Keine Fehler bei der digitalen Rechnungsstellung

Die digitale Rechnung wird immer üblicher. Deren Gleichstellung gegenüber der Papierrechnung erfolgte bereits 2011 durch das Steuervereinfachungsgesetz. Wenn Sie als Handwerker Leistungen für öffentliche Auftraggeber erbringen, dann können Sie ab 2020 sogar nur noch digital abrechnen. Worauf Sie generell achten sollten, was Sie tun können, wenn etwas in der Rechnung nicht stimmt, und wie Sie digitale Rechnungen richtig archivieren, zeigen wir Ihnen hier kurz auf. 

Bestandteile einer digitalen Rechnung

Eine digitale Rechnung – zumindest wenn sie an einen öffentlichen Auftraggeber geht – muss nach der E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) des Bundesministeriums des Innern, für Bau und Heimat (BMI) zusätzlich zu den üblichen umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen mindestens folgende Angaben enthalten:

• eine Leitweg-Identifikationsnummer
• die Bankverbindungsdaten
• die Zahlungsbedingungen
• die De-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers

sowie, falls bei Auftragsvergabe bereits bekannt, die Ihrem Unternehmen zugeordnete Lieferantennummer und eine Bestellnummer des Auftraggebers.

Auch digitale Rechnungen mindestens zehn Jahre speichern

Sie sind verpflichtet, die Daten mindestens zehn Jahre lang zu speichern. Kommt es zu einer Betriebsprüfung, müssen Sie dem Mitarbeiter des Finanzamts Zugriff auf und Einsicht in Ihr Buchhaltungssystem geben. Dazu gehören alle Bestandteile, mit denen Rechnungen geschrieben, empfangen, verarbeitet und natürlich revisionssicher  archiviert werden.

Die Buchhaltung Ihres Unternehmens muss also über ein GoBD*-konformes System  laufen. Die Anforderungen der GoBD sind

• detaillierte Aufzeichnungen: Einzelne Sachverhalte müssen nachvollziehbar sein.
• Vollständigkeit: Daten müssen vollständig gespeichert werden.
• Richtigkeit: Die Aufzeichnungen und Daten müssen richtig sein.
• Zeitnähe: Der Richtwert des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) für die Erfassung buchhaltungsrelevanter Daten ist zehn Tage.
• Ordnung: Die GoBD verlangt eine geordnete und sichere Belegablage.
• Unveränderbarkeit: Daten dürfen nicht unterdrückt, überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden. Jede Erfassung und Änderung muss also nachvollziehbar und protokolliert sein.

Was ist, wenn die digitale Rechnung einen Fehler enthält?

Wenn Ihr Kunde in einer digitalen Rechnung einen Fehler entdeckt und reklamiert, darf gemäß GoBD diese Rechnung nicht geändert werden. Sie dürfen sie also nicht im System öffnen, den Fehler korrigieren und die korrigierte Rechnung mit derselben Rechnungsnummer noch einmal verschicken.

Für die Korrektur gibt es zwei Möglichkeiten:

2. Sie schreiben einen Storno zur fehlerhaften Rechnung und stellen eine neue Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer aus. Mit der Stornierung setzen Sie die fehlerhafte Rechnung zurück auf null. Die stornierte und die neue Rechnung sind im System miteinander verknüpft. Der gesamte Vorgang bleibt also zusammen und ist für den Betriebsprüfer später nachvollziehbar.
3. Sie schicken ein Ergänzungsschreiben, in dem Sie den Fehler benennen und berichtigen. Das Ergänzungsschreiben wird der fehlerhaften Rechnung im System zugeordnet. Es dokumentiert damit den Korrekturvorgang, der dann für den Betriebsprüfer ebenfalls transparent und nachvollziehbar bleibt. Diese Vorgehensweise empfiehlt sich aber nur bei kleineren Fehlern.

Unser Tipp: Der Verband e-Rechnung hat in 12 Regeln zum GoBD-konformen Austausch elektronischer Rechnungen praktische Tipps zum Umgang mit digitalen Rechnungen für Unternehmen zusammengestellt, die Sie hier lesen können.

*GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

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