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Wenn der Kunde selber bucht – Online-Terminplanungs-Tools optimieren die Auslastung wertvoller Ressourcen!

Mit Online-Terminplanungs-Tools können Sie Ihre Termine noch effizienter und zuverlässiger planen. Davon profitieren Ihre Kunden zum Beispiel durch pünktlich erscheinende Servicetechniker.

Aber auch die in Ihrem Unternehmen für die Terminplanung zuständigen Mitarbeiter werden entlastet, wenn die Kundschaft – beispielsweise über Ihre Website oder via Facebook – selbst freie Termine einsehen und für sich reservieren kann. Am liebsten gleich mit der Möglichkeit, die Aufgabe kurz zu beschreiben. Sie bzw. Ihre Mitarbeiter müssen weniger telefonieren, organisieren und manuell notieren. Das vermeidet Fehler und Missverständnisse, schafft Kapazitäten für wichtigere Aufgaben.

Anforderungen an Online-Terminplanungs-Tools

Online-Terminkalender lassen sich in der Regel in Ihre Betriebsabläufe, Ihre Firmen-Website oder Social-Media-Kanäle einbinden. Ihre Kunden können so im Internet rund um die Uhr sehen, wann der nächste Termin verfügbar ist. Das macht die Planung für alle Beteiligten sehr einfach.

Die Anbieter von Online-Terminplanungs-Tools stellen für diese Art der Terminkoordination eigene Plattformen im Internet bereit. Diese Services können Sie je nach Funktionsangebot auch unternehmensintern zur Organisation von Zeiten und Terminen nutzen.

Verbindlichkeit durch Personalisierung

Die Buchung eines Termins im Internet scheint für viele Menschen weniger verbindlich als die telefonische Vereinbarung mit einem Unternehmensmitarbeiter oder die Abstimmung per E-Mail. Um sich hier vor Missbrauch zu schützen, sollten Sie darauf achten, dass in einem von Ihnen genutzten Online-Terminkalender die Terminbuchungen über eine Handynummer, eine E-Mail-Adresse oder eine von Ihrem Unternehmen vergebene Kundennummer verifiziert wird.

Der Terminbucher – sprich Kunde – muss dann in einer automatisch an ihn abgesandten Nachricht seinen Wunschtermin bestätigen. So entsteht bei ihm das „Gefühl“, eine verbindliche Vereinbarung getroffen zu haben, deren Änderung oder Stornierung er dann auch eher mit Ihrem Unternehmen abstimmt als ein anonym belegtes Zeitfenster. Sie haben dann auch die Möglichkeit, ihm rechtzeitig eine Terminerinnerung zu schicken, beispielsweise per SMS oder E-Mail.

Sie sollten aber bedenken, dass nicht alle Kunden Online-Terminplanungs-Tools nutzen möchten. Manchen erscheint das eigene Anliegen zu komplex, um es einem „Automaten“ im Internet anzuvertrauen. Auch hier kann geholfen werden. Wenn der Kunde via Telefon oder E-Mail Kontakt zu Ihnen aufnimmt, werden die Daten bzw. Informationen einfach von Ihnen ins System eingetragen. So können Sie und Ihre Mitarbeiter im Endeffekt auf eine einzige zentrale, immer erreichbare Terminverwaltung zurückgreifen.

Fazit

Grundsätzlich kann jedes Unternehmen, das Kundentermine vereinbart, ein Online-Terminplanungs-Tool mit seinen Vorteilen nutzen. Entweder durch Integration des Tools auf der eigenen Website, via Social-Media-Kanal oder über die Website des Anbieters.

Zu den wichtigsten Vorteilen gehören Zeitersparnis, die 24/7-Verfügbarkeit für Ihre Kunden, weniger Belastung durch Telefonate für Ihre Mitarbeiter, die Vermeidung von Terminausfällen durch automatische Erinnerungen.

Manche der auf dem Markt verfügbaren Online-Terminplanungs-Tools bieten auch die Möglichkeit der Verknüpfung mit Online-CRM*-Systemen wie zum Beispiel weclapp oder SugarCRM. Auch Schnittstellen zu Projektmanagement-Plattformen und deren Apps wie MeisterTask, Microsoft Project, Trello oder Wrike werden – je nach Systemanbieter – bereitgestellt.

Die Preise für die Nutzung eines Online-Terminplanungs-Tools sind abhängig von Faktoren wie Basiskosten, Anzahl der Nutzer, Anzahl der Terminreservierungen, Umfang der Terminpläne und genutzter Funktionsumfang oder Zugriff auf angebotene Schnittstellen zu externen Systemen.

*CRM: Customer Relationship Management, auf Deutsch Kundenbeziehungsmanagement oder Kundenpflege, beinhaltet die Dokumentation und Verwaltung von Kundenbeziehungen und ermöglicht ein vertieftes Beziehungsmarketing.

Foto: © jotily / stock.adobe.com

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