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Self Service für Kunden – so geht Terminvergabe auf der eigenen Website

Self Service für Kunden – so geht Terminvergabe auf der eigenen Website

Im Büro steht das Telefon nicht mehr still. Dringende Aufgaben? Die werden – wie weitere Anrufer in der Warteschleife – erst einmal auf die lange Bank geschoben. Die gute Nachricht: Auch florierende Handwerksbetriebe können solche Stresssituationen mit überschaubarem Aufwand in den Griff bekommen. Die Lösung? Ein von Kunden wie Mitarbeitern gemeinsam genutzter Online-Terminkalender.

Wie die „Großen“ agieren: Den Kunden auch als „Mitarbeiter“ einbeziehen

Handwerksbetriebe sollten – ähnlich wie beispielsweise Finanzinstitute beim Online-Banking – ihre Kunden „ins Boot holen“, mithilfe dieser „Outsourcing“-Variante den Service verbessern und dabei selbst wertvolle Zeit einsparen. Potenzial ist da: Gerade die gemeinsame Terminfindung am Telefon inklusive der Unterbreitung mehrerer Vorschläge, der Rückfragen bei Kollegen und Rückrufe zur Bestätigung und „Umbuchung“ kostet jede Menge Zeit und führt zudem auch häufiger zu Missverständnissen.

Steht den Besuchern der Website ein einfach editierbarer und an prominenter Stelle platzierter Online-Terminkalender zur Verfügung, können Kunden und Interessenten diesen 24/7-Service jeden Tag rund um die Uhr nutzen, um ihren Wunschtermin für eine Reparatur, eine Wartung oder ein Beratungsgespräch in aller Ruhe selbst auszuwählen. Die Bereitstellung einfach auszufüllender Online-Formulare trägt dazu bei, dass das Team in der Auftragsannahme auf Anhieb grundlegende Informationen wie Adressdaten und eine Kurzbeschreibung des jeweiligen Anliegens erhält.

Sollte einem Kunden mal etwas dazwischenkommen, kann er den reservierten Termin online stornieren und stattdessen einen anderen Tag eintragen. Das frei gewordene Zeitfenster steht anderen potenziellen Auftraggebern und den Mitarbeitern am Telefon sofort wieder zur erneuten Vergabe bereit. Bestätigungs-E-Mails, ans Smartphone geschickte WhatsApp-Nachrichten und Verifizierungscodes wie SMS-TAN helfen bei der Überprüfung der Nutzerdaten und einer verbindlichen, automatisierten Buchung.

Wie die Online-Terminbuchung dem Betrieb zugutekommt

Wer sich bei der Auftragsplanung vom Kunden unter die Arme greifen lässt, entlastet nicht nur seine Mitarbeiter am Telefon. Auch der Chef und die Fachkräfte vor Ort können sich Anrufe sparen, wenn sie die via Internet (fast) überall erreichbaren Kalender-Tools im Auge behalten. Zudem sinkt der Aufwand für die firmeninterne Terminplanung und Koordinierung.

Welche Zeitfenster für Buchungen freigegeben werden, gibt der Handwerksbetrieb im „Backend“ selbst vor. Auf diese Weise können die zuständigen Mitarbeiter von vornherein Zeiten für Urlaub, längere interne Besprechungen in größerer Runde und Weiterbildungsmaßnahmen blocken. Fortschrittlichere Buchungsplattformen ermöglichen auch, Terminkontingente gezielt auf bestimmte Mitarbeiter und Tätigkeiten auszurichten. Anpassungen sind jederzeit möglich, sodass der Chef beispielsweise mit verkürzten Zeitbudgets auf krankheitsbedingte Ausfälle schneller reagieren kann.

„Online-Termine buchen“ als Webdienst in die Firmen-Homepage integrierbar

Geeignete Kalender-Dienste für Online-Terminvereinbarungen gibt es in unterschiedlichen Ausprägungen. Die Tools sind bereits für einige Euro im Monat erhältlich oder gar kostenlos nutzbar. Wichtig: Das gewählte Buchungssystem sollte über das Smartphone ebenfalls leicht nutzbar und auch über zusätzliche digitale Kommunikationskanäle wie die Facebook-Unternehmensseite erreichbar sein. Angebote wie beispielsweise www.etermin.net bieten zudem eine optisch nahtlose Einbindung in den bestehenden Internetauftritt.

Fazit

Ist ein Online-Reservierungssystem richtig in die Homepage integriert, wird sich bei gefragten Handwerkbetrieben der Terminkalender wie von selbst füllen und der Aufwand für Terminabsprachen am Telefon deutlich zurückgehen. Besonders neue Kunden werden fast schon zwangsläufig über das Kalender-Tool „stolpern“. Schließlich besuchen sie die Internetseite eh schon, und sei es nur, um schnell die Telefonnummer des benötigten Handwerkers herauszufinden.

Foto: © zinkevych / stock.adobe.com

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