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Papierordner waren gestern – die digitale Akte spart Zeit und Geld

Die intelligente Ablage geschäftsrelevanter Dokumente auf digitaler Ebene bringt auf Dauer nicht nur mehr Struktur, Effizienz und Rechtssicherheit als die klassische (Teil-)Archivierung Ihrer Dokumente zwischen (wolkenmarmorierten) Ordnerdeckeln, denn ein weiterer Vorteil der digitalen Akten besteht darin, dass Ihr Unternehmen spürbar mehr Zeit für das Kerngeschäft gewinnen wird.

Aktenschränke gehören zur Gattung der akut gefährdeten Büromöbel. In richtungsweisenden Unternehmen haben längst zentrale Datenspeicher vor Ort oder – noch fortschrittlicher – in der Cloud die Ordnerherbergen verdrängt. Hinter der digitalen Akte steckt jedoch viel mehr als die Ablage und Archivierung in Bits und Bytes. Geeignete Software-Lösungen, auch als Dokumenten-Management-Systeme (DMS) bezeichnet, machen die praktischen Vorzüge der digitalen Speicherung und Bearbeitung im konkreten Arbeitsalltag greifbar.

Ihre Dokumente enthalten (auch) das Know-how Ihres Unternehmens

Informationen sind heute ein entscheidender Wertschöpfungsfaktor, der in Ihren Dokumenten steckt und damit hohe Aufmerksamkeit verdient. Wie wichtig eine lückenlose digitale Erfassung des vorhandenen Wissens und geschäftsrelevanter Daten sein kann, zeigt sich spätestens dann, wenn ein kompetenter Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt.

So funktioniert digitales Dokumenten-Management-System (DMS)

DMS-Lösungen führen im Idealfall unterschiedlichste Dokumententypen, darunter auch E-Mails, an einer zentralen Stelle zusammen. Die Software macht die Unterlagen durchsuchbar, erleichtert den programmübergreifenden Austausch wichtiger Informationen und bringt über die Verschlagwortung System in den Datendschungel. Dank dieser Indexierung beschleunigt die Software den Informationsabruf, der bei cloudbasierten Lösungen auch direkt beim Kunden oder auf der Baustelle über ein Tablet oder Smartphone via Internet möglich ist.

DMS-Software mit Volltextsuche wälzt digitale Akten selbsttätig. So finden auch Mitarbeiter, die sich im Archiv gar nicht auskennen, was sie suchen. Das mühsame „Entlanghangeln“ an Windows-Verzeichnispfaden kann ebenso entfallen wie das manuelle Anlegen von Ordnern und „Registerblättern“.

Damit ist in Sachen Automatisierung noch lange nicht das Ende der Fahnenstange erreicht: Clevere DMS-Lösungen übernehmen zudem Routineaufgaben wie beispielsweise die Prüfung von Rechnungen. Eingebettete Workflows sorgen dafür, dass aktuelle Dokumente für die weitere Bearbeitung direkt den zuständigen Mitarbeitern zugeteilt werden.

Die Steuerung der Zugriffsrechte stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter genau die Informationen erhält, die er für seine Arbeit benötigt. Die Datenbestände sind auf dem neuesten Stand. Werden auch ältere Versionen eines Dokuments in den digitalen Akten hinterlegt, bleiben alle Vorgänge – auch gegenüber den Kunden und Geschäftspartnern – transparent und in kürzester Zeit wieder nachvollziehbar.

Die digitale Akte muss zu den unternehmensspezifischen Anforderungen passen

Es muss nicht immer die „große“ DMS-Lösung sein. Unter Umständen können Sie Ihre bereits verwendete Branchensoftware oder Ihr CRM um digitale Akten erweitern. Steht ohnehin die Einführung einer neuen Unternehmenssoftware an, empfiehlt es sich, in jedem Fall den Aspekt Dokumentenverwaltung und rechtskonforme Archivierung zu berücksichtigen.

Digitale Akten gibt es für unterschiedliche Unternehmensbereiche. Sie erleichtern beispielsweise die Mitarbeiterverwaltung (Personalakte) oder auch das Vertragsmanagement. Service- oder Wartungsvereinbarungen können Sie mit geeigneten Lösungen leichter fristgerecht kündigen oder rechtzeitig verlängern.

Darüber hinaus stehen auch zahlreiche branchenspezifische und projektorientierte Lösungen zur Wahl. Beispiel: Digitale Bauakten erleichtern unter anderem die Zeiterfassung, die Ressourcenplanung, die Überwachung des Projektfortschritts und die Vor-Ort-Dokumentation. Und wenn doch mal was schiefgeht? Durch die Vernetzung über die Cloud können Ihre Mitarbeiter Missstände schneller melden und Materialen oder Werkzeug direkt in der Zentrale „nachordern“.

Machen Sie „klar Schiff“ in Ihrer Papierablage

Ordnung herrscht, wenn das, was zusammengehört, seinen festen Platz hat. Digitale Akten dienen dazu, dieses Prinzip in einer neuen, deutlich flexibleren Form passend zu den hohen Anforderungen des heutigen Geschäftsalltags fortzuschreiben.

Die zentrale Datenzusammenführung nach Kriterien, die nicht das verwendete Medium oder Format vorgibt, sondern sich stattdessen an den echten Bedürfnissen des Betriebs orientiert, bietet – wie bereits erläutert – viele handfeste Vorteile. Dazu gehört zusätzlich auch eine leichtere Erfüllung gesetzlicher Vorgaben in Bezug auf die Sicherheit personenbezogener Daten (Stichwort: DSGVO), eine revisionssichere Archivierung und die Einhaltung der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen.

Zeitvorteile und Kostenersparnis gehören bei der Modernisierung der Verwaltung zwangsläufig ins Pflichtenheft. Sie werden auch bitter nötig sein, denn auch das beste Dokumenten-Management wird nicht verhindern können, dass auch in Zukunft der „Papierkram“ zwangsläufig zunehmen wird.

Foto: © Cybrain / stock.adobe.com

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