3 + 1 Praxistipps: So entgehen Sie dem „Mail-Monster“ nach dem Urlaub

Wenn Sie Ihren E-Mail-Account während Ihres Urlaubs nicht für einen Stellvertreter zugänglich machen (können), dann kommt nach der Erholung häufig erst mal das stressige Sortieren und Bewerten der eingegangenen Mails: Was kann gleich in den Papierkorb? Was kann später gelesen werden? Was braucht sofortige Aufmerksamkeit und ist als „Call to Action“ einzustufen?

Tipp 1: Zweckgebundene E-Mail-Konten einrichten

Eines vorneweg: Eine gute Strategie, um sich vor einem überquellenden E-Mail-Eingangsordner zu schützen, ist das Anlegen von eigenen E-Mail-Accounts für den Empfang von in der Regel automatischen Nachrichten, die in der Regel nicht beantwortet bzw. bearbeitet werden müssen.

Dazu gehören beispielsweise E-Mail-Newsletter. Auch für die Registrierung in Online-Portalen lohnt es sich, einen eigenen E-Mail-Account anzulegen, um nicht von unerwünschten oder aus Ihrer Sicht unnötigen Mitteilungen „zugemüllt“ zu werden.

Diese Vorgehensweise hat den Vorteil, dass Ihre beruflich genutzte E-Mail-Adresse bzw. deren Eingangsfach von unwichtigen Nachrichten verschont und somit auch nach mehreren Tagen der Abwesenheit oder des Nicht-Abrufens übersichtlich bleibt.

Tipp 2: Gönnen Sie Ihrem Mailkonto eine Schonzeit

Sie kennen das: Eilige Kunden oder die Vertriebsmitarbeiter Ihrer Zulieferer haken gerne mehrmals per Mail oder – falls das nicht von Erfolg gekrönt ist – per Telefon nach, um ihr Anliegen an die Frau oder den Mann zu bringen.

Richten Sie für die Zeit Ihrer Abwesenheit (oder auch für einen Tag länger, um sich etwas „Luft“ zu verschaffen) eine automatisierte Abwesenheitsmeldung ein. Teilen Sie so jedem Mailabsender, der ihnen eine Nachricht schickt, mit, wen er (in dringenden Fällen) während Ihrer Abwesenheit wann und wie kontaktieren kann bzw. wann Sie selbst wieder verfügbar sind. Auch das wird die Flut von Mails und ggf. Anrufbeantworternachrichten in der Urlaubszeit deutlich verringern.

Tipp 3: Bleiben Sie konsequent und treffen Sie Entscheidungen

Löschen Sie Unwichtiges gleich!
Verschieben Sie sofort in die Ablage, was sich bereits erledigt hat!
Delegieren Sie aus Mails entstehende Aufgaben per Weiterleitung mit einer kurzen Anleitung für den Empfänger und ggf. mit einer Bitte um Rücksprache! Achten Sie (wie immer ☺) auf eine verständliche Betreffzeile!
Bearbeiten Sie die Mails sofort, die Sie mit einer Mailantwort erledigen können! Ganz nach dem Motto: aus den Augen, aus dem Sinn!
Verursacht eine Mail ein „echtes „To-do“ für Sie selbst, dann machen Sie daraus auch eine „echte“ Aufgabe, die Sie fest in Ihren (hoffentlich digitalen) Tages- oder Wochenablaufplan einbauen!
Informieren Sie darüber mit einer kurzen (E-Mail-)Antwort alle betroffenen Personen!

Tipp 4: Vorsicht beim Anklicken von Links in E-Mails

Noch immer versenden Unternehmen E-Mails mit dem Hinweis darauf, dass sie im Zusammenhang mit dem Inkrafttreten der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) am 25. Mai 2018 ihre Datenschutzrichtlinien angepasst haben.

Sehr oft wird in diesen E-Mails verlangt, dass Sie auf einen Link zur „Bestätigung“ klicken. Prüfen Sie bitte ganz genau, von wem diese Mails wirklich kommen und wohin der Link Sie führt, denn diese Methode wird auch für das Phishing benutzt. So werden Sie durch unbedachtes Anklicken schlimmstenfalls auf eine mit Schadsoftware verseuchte Website umgeleitet. Bestenfalls haben Sie die Existenz und Korrektheit Ihrer E-Mail-Adresse bestätigt – und somit deren Marktwert für Hacker erhöht.

Fazit

Sie sehen: Mit einer kleinen Strategie, ein paar wirkungsvollen Tricks und einer konsequenten Vorgehensweise werden Sie des „Mail-Monsters“ Herr – und erhöhen zusätzlich Ihre Produktivität nach einem hoffentlich erholsamen Urlaub.

Schlagwörter des Beitrags: Kommunikation, Produktivität