Ausgewählte Online-Terminplanungstools im Überblick

Es gibt ein großes Angebot an Online-Terminplanungstools und große Unterschiede hinsichtlich der Spezialisierung auf bestimmte Branchen wie beispielsweise Gastronomie, Handwerk, Wellness oder Gesundheit. Auch die Möglichkeiten, das Terminsystem beispielsweise mit der eigenen Kundendatenbank, der Personalplanung oder einem Projektmanagement zu verbinden, unterscheidet die angebotenen Dienste.

Um bei einem für Ihr Unternehmen geeigneten Terminplanungsservice zu „landen“, sollten Sie folgende Fragen stellen:

Erfüllt das Online-Terminplanungstool die Anforderungen meiner Branche bzw. meines Geschäfts? Kann ich den Service direkt in meine Website integrieren oder muss ich den Kunden über einen Linkhinweis auf eine externe Anwendung und somit auf die Website des Service-Anbieters „umleiten“? Kann mein Kunde den Termin digital in seinen privaten Kalender übernehmen? Gibt es Schnittstellen zu einem von mir genutzten CRM-Tool, Projektmanagementtool oder anderer von mir genutzter Software?

Überlegen Sie auch im Voraus: Wie viele Terminbuchungen werden pro Tag/Woche/Monat erwartet? Wie viele Funktionen, wie z. B. eine Verifizierungsschleife und automatische Erinnerung per E-Mail, SMS oder Kundennummer, eine Terminverschiebung mit automatischer Benachrichtigung bzw. Vorschlagsfunktion, werden genutzt?

Sinnvoll für die Ressourcenplanung in Ihrem Unternehmen kann zum Beispiel eine Datenauswertung der gebuchten Termine, etwa hinsichtlich der Reservierungsdauer im Vergleich zur tatsächlichen Dauer, sein. Das hilft bei der Optimierung der angebotenen Zeitslots. In diesem Zusammenhang ergibt auch die Datendarstellung in Form von Grafiken Sinn. Nützlich ist, wenn Sie Ihre Termine auch im Offline-Betrieb, also ohne Internetverbindung, abrufen können.

Zu guter Letzt gilt es zu klären, welche Kündigungsfristen es für den Service gibt und ob sämtliche Termindaten umgehend nach Beendigung des Nutzungsvertrags in einem von Ihnen verarbeitbaren Format an Sie herausgegeben werden. Und wie immer, wenn es um Daten geht: Der Service sollte nachweislich DSGVO-konform sein.

Nachfolgend stellen wir Ihnen eine Auswahl an Online-Terminplanungs-Tools vor.

Appointmind

Wenn Sie Appointmind auf Ihrer Website eingebunden haben, kann der Besucher rund um die Uhr sehen, welche Termine frei sind, und sich in Ruhe überlegen, welcher davon ihm am besten passt. Nach der Auswahl eines Termins braucht der Kunde nur noch einige persönliche Daten eingeben und das Formular per Mausklick absenden. Damit ist die Terminbuchung vollendet. Als Betreiber erhalten Sie dann eine E-Mail mit allen Termindaten.

Sie haben auch die Möglichkeit, beim Absagen von Terminen eine Begründung einzutragen, die dann in der E-Mail an den Kunden angezeigt wird. Schnittstellen zum Export und Import von Kundendaten stehen ebenfalls zur Verfügung. Die Software eignet sich auch als Verwaltungs- und Reservierungstool innerhalb Ihres Unternehmens.

Bei Appointmind werden alle Daten auf Servern mit Standort in Deutschland gespeichert. Der Anbieter gibt eine 30-Tage-Geld-zurück-Garantie bei Nichtgefallen. Der Service ist monatlich kündbar. Durch die Möglichkeit der Einbindung in die eigene Unternehmenswebsite entsteht Ihnen kein Aufwand durch Installieren und Warten von Software. Sie können den von Ihnen gebuchten Tarif jederzeit wechseln.

Eine Demoversion zum Ausprobieren, eine Übersicht sämtlicher Funktionen sowie eine ausführliche Dokumentation zur Bedienung steht online zur Verfügung:
https://www.appointmind.de

Das Telefonbuch TerminService

Das branchenunabhängige Online-Terminbuchungstool TerminService gibt es sowohl als Gratisversion mit zahlreichen nützlichen Basisfunktionen als auch in einer Profiversion mit zusätzlichen Features wie Tages- und Wochenansichten, Erinnerungsmail oder -SMS. Registriert werden können bis zu 50 Mitarbeiter. Das System bietet umfangreiche Kundendatenerfassung und -auswertung etc.

