmen versteht sich als Berater und Anbieter durchgängiger Softwarelösungen für die tägliche kaufmännische Abwicklung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen mit Zusatzfeatures wie Übergabe an Steuerberater, Nachkalkulation, Schnittstellen und – ganz wichtig – individuelle Anpassung. Für den Digital Award Handwerk 2017 bewarb sich dashandwerk.net mit der hier vorgestellten Lösung:

SHK-Betrieb steigt auf Datenbanklösung aus der Cloud um

Das SHK-Handwerksunternehmen roflor-tec aus Bremen bearbeitete die Angebote und Rechnungen ausschließlich mit Word. Es wurde eine Vorlage aus den MS-Office-Beispielen verwendet, die individuell auf das Unternehmen angepasst wurde.

Die Empfängeradresse in Angeboten und Rechnungen wurde manuell hinzugefügt und die Artikelpositionen, die überwiegend aus dem Großhändlerkatalog übernommen wurden, abgetippt. Die Einzelverkaufspreise, Positionssummen und Endsummen inkl. Umsatzsteuer wurden anhand des vorhandenen Einkaufspreises mit dem Taschenrechner ausgerechnet und je Position manuell eingegeben. Danach konnte das Angebot bzw. die Rechnung ausgedruckt, eine Kopie im Standardordner abgelegt und eine Kopie per Post an den Kunden verschickt werden.

Die Bearbeitung von Angeboten und Rechnungen dauerte so in der Folge bis zu sechs Stunden pro Beleg. Es fehlte der komplette Überblick über bestehende oder zukünftige Aufträge.

Umstieg auf dashandwerk.net im September 2016

Nach einer etwa zweistündigen Schulung wurden die ersten Kundendaten erfasst. Dieses gestaltete sich äußerst einfach, da vorgefertigte Felder ausgefüllt werden müssen. Anschließend wurden bei den Lieferanten die Daten für den Artikelkatalog hinzugefügt (DATANORM). Durch den automatisierten Abruf waren sofort ca. 600.000 Artikeldatensätze mit kompletter Beschreibung und Einkaufspreis in der Anwendung digital vorhanden.

Dann konnten die ersten Berechnungsparameter gesetzt werden, um aus dem Einkaufspreis des Artikelkatalogs automatisch einen Verkaufspreis zu berechnen. Schon nach dem ersten Tag war es auf diese Weise möglich, das erste Angebot innerhalb von wenigen Minuten zu erfassen. Die Artikelpositionen wurden direkt aus dem Katalog übernommen, der Verkaufspreis und die Summen automatisch berechnet.

Der Ausdruck erfolgte hier zwar immer noch auf Papier, aber nach ein paar Hilfestellungen konnten die nächsten Angebote schon automatisiert per Mail versendet werden. Gleiches passierte dann auch mit den Ausgangsrechnungen.

In weiteren Einstellungen wurden dann die Ausgaben in Form der Einnahme-Überschuss-Rechnung hinzugefügt, die Eingangsbelege gescannt und als PDF hinterlegt.

Alle erstellten Belege (Eingang, Ausgang) können jetzt automatisiert und digital an den Steuerberater übermittelt werden, sodass der „Pendelordner“ und damit die monatliche Fahrt zum Steuerberater entfallen.

Außerdem gab es bei roflor-tec einen kräftigen Auftragszuwachs durch

• die pünktliche, zeitnahe Angebots- und Rechnungsstellung,
• ordentliches, professionelles Design,
• gleichbleibende Preisgestaltung,
• direkte Ansprache vor Ort durch Daten/Fakten,
• kurze Entscheidungsprozesse durch aktuelle Daten vor Ort.

Durch die Möglichkeiten der Cloud-Lösung von dashandwerk.net können die Aufträge nun auch vor Ort beim Kunden mittels Tablet, Smartphone und Laptop erfasst und ergänzt werden.

Fazit

Durch die Nutzung der cloudbasierten Lösung sind die Arbeitsprozesse wesentlich transparenter und anschaulicher. Auch die Kunden können direkt auf den Auftrag zugreifen, den Status verfolgen und erhalten eine elektronische Rechnung zur Weiterverarbeitung.

Zudem sind die Abläufe deutlich schneller, denn ein Blick auf den bereits bestehenden Auftrag via Smartphone ermöglicht eine sofortige Entscheidung, ob dieser Auftrag in dieser Form fortgeführt oder aber korrigiert werden muss.

Foto: © deagreez / stock.adobe.com

Die Richter+Frenzel GmbH + Co. KG (R+F) zeichnete mit dem „2. Digital Award Handwerk“ in diesem Jahr Technologieunternehmen, Systemhäuser, Start-ups etc. aus, die das Handwerk mit ihren Cloud-Lösungen dabei unterstützen, vom digitalen Wandel bestmöglich zu profitieren.