Update: Das sollten Sie hinsichtlich der E-Vergabe ab Oktober 2018 wissen!
Bereits seit April 2014 sind EU-Vergaberichtlinien in Kraft, die vorschreiben, dass Vergabeverfahren zu öffentlichen Aufträgen elektronisch durchzuführen sind. Seither war Zeit, diese Richtlinien Schritt für Schritt umzusetzen. Im sogenannten Oberschwellenbereich gilt dies EU-weit nun ab dem 18. Oktober 2018 für alle öffentlichen Vergabestellen. Das heißt konkret: Bauaufträge über 5.548.000 Euro sowie Liefer- und Dienstleistungsaufträge über 221.000 Euro sind dann elektronisch auszuschreiben und zu vergeben.
Die Verpflichtung zur E-Vergabe greift in Deutschland im Prinzip auch im sogenannten Unterschwellenbereich. Hier sind aber andere Fristen vorgesehen. Sie gilt nicht für Bauaufträge, sondern nur für die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungsaufträgen.
In Bundesländern, in denen die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) bereits in Kraft getreten ist, müssen ausschreibende öffentliche Stellen ab dem 1. Januar 2019 die Einreichung von Angeboten mit elektronischen Mitteln akzeptieren.
Bis dahin sollen also auch elektronische Vergabeplattformen eingerichtet oder eine jeweilige interne Lösung verfügbar sein. Ist dies nicht der Fall, kann der jeweilige Auftraggeber auch noch Angebote in Briefform annehmen. Ab dem 1. Januar 2020 ist die E-Vergabe dann auch im Bereich der nationalen Vergaben endgültig verpflichtend.
Es gibt aber auch Ausnahmen, um Verfahren einfacher und unkomplizierter für die Auftragnehmer zu machen: Wenn beispielsweise der Netto-Auftragswert maximal 25.000 Euro beträgt, es sich um eine sogenannte beschränkte Ausschreibung oder um eine Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb handelt, muss nicht elektronisch ausgeschrieben bzw. vergeben werden.
Für Bauverträge im Unterschwellenbereich können Angebote noch bis zum 17. Oktober 2018 in Briefform angenommen werden.
Fazit
Insgesamt bieten die elektronischen Verfahren hauptsächlich für öffentliche ausschreibende Stellen Vorteile, da sie diesen mehr (Preis- und Leistungs-)Transparenz sowie Arbeitserleichterung verschaffen.
Für Unternehmen sind die Verfahren mit der Verpflichtung verbunden, sich an die vorgegebenen Standards der Vergabeplattformen oder der ausschreibenden Stellen zu halten. Das erfordert Wissen, den Einsatz von Personal und lohnt sich u. U. daher meist erst ab einer gewissen Auftragssumme.
Andererseits können Angebote tatsächlich in letzter Minute abgegeben werden, ohne das Risiko einzugehen, dass eine Briefsendung verspätet ausgeliefert wird. Voraussetzung ist dann allerdings eine schnelle und zuverlässige Internetverbindung.
Was bleibt, ist auch nach sorgfältiger Abwägung der Vor- und Nachteile für Ihren Betrieb dann ein Wermutstropfen, wenn Sie beispielsweise über die Grenzen von zwei (oder mehr) Bundesländern hinweg oder in einem anderen Staat tätig sind.
Der Gesetzgeber hat die Vergabe-Neuregelung nicht für die Verminderung der Komplexität im Vergaberecht genutzt. Es gelten also in Bund, Ländern und anderen EU-Staaten – leider – immer noch teilweise unterschiedliche Vorschriften für EU-weite und nationale Vergabeverfahren.
Weitere Infoquellen zum Thema E-Vergabe:
Auf dem Informationsserver der Vergabeplattform des Bundes bekommen Sie wichtige Anleitungen und Informationen rund um das Arbeiten mit der E-Vergabe.
Laufend aktuelle Nachrichten und einen kostenlosen Newsletter zum Thema elektronische Vergabe gibt es beim Deutschen Vergabeportal.
Eine Übersicht über regionale und überregionale Vergabeplattformen in Deutschland (Stand März 2018) finden Sie beim Auftragsberatungszentrum Bayern e. V.
Zusätzlich finden Sie hier eine Auswahl von Ausschreibungsportalen auf europäischer Ebene.
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