Digitale Arbeitsorganisation ist die Basis für den digitalen Wandel
Die Digitalisierung verändert nachhaltig die Art und Weise, wie Arbeitswelten heute funktionieren. Normarbeitsverhältnisse etwa werden immer mehr durch neue Arbeits- und Kollaborationsmodelle abgelöst.
Die so entstandenen Formen digital vermittelter Arbeitsteilung, wie etwa Clickworker (Outsourcing von „micro tasks“), Crowdworker („feste Freie“) oder Cloudworker, sind bereits fest etabliert. Sie gehen ihrer Arbeit flexibel innerhalb und außerhalb des Betriebes mithilfe einer cloudbasierten IT-Infrastruktur nach.
„Der Einsatz digitaler Arbeitsmittel ermöglicht den Unternehmen mehr Flexibilisierung und Dezentralisierung bei der Umsetzung von Aufgaben, lenkt aber zwangsläufig den Blick auf die zugrunde liegende Arbeitsorganisation. Denn daraus ergeben sich nicht nur gestalterische Freiheiten, sondern auch neue Herausforderungen im Hinblick auf die Kommunikation, Kollaboration, Prozessüberwachung und Mitarbeiterführung“, weiß Patrick Wings, Geschäftsführer des Spezialisten für Projektmanagement- und Collaboration-Software aus der Cloud, Taskworld Deutschland GmbH.
„Die Definition von Arbeitsprozessen und Meilensteinen, eine klare Aufgabenverteilung, die Befristung und Überwachung der Tasks und die Messung der Leistung sind dabei wichtige Voraussetzungen für eine nachhaltig erfolgreiche Arbeitsorganisation. Dabei geht der Weg langfristig weg von der klassischen E-Mail-Kommunikation hin zu einer taskbasierten Prozesssteuerung, wo Informationen direkt in nachverfolgbaren Workflow-Strukturen eingebettet sind“, so Patrick Wings.
Arbeitsorganisation oft noch zu kompliziert
Laut einer aktuellen Unternehmensbefragung der KFW Bankengruppe zur „Digitalisierung im Mittelstand 2017“ haben 33 Prozent der deutschen Unternehmen noch Schwierigkeiten bei der Anpassung der Arbeitsorganisation auf eine stärker digitalisierte Arbeitsweise. Ein Grund: Statt mit einer zentralen Plattform für Task Management, Teamkommunikation und Projektmonitoring zu arbeiten, jongliert die Mehrzahl der deutschen Unternehmen noch immer mit einer Vielzahl von unterschiedlichen Lösungen, um die eigene Arbeitsorganisation zu vereinfachen. Dazu gehören E-Mail-Client, Projektmanagement-Software, Collaboration-Software, Konferenz-Systeme, Instant-Messaging-Dienste, ERP-Software oder Office-Tools wie Excel.
Metallbauunternehmen vereinfacht Projektarbeit mit Cloud-Plattform
„Um die Zusammenarbeit auch mit externen Partnern zu erleichtern, haben wir über unsere Projektmanagement-Cloud für unseren Lieferanten in Ungarn kurzerhand einen eigenen Workspace eingerichtet, um den unübersichtlichen Mailverkehr und den lästigen Austausch von Excel-Listen abzulösen. All dies ist über unsere virtuelle Collaboration-Plattform heute wesentlich effektiver umsetzbar, da die Informationen der früheren Mails nicht mehr in Textform, sondern direkt als Workflows, Termine, mitarbeiterspezifische Aufgaben und Dokumente für jeden nachvollziehbar hinterlegt und digitalisiert sind. Das erlaubt dem gesamten Projektteam wie auch externen Partnern schnelle Kommunikationswege und eine konsistente Projektdokumentation. Auch um Verzögerungen und Terminüberschreitungen vorzubeugen und eine zuverlässige Qualitätssicherung in der Projektarbeit zu etablieren, ist die lückenlose Projektdokumentation eine wichtige Grundlage“, erläutert Daniel Kurzweg, Geschäftsführer der Phönix Balkonbau GmbH mit Sitz im thüringischen Weißensee.
Virtuelle Teams schaffen mehr Transparenz im Tagesgeschäft
Der Vorteil der Virtualisierung von Tätigkeiten – nicht nur außerhalb fester Arbeitsstrukturen – liegt vor allem in der Fähigkeit, für jeden Prozessbeteiligten „gläserne“ Prozesse zu schaffen sowie Planungs- und Steuerungsmechanismen besser handhabbar zu machen. Aufgaben und Meilensteine lassen sich per Mausklick erstellen, beliebigen Mitarbeiter zuweisen, mit Fristen versehen oder mit Dokumenten verknüpfen, sodass jeder Prozessbeteiligte weiß, wer was wann zu tun hat.
Fällt ein Mitarbeiter krankheitsbedingt aus, wird die Aufgabe per Drag-and-Drop einfach einem anderen Mitarbeiter zugeordnet. Aufgaben geraten nicht wie so häufig in Vergessenheit und können jederzeit über Priorisierungen, Rückmeldungen oder Delegierungen organisiert werden. So lassen sich „Arbeits-Peaks“ oder Fristüberschreitungen wirksam vermeiden.
Durch den Einsatz von Collaboration-Tools fühlen sich Mitarbeiter nicht nur in Teams, sondern auch in das Unternehmensgefüge eingebunden. Damit können sie auch ein effektives Instrument des Team Building nutzen, um die Wissens- und Ideensammlung auf horizontaler und vertikaler Ebene zu fördern, individuelle Stärken der Mitarbeiter im Sinne der Projekt- und Unternehmensziele einzubringen oder für eine gemeinsame Aufgabe zu bündeln.
Intuitive Handhabbarkeit, Cloud-Infrastrukturen, die Erfüllung deutscher Datenschutzrichtlinien und flexible Berechtigungskonzepte sind dabei enorm wichtig, um neue Projekt- und Prozessteilnehmer über den Webbrowser sofort effektiv in das Arbeitsteam und Projekt zu integrieren (Stichwort „Onboarding“) und produktiv zu machen.
Die Kommunikation über die Cloud bzw. den Webbrowser macht es zudem denkbar einfach, auch Partner und Kunden einzubinden und einen außergewöhnlichen Mehrwert in der Kundenbeziehung zu bieten.
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