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Perfektionieren Sie die Koordination von Mitarbeitern, Fahrzeugen und Kundenterminen!

Heizungsausfälle, Schäden durch zugefrorene Leitungen, temperaturbedingte Störungen an Maschinen und Anlagen: Während der kalten Jahreszeit geht es in der SHK- und in der Elektrobranche hoch her. In turbulenten Phasen heißt es für die Mitarbeiter vor Ort und an den „Steuerhebeln“ im Büro: kühlen Kopf bewahren und dennoch auf kurzfristige Veränderungen und unvorhergesehene Ereignisse flexibel reagieren. Mit webbasierten, auf die Anforderungen der Handwerksbetriebe zugeschnittenen Anwendungen fällt hier die praktische Umsetzung leichter.

Letztlich geht es bei der Herausforderung „Mitarbeiterkoordination“ darum, in Echtzeit zu erfahren, wer gerade wo steckt und wer bei Notfällen am schnellsten einspringen kann. Läuft zudem die Kommunikation in beiden Richtungen rund, kann die Zentrale die Mitarbeiter im Fahrzeug und vor Ort optimal steuern, die Planung der Auftragsbearbeitung nachjustieren und alle Beteiligten unverzüglich informieren bzw. Feedback erhalten.

Drei Tools für die Einsatzplanung und Mitarbeiterkoordination in Handwerksbetrieben

Media Access GmbH: Synagram

Die Webanwendung zeigt die GPS-Standortdaten Ihrer Teams in einer Kartendarstellung an. Meldet ein Kunde der Zentrale einen „Wasserrohrbruch“, kann der Disponent den Mitarbeiter in nächster Nähe direkt an den neuen Einsatzort (um-)leiten. Eine automatische Tourenplanung und die Möglichkeit, relevante Auftragsdaten an die zuständigen „Team-Smartphones“ mit installierter Synagram-App zu übermitteln, erleichtern die Optimierung der Auftragssteuerung. Benachrichtigungen vom Handy halten die Zentrale beispielsweise auch sofort über Verkehrsstaus auf dem Laufenden. Arbeits- und Fahrtzeiten erfasst diese Lösung ebenfalls automatisch.
Weitere Informationen finden Sie hier: https://www.synagram.de/.

PLT GmbH: TrackPilot

Diese GPS-basierte Ortungsapplikation ist im „Flottenmanagement“ zu Hause. Übertragen auf Handwerksunternehmen besteht die „Flotte“ aus mobilen Service-Mitarbeitern, die per Android-Smartphone oder iPhone mit installierter TrackPilot-Go-App ihren aktuellen Standort permanent übermitteln. Abweichungen zwischen geplanten und tatsächlich gefahrenen Touren hat der zuständige Büromitarbeiter im Blick. Eine automatische Routenoptimierung erleichtert die Planung. Auftragsbezogene Daten wie Zieladresse, Zeitfenster und ergänzende Dokumente, wie beispielsweise Fotos, erreichen die zuständigen Mitarbeiter per Mobilfunk. Chat- und Quittier-Funktionen für beendete Aufträge tragen dazu bei, dass nichts mehr „anbrennt“. Ebenfalls interessant für Unternehmen der Baubranche: PLT bietet auch GPS-Sender an, die, „unsichtbar“ an Baumaschinen befestigt, im Fall eines Diebstahls den aktuellen Standort preisgeben.
Zusätzliche Informationen gibt es unter https://www.plt-software.de/.

Microsoft: StaffHub

Als Teil der Online-Plattform Office 365 verschreibt sich diese Anwendung einer reibungslosen Teamorganisation. Im Mittelpunkt steht ein gemeinsamer Arbeits- bzw. Zeitplan, über den Aufträge zugeteilt, Urlaubstage eingetragen und Schichten getauscht werden. Damit die Selbstorganisation klappt, können Nachrichten direkt mit bestimmten Kollegen in Gruppen oder unter allen Mitarbeitern ausgetauscht werden. Im Stil eines Collaboration-Tools erleichtert StaffHub auch das Teilen relevanter Inhalte. Handwerksbetriebe können damit auf einfache Weise zum Beispiel Kurzanleitungen oder Erklärvideos über die Webanwendung bereitstellen. Sollten vor Ort Unklarheiten auftreten, kann die StaffHub-App im Smartphone dazu beitragen, diese auszuräumen.
Mehr dazu lesen Sie hier: https://staffhub.office.com/how-it-works.

Auftrags- und Teamsteuerung aus einem Guss

Laufen alle „Informationsfäden“ an einer Stelle zusammen, fällt es Ihren Mitarbeitern leichter, die „Outdoor“-Teams im Blick zu behalten und in kürzester Zeit auf sich ändernde Gegebenheiten zu reagieren.

So lassen sich Termine – ohne Telefonstress – flexibel und zuverlässig organisieren und Arbeitszeiten automatisiert erfassen. Da dürfte dann immer genügend Zeit bleiben, auch die Kunden rechtzeitig über Terminänderungen in Kenntnis zu setzen.

Foto: © Antonioguillem /stock.adobe.com

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