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Wie Sie digitale Geschäftsdokumente sicher in der Cloud senden und empfangen!

Sie kennen das: Ihr Lieferant schickt Ihnen Lieferscheine und Rechnungen digital, aber das Format wird nicht von den in Ihrem Unternehmen genutzten Programmen unterstützt. Die Folge: Die Konvertierung der Dokumente bzw. das Auslesen der darin enthaltenen Daten verursacht Zeitverzug, mehr unnötige Arbeit, Kosten, Stress. Oder Ihr Kunde wünscht sich die digitale Rechnung in einem Format, das Ihr System nicht „kann“. Kein guter Service. Im ungünstigsten Fall müssen Sie die Rechnung doch drucken oder faxen. Mehr Papier, unnötige Arbeit.

Über das DATEV-Online-Portal SmartTransfer versenden Sie als DATEV-Kunde Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen einfach, schnell und jeweils im Wunschformat Ihres Geschäftspartners. Zur Verfügung stehen rund 200 unterschiedliche Datenformate, darunter PDF, ZUGFeRD, XML, EDIFACT, IDoc und vielen mehr.

Aber Sie können auch für die eingehenden Belege Ihrer Geschäftspartner das Format bestimmen, das Sie für eine automatisierte digitale Verarbeitung in Ihrem Unternehmen benötigen.

Das Portal erlaubt Ihnen daneben die direkte digitale Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater: Über DATEV Unternehmen online lassen sich alle versendeten und empfangenen Belege direkt in dem Portal bearbeiten, vorkontieren und mit Prüfprotokoll an Unternehmen online übergeben bzw. dort archivieren. Ihr Steuerberater hat dort den sofortigen und direkten Zugriff. So ist auch Ihre Buchhaltung immer auf dem aktuellen Stand.

Da SmartTransfer Mitglied im internationalen TRAFFIQX-Netzwerk ist, können Sie auch mit allen dort registrierten Unternehmen anderer Provider Daten und Belege digital und ohne Schnittstellenprobleme bzw. Medienbrüche digital austauschen.

Und so geht’s:

Belegversand

  1. Sie erstellen Ihre Belege weiterhin mit Ihren gewohnten Programmen.
  2. Sie übertragen die Dokumente über eine gesicherte Verbindung ins SmartTransfer-Portal.
  3. Die hochgeladenen Dokumente werden in dem von Ihnen gewählten bzw. von Ihrem Geschäftspartner gewünschten Format versandt.
  4. Daten wie Empfängeradresse, Rechnungsbeträge, Rechnungsnummer etc. werden automatisch extrahiert und stehen digital zur Weiterverarbeitung zur Verfügung.

Ihre Vorteile

  • Anbindung an alle gängigen Warenwirtschaftssysteme, ERP-Lösungen und Rechnungsschreibungsprogramme
  • Alle gewohnten und gewünschten Übertragungskanäle und -formate stehen zur Verfügung – Ihre und die Ihrer Geschäftspartner.
  • Die sofortige Weitergabe aller Belege an DATEV Unternehmen online für die Archivierung und Bereitstellung für den Steuerberater ist möglich.
  • Sie sparen Kosten für Porto, Druck, Kuvertierung.
  • Der Zeitaufwand und Stress für die Verwaltung von Papier und die umständliche Bearbeitung fremder Datenformate sinken beträchtlich.

Belegempfang

Sie können in SmartTransfer auch alle buchungsrelevanten Eingangsbelege mit optionaler Rechnungsprüfung und Weitergabe an DATEV Unternehmen online bearbeiten.

Ihre Vorteile

  • Sie bestimmen aus rund 200 zur Verfügung stehenden Formaten das Empfangsformat, das Sie für die digitale Weiterverarbeitung in Ihren Programmen benötigen.
  • Die digitale Prüfung und Freigabe inklusive Verantwortlichkeiten beschleunigt Zahlungsprozesse, sichert Skontofristen, verhindert unnötige Mahngebühren und schafft digitale Ordnung und Klarheit. Der Bearbeitungsstatus eines Belegs ist jederzeit abrufbar.
  • Ihr Steuerberater kann durch die Übergabe von Belegbildern, Belegdaten und Prüfprotokollen an DATEV Unternehmen online jederzeit Ihre Buchhaltung auf dem Laufenden halten.
  • Auch die Weitergabe der Belege und dazugehörigen Daten an nachgelagerte Systeme, z. B. an die Warenwirtschaft, ist möglich – Digitalisierung sei Dank.

 

In diesem Video wird erläutert, wie Sie mithilfe des SmartTransfer-Cloud-Portals die Produktivität in Ihrem Office digital steigern können.

Foto: © Kurhan / stock.adobe.com

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