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Schritt für Schritt zum papierarmen Büro!

Papierlos geht nicht! Selbst bei einem weitestgehend digitalisierten Unternehmen. Aber ein (möglichst) papierarmes Büro ist durchaus ein erstrebenswertes und realistisch erreichbares Ziel. Der Weg dorthin kann mit einem digitalen Archiv beginnen.

Meist stellt das Archiv einen enormen Schatz an angehäuftem Wissen dar. Auftragsunterlagen, Pläne, Notizen, dokumentierte Abläufe u. v. m. werden in Aktenordnern nur zu unstrukturierten Staubfängern. Ihre wertvollen Inhalte kann man ihnen nur mit Mühe und unter großem Zeitaufwand (wieder) entreißen.

Es beginnt – mit einem Plan

Bei der Einführung eines digitalen Archivs sollten Sie sich – wie immer 😉 – einen Plan für die Vorbereitung und eine strukturierte Vorgehensweise machen. Starten Sie damit, dass Sie Ihre aktuelle Arbeitsweise dokumentieren.

Das hat nicht nur mit der Art und Weise zu tun, wie etwas passiert, sondern auch damit, wie oft etwas passiert. Also zum Beispiel: Wie oft pro Tag suchen Sie eine Papierunterlage? Wie viel Zeit benötigen Sie und Ihre Mitarbeiter dafür? Wie viel Zeit brauchen Sie bzw. Ihre Mitarbeiter für Organisation und Ablage von Papierdokumenten? Wie viel Zeit wird für die Erfassung von handgeschriebenen Listen, Aufstellungen und Rapports in Ihrem Unternehmen benötigt? Wie viele Aktenordner, Regalmeter und Quadratmeter benötigt Ihr Papierarchiv?

Wenn Sie das alles wissen, können Sie die beiden wichtigsten Fragen beantworten: Wie viel Zeit geht in Ihrem Unternehmen für Tätigkeiten verloren, die Sie Ihren Kunden und deren Projekten (= Ihrem Kerngeschäft) widmen könnten? Und was kostet das alles pro Monat, pro Jahr? Da haben Sie dann Ihr maximales Optimierungspotenzial in Zahlen vor sich.

Was Sie wissen müssen

Voraussetzung für ein funktionierendes digitales Archiv ist natürlich, dass geklärt ist, welche Art von Dokumenten archiviert und wie Ihre Dokumente abgelegt, verarbeitet und nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet werden sollen. Dazu muss natürlich auch die Struktur Ihres Unternehmens vollständig dokumentiert sein.

Ebenfalls wichtig zu wissen: Welche IT-Komponenten, wie z. B. Softwarelösungen für ERP, CRM, Buchhaltung, E-Mail, Netzwerksysteme und Betriebssysteme und/oder Cloud-Services bzw. digitale Schnittstellen zu Lieferanten- oder Kundensystemen, gibt es in Ihrem Unternehmen.

Wenn diese Aufgaben erledigt, die Fragen beantwortet und – ganz wichtig – Ihre Ziele klar gesetzt sind, können Sie mit Ihren Anforderungen losmarschieren und mit den Anbietern entsprechender Dokumentenmanagementsysteme sprechen.

Unser Tipp: Auf dem Softwareportal software-search.com können Sie gezielt nach für Ihre Betriebsgröße und Ihre Branche geeigneten Systemen suchen und diese miteinander vergleichen.

Foto: © contrastwerkstatt / stock.adobe.com

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