DSGVO-konformer Messenger-Einsatz – darauf sollten Sie achten!
Worauf müssen Sie achten, wenn Sie einen Messenger für die Kommunikation in Ihrem Unternehmen und mit Geschäftspartnern nutzen? Wichtige Kriterien sind Verschlüsselung, Datenschutz und Vertraulichkeit sowohl Ihrer eigenen als auch der Daten der Personen, mit denen Sie geschäftlich relevante Informationen austauschen. Darauf sollten Sie schon deshalb schauen, weil Sie sich an die DSGVO halten müssen, was die Verarbeitung und die Weitergabe von Daten seitens Ihres Unternehmens bzw. die Information von betroffenen Personen dazu angeht. Und da gibt es ein paar „Tipps“, die wir für Sie recherchiert haben.
Wenn Sie beispielsweise die Business-Version von WhatsApp einsetzen, sollten Sie darauf in Ihrer Datenschutzerklärung eindeutig hinweisen. Dazu gehört, dass Sie in dieser Erklärung über die von WhatsApp selbst getätigten Datenübertragungen, aber auch über die Verwendung der von Ihnen via WhatsApp-Kommunikation erlangten Daten und Informationen in Ihrem Unternehmen (Speicherung und Verarbeitung) belehren, die entsprechenden Rechtsgrundlagen benennen und sich die Zustimmung einholen.
Um auf Ihre Datenschutzklausel(n) innerhalb von WhatsApp Business wirksam zu verweisen, können Sie in Ihrem WhatsApp-Unternehmensprofil zum Beispiel einen (anklickbaren) Link auf die Datenschutzerklärung hinterlegen.
Um auf „Nummer sicher“ zu gehen, ist es eine gute Idee, diese Verfahrensweise grundsätzlich umzusetzen – egal, welchen (DSGVO- und Business-geeigneten) Messenger man geschäftlich benutzt.
Wenn Sie Ihre Datenschutzerklärung auch hinsichtlich des Einsatzes von Twitter, Facebook und anderen Web-Angeboten mit den nötigen Formulierungen ausstatten wollen, finden Sie im Internet Muster und Generatoren für die individuelle Erstellung passender Texte.
Messenger-Alternative zu WhatsApp? Aber sicher!
Wie ein Fenster- und Fassadenbau-Unternehmer Anfang dieses Jahres die (unkontrollierte) Nutzung privater WhatsApp-Konten durch einen professionellen europäischen und nach eigenen Angaben DSGVO-konformen Messenger-Dienst ersetzt hat, berichtet die Deutsche Handwerkszeitung in ihrem Bericht über die Wigger Fenster und Fassaden GmbH.
Der bei Wigger für die IT Verantwortliche hat mit der Einführung des Messengers Wire in der Pro-Version eine Lösung gefunden, die die Knackpunkte Bedienbarkeit durch die Mitarbeiter und Datenschutz/Datensicherheit gemäß DSGVO aus seiner Sicht erfüllt: Wire besitzt im Wesentlichen dieselben Funktionen wie WhatsApp. Die Kontaktdaten aus dem Adressbuch der App-Benutzer werden weder in der Android- noch in der Apple-iOS-Version automatisch synchronisiert. In der Android-Version von WhatsApp passiert das automatisch, in der Apple-iOS-Version von WhatsApp kann man das per Einstellung in WhatsApp verhindern. Die Wire-Chats haben eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und sind für den Betreiber nicht lesbar. Die Server von Wire stehen in der EU, unterliegen also auch den Regeln und Vorschriften der EU-DSGVO.
Laut DHZ-Bericht hat auch der externe Datenschutzbeauftragte der Wigger Fenster und Fassaden GmbH dem Unternehmen die Nutzung von Wire empfohlen. Wire Pro kostet monatlich 4 Euro pro Nutzer, und es können auch Gästebereiche eingerichtet werden. Das ist eine praktische Funktion, denn Wire ist mit rund 500.000 Nutzern natürlich nicht so weitverbreitet wie WhatsApp mit seinen weltweit rund 1,5 Milliarden registrierten Nutzern.
Derzeit wird Wire bei Wigger (noch) hauptsächlich intern genutzt. Es sind aber auch schon externe Projektpartner auf das System aufmerksam geworden und haben den Messenger bei ihren Mitarbeitern installiert. So werden bereits die ersten Wire-Gruppen mit Wigger-Mitarbeitern gebildet.
Fazit
Das Beispiel zeigt: Es gibt durchaus Alternativen zu WhatsApp. „Tricky“ bleiben die Bestimmungen der DSGVO bzw. deren Einhaltung. Wichtig ist in jedem Fall der deutliche Hinweis auf die Speicherung von Daten in der eigenen Datenschutzerklärung. Wichtig ist auch die eigene bewusste Einstellung zum Thema Datenschutz und Datensicherheit, insbesondere dann, wenn es um die Daten Dritter geht.
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