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Software-Lizenzmanagement: Praxistipps für Unternehmen

Wenn Sie Betriebssysteme, Office-Software, Branchenlösungen, Cloud Services und Apps geschäftlich nutzen, gehen Sie immer einen Vertrag ein, dessen Bestimmungen einzuhalten sind. Der Vertragsinhalt unterscheidet sich natürlich je nach Hersteller oder Anbieter.

In vielen Fällen haben die Verträge aber eines gemeinsam: Sie regeln die Nutzung des Produkts bzw. Services durch Ihr Unternehmen bzw. Sie und Ihre Mitarbeiter. Oft ist darin deshalb die Anzahl der Nutzer bzw. Endgeräte festgelegt, die auf Software, Apps und Dienstleistungsangebote zugreifen dürfen.

Diese Anzahl kann sich nach oben oder unten ändern. Sei es durch Veränderungen in Ihrem Geschäft, durch Umstrukturierungen oder aber durch den vollständigen Wechsel von einem Produkt zu einem anderen. Diese Veränderungen können dazu führen, dass Sie im Laufe der Zeit den Überblick über die Einhaltung der unterschiedlichen Vereinbarungen verlieren.

Im Folgenden finden Sie Praxistipps zum Umgang mit Software-Lizenzen und Software-Audits, die Ihnen helfen, Geld und Nerven zu sparen:

Rechte und Pflichten kennen!

Denis Heinzmann, Lizenz- und Compliance-Experte

Mit dem Kauf oder der Miete einer Software-Lizenz beim Hersteller schließen Sie einen Lizenzvertrag ab. Dieser enthält die sogenannte Prüfungsklausel. „Mit dieser Klausel sichern sich die Hersteller das Recht zu, den Lizenzstatus in einem Unternehmen zu überprüfen“, sagt der erfahrene Lizenz- und Compliance-Experte Denis Heinzmann. „Das Audit ist also Teil des Lizenzvertrages zwischen dem Unternehmen und dem Software-Hersteller.“ Je nach Vertrag variieren die Details, aber in der Regel gilt: Der Kunde muss den Auditoren Zugang zu den Informationen gewähren, die diese für ihre Überprüfung benötigen.

Peter Schneider, Geschäftsführer von usedSoft

Die Risiken kennen!

Setzt ein Unternehmen mehr Software-Lizenzen ein, als es gekauft oder gemietet hat, birgt das unternehmerische Risiken. Software-Hersteller verlangen bei Unterlizenzierungen bisweilen eine Strafgebühr. Außerdem können der zuständige Geschäftsführer oder der für die IT Verantwortliche persönlich haften, da sich eine Unterlizenzierung oftmals nicht „mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns“ vereinbaren lässt. „Wer die eigenen Lizenzen stets im Auge behält und sich rechtzeitig vorbereitet, kann der Prüfung gefasst entgegensehen“, betont Peter Schneider, Geschäftsführer von usedSoft, einem Anbieter von gebrauchten Software-Lizenzen.

Richtig vorbereitet sein!

Mit sogenannten SAM-Tools-Managementsystemen, wobei „SAM“ für „Software Asset-Management“ steht, haben Sie jederzeit einen aktuellen Überblick über die eingesetzten Lizenzen und die vorhandenen Lizenzverträge. Stimmen die Menge und die Art der benötigten Software mit Zahl und Art der Lizenzen nicht überein, schlägt das System sofort Alarm. Auch der zukünftige Bedarf lässt sich mit diesen Tools präzise planen. Sie können rechtzeitig handeln und fehlende Lizenzen nachkaufen.

Bei Überlizenzierung sofort reagieren!

Nicht selten stellt sich bei einem Software-Audit heraus, dass ein Unternehmen überlizenziert ist bzw. Lizenzen besitzt, die es überhaupt nicht mehr nutzt. Dann verschwendet das Unternehmen Geld. Und zwar nicht nur, weil das Unternehmen zu viele Lizenzen besitzt: Oft wurden für diese Lizenzen Wartungsverträge abgeschlossen, die Monat für Monat zu Buche schlagen.

In diesem Fall sollten sofort die Wartungsverträge gekündigt werden. Zudem bietet es sich an, diese Lizenzen einem seriösen Gebrauchtsoftware-Händler zum Kauf anzubieten: „Wenn das Unternehmen überschüssige Lizenzen verkauft, stoppt es dadurch nicht nur die Kostenexplosion durch die Wartungsverträge“, betont Peter Schneider von usedSoft, „das Unternehmen kann auf diese Weise auch einen Teil des ehemals investierten Kapitals zurückführen.“

Hinweis: In seiner YouTube-Serie gibt Denis Heinzmann praktische Antworten auf Fragen zum Audit.

Foto: © vege/stock.adobe.com

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