Eine vollständige Leistungsübersicht für die beiden Versionen des Online-Terminbuchungstools von dem Telefonbuch sowie ein Erklärvideo finden Sie hier:
https://www.dastelefonbuch.de/Terminbuchung#

eTermin

Der Schweizer Service eTermin bietet neben Online-Terminbuchungen auch Kunden- und Personalmanagement und Marketingfunktionen. Der Anbieter wirbt gleich auf seiner Internet-Startseite damit, dass die Daten gemäß der EU-Datenschutzgrundverordnung gespeichert und verarbeitet werden – also DSGVO-konform.

Neben den Kunden können hier auch Mitarbeiterprofile mit definierten Arbeitszeiten und Leistungen angelegt werden. Der Erinnerungsservice ist per SMS und E-Mail automatisiert, die Gestaltung der Online-Buchungsseite frei anpassbar. Termine können mit gängigen Online-Kalendern, wie z. B. Outlook, Google, iCloud und iCal, synchronisiert werden. Die Synchronisation erfolgt in beide Richtungen.

Mit eTermin können Sie Ihr Dienstleistungsangebot mit wenigen Klicks definieren. Alle online buchbaren Leistungen lassen sich in verschiedene Kategorien ordnen. Zusätzlich können Bilder, detaillierte Beschreibungen und Preise hinzugefügt werden. Auch Angaben zur Dauer, Vor- und Nachbereitungszeit lassen sich individuell festlegen.

Ist die Terminbuchung abgeschlossen, werden Informationen zu Zeit und Leistung automatisch in Ihren Kalender übertragen. Wenn Sie für sich und Ihre Mitarbeiter ein eigenes Profil anlegen und definierte Arbeitszeiten und Leistungen hinzufügen, können Ihre Kunden Leistungen bei einem bestimmten Mitarbeiter dann buchen, wenn dieser auch verfügbar ist.

Mit eTermin können Sie Ihre Mitarbeiterprofile zentral verwalten oder Mitarbeitern eigens definierte Zugriffs- und Bearbeitungsrechte gewähren. eTermin liefert auch Auswertungen zur Mitarbeiterauslastung und Häufigkeit gebuchter Leistungen.

Demoseiten sowie eine Komplettübersicht mit Beschreibung aller Funktionen finden Sie hier:  https://www.forum-handwerk-digital.de/goeTermin

Planyo

Das Online-Terminbuchungstool Planyo kann laut Anbieter von jedem Gewerbe genutzt und auf den konkreten Bedarf jedes Unternehmens angepasst werden. Planyo bietet eine Auswahl an Berichten, die Sie ebenfalls exportieren können. Aktivitätsstatistiken versorgen Sie mit aktuellen Businessanalysen.

Das Tool lässt sich in die eigene Unternehmenswebsite einbinden. Der Kunde wird so nicht auf die Website des Dienstanbieters umgeleitet. Die Reservierungssoftware kann in gängige Website-Builder, viele Zahlungsportale, cloudbasierte Apps wie Google Calendar und Google Analytics, Mailing-List-Manager, CRM- und Buchhaltungssysteme integriert werden. Zusätzlich gibt es eine offene Programmierschnittstelle (API).

Die Reservierungsvorgänge lassen sich automatisieren: Anzeigen aktueller Verfügbarkeit und unverzüglicher Kostenvoranschlag, Erfragen von Informationen im Buchungsformular, Abwickeln von Stornierungen sowie Änderungen und Erstellen automatischer Bestätigungen.

Den vollständigen Leistungs- und Funktionsumfang, ein interaktives Demo von Planyo sowie einen Kostenrechner finden Sie hier: https://www.planyo.ch

SimplyBook.me

Die Online-Buchungssoftware von SimplyBook.me ist für alle Unternehmen geeignet, die Dienstleistungen anbieten. Das System können Sie individuell an die Erfordernisse Ihres Unternehmens anpassen, indem Sie entsprechende Funktionen auswählen und hinzufügen.

Jede SimplyBook.me-Lizenz umfasst eine unbeschränkte Anzahl an Dienstleistern, Dienstleistungen und Kunden. „Dienstleister“ bedeutet bei SimplyBook.me die Form, durch die Sie Ihre Dienstleistung anbieten. Das kann ein Mitarbeiter sein, eine Maschine – oder etwas ganz anderes. Im System können Sie die Bezeichnung hierfür individuell anpassen.

Sie können dann bestimmte Dienstleistungen mit bestimmten Dienstleistern verbinden und festlegen, wie viele Kunden jeder Dienstleister gleichzeitig bedienen kann. Sie können es Ihren Kunden mit der individuellen Funktion „Beliebiger Mitarbeiter“ auch ermöglichen, einfach einen zufälligen, gerade verfügbaren Mitarbeiter auszuwählen.

Bei der Reparatur oder Wartung von Kundenobjekten, beispielsweise Autos oder Anlagen, ist es wichtig zu wissen, welcher Schaden konkret vorliegt bzw. welche Arbeiten auszuführen sind. SimplyBook.me ermöglicht es Ihnen, bereits bei der Buchung Details abzufragen, sodass Sie über die benötigten Leistungen besser informiert werden. Sie können dann den Termin entsprechend verkürzen oder verlängern. Sie können auch die individuelle Funktion „Status“ aktivieren. Ihr Kunde wird dann über den aktuellen Arbeitsfortschritt informiert.

Der Preis für die Nutzung von SimplyBook.me richtet sich nach der Anzahl der Buchungen und der von Ihnen ausgewählten individuellen Funktionen. In den ersten 14 Tagen erhalten Sie kostenlosen Zugang. SimplyBook.me ist laut Anbieter DSGVO-konform.

Details zu allen Funktionen, zur Preisgestaltung und zur Einrichtung von SimplyBook.me finden Sie hier. https://simplybook.me/de/

SuperSaaS Terminplanung

Auch die Online-Terminbuchungssoftware SuperSaaS Terminplanung können Sie individuell an die Gegebenheiten Ihres Unternehmens anpassen. Eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern, Arbeitsmitteln und Services kann hier integriert werden.

Automatische SMS- oder E-Mail-Erinnerungen, Bestätigungen und Folgenachrichten (ebenfalls per SMS oder E-Mail) sorgen für gute Kommunikation mit den Kunden und schaffen das Gefühl von Verbindlichkeit bei der Buchung von Terminen.

Das System lässt sich auf Ihrer eigenen Unternehmenswebsite und auf der Facebook-Präsenz integrieren und optisch anpassen. Auch die Synchronisierung mit anderen Kalendern ist möglich. Nutzerdaten können in verschiedenen Formaten importiert und exportiert werden. Die Reporte im Bereich Auswertung sorgen für Transparenz über die Terminbuchungsaktivitäten.

Die SuperSaaS Terminbuchungssoftware gibt es als kostenlose Basisversion und in fünf werbefreien kostenpflichtigen Versionen.

Eine Übersicht aller Funktionen, eine Demoversion, ein Erklärvideo sowie eine umfangreiche FAQ-Seite stehen hier zur Verfügung. https://www.supersaas.de

Termin-online-buchen

Auch der Online-Terminbuchungsservice von Termin-online-buchen bietet explizit spezielle Funktionen für Handwerker. Kunden können Termine für Wartungen, Reparaturen, Beratungen etc. online buchen. Erinnerungen werden automatisch per SMS oder E-Mail verschickt. Alle Nachrichten können in Abhängigkeit der Leistung angepasst werden.

Die erfassten Termine lassen sich mit einem persönlichen Kalender synchronisieren und auf dem Smartphone oder in Google anzeigen. Folgetermine können Sie mit nur einem Mausklick anlegen. Dabei werden alle Kundendaten und Leistungen übernommen. Sie haben auch von unterwegs Zugriff auf die Kundendaten.

Termin-online-buchen ist laut Anbieter DSGVO-konform. Wenn Sie den Service nach einer kostenlosen Testphase von 14 Tagen kaufen, wird ein monatliches Entgelt in Abhängigkeit des von Ihnen gewählten Leistungspakets abgerechnet. Der Nutzungsvertrag ist jederzeit kündbar.

Eine Übersicht sämtlicher Funktionen und Paketpreise sowie eine FAQ-Seite finden Sie hier. https://termin-online-buchen.de/home/branchen/handwerk