So schaffen Sie Ihren „Digital Workplace“

Betrachten Sie den digitalen Arbeitsplatz – oder auf Neudeutsch „Digital Workplace“ –  als Plattform für alles, was Sie in Ihrem Unternehmen im Tagesgeschäft tun. Angefangen von strategischer Planung über sämtliche operativen Prozesse bis hin zur Archivierung und Auswertung Ihrer Daten. Wenn Sie dieses Prinzip verinnerlichen, können Sie sagen: In meinem Unternehmen sind wir in der Lage, jederzeit und mit jedermann digital zusammenzuarbeiten.

Dabei geht es nicht vordergründig um technische Gimmicks. Die Technik ist, wie (fast) immer bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens, Werkzeug und somit Mittel zum Zweck. Was zählt, sind konkrete operative Vorteile im Geschäft, die sich durchaus auch auf die Wettbewerbsstärke Ihres Unternehmens auswirken können.

Tatsächlich ist der zentral im Internet verfügbare digitale (IT-)Arbeitsplatz die Basis für unkomplizierte Kommunikation via Messenger, Audio- und Videotelefonate, E-Mail, Text- und Sprachnachrichten, Zugriff auf Geschäftsfunktionen und Auftragsdaten und somit die Fähigkeit, schnell auf Situationen, Ideen und Anfragen zu reagieren.

Egal, ob es um eine Entwicklung auf einer Ihrer Baustellen geht oder ob ein Kunde „mal eben“ Verfügbarkeit und Preis eines Produkts oder einer Dienstleistung abfragen will: Wer zuerst kommt, mahlt in der Regel zuerst.

Basis des Digital Workplace ist die Cloud

Nüchtern betrachtet, gruppieren sich um den digitalen Arbeitsplatz die fünf Bereiche Geschäftssoftware mit ihren Funktionen, Mobilität von Menschen und Daten, Zusammenarbeit in der digitalen Welt, die zeit- und ortsunabhängige Erledigung von Geschäftstätigkeiten (Prozessen) