Cloud-Anwendung statt Excel-Tabellen – jede Branche kann von der Digitalisierung profitieren
Auch vor der Immobilienbranche macht die Digitalisierung nicht halt. Dort verändern sich die Arbeitsabläufe. Diese Unternehmen profitieren derzeit, wie andere Branchen auch, von digitalisierten Prozessen. Sie setzen hierbei auf Software-Anwendungen, die den Aufwand für Kommunikation, Informationsaustausch und zahlreiche Verwaltungsroutinearbeiten durch Automatisierungslösungen aus der Cloud auf ein Minimum zusammenschrumpfen lassen.
Diesen digitalen Weg geht die HIW Hamburger Immobilien Wert GmbH seit inzwischen zwei Jahren erfolgreich: Sie setzt auf die digitalen Lösungen der Berliner Doozer Real Estate Systems GmbH.
Aufwand minimieren – Effizienz steigern
Sie kennen die Problematik: Mitarbeiter und ihre Aufgabengebiete sind zu koordinieren, die zugehörigen Abläufe und Dokumentationen nachzuhalten. Oftmals gilt es, Aufwände zu unbekannten Wohnungssituationen in Zeit und Kosten abzuschätzen, ohne überhaupt Kenntnis darüber zu haben, wie hoch das Budget ist.
In der Folge lassen sich dann auch Leistungsempfehlungen schwerlich erstellen und Objekte schlecht terminieren – denn gleichzeitig muss natürlich das Tagesgeschäft mit Ihren anderen Kunden weiterlaufen. Oftmals sind auch für Vor-Ort-Begehungen ganze Arbeitstage von Chef oder Meister einzuplanen. Für administrative Tiefe ist da kaum „Luft“. In der Konsequenz fällt dann zusätzliche Papierarbeit nach dem Tagesgeschäft an.
Die HIW Hamburger Immobilien Wert GmbH hat aus denselben Gründen ihre Unternehmensprozesse bereits in vielen Bereichen grundlegend digitalisiert und administrative Prozesse automatisiert.
Cloud-Anwendung statt Excel-Tabellen
Bevor sich jegliche administrative Tätigkeiten – wie genannt – digitalisieren und automatisieren lassen, ist grundsätzlich die Frage zu klären, wie dies ohne Effizienzverluste realisiert werden kann. Als Alternativen zum herkömmlichen Prozess kamen für die HIW diverse Software-Lösungen infrage, die allerdings schwierig zu vergleichen waren und bestenfalls auch nur Excel-Tabellen managten.
Im Jahr 2015 entschied sich das Unternehmen dann für die Lösung der Doozer Real Estate GmbH. Doozer löste nicht nur einige Excel-Schwächen, neue Mailprogramme oder eine vielfältigere Kalenderanwendung ab, sondern bewirkte eine ganzheitliche Verschlankung der bisherigen Abläufe.
Einfache Integration – deutliche Vorteile
Doch wie gelang die schnelle Integration der Lösung in die gewohnten Abläufe? Viel Aufwand erforderte dies nicht, weil alles online erfolgte. Dokumente wie Verträge und Schriftverkehr existieren wie bisher auch schon im PDF-Format, sind jetzt aber von überall aus verfügbar und so für die Mitarbeiter jederzeit zugänglich.
Die Arbeiten vor Ort werden zwar immer noch handwerklich ausgeführt, doch die Disposition ist digital viel schneller und einfacher. Besonders überzeugend ist die Einstellung der Preise, die schnell und einfach vorgenommen werden kann.
Der Datei-Upload erspart dabei das Versenden übergroßer Mails und damit auch dem Empfänger überfüllte Posteingänge. Auch die Übersicht ist optimiert, wobei die Auswertungsmöglichkeiten via Export natürlich wertvoll sind.
Fazit
Unterm Strich profitiert die Hamburger Immobilien Wert GmbH auf vielen Ebenen, insbesondere von der Zeitersparnis. Und natürlich von entspannteren Mitarbeitern, die den Kopf frei haben für fachliche Fragestellungen, statt sich mit organisatorischen Dingen beschäftigen zu müssen. Die Kommunikation hinsichtlich der Termine verschafft einen guten Überblick, sodass für ein Objekt keine Zeit mehr mit Angebot und Aufmaß aufgewendet werden muss.
Titelfoto: © Horst Ewerlin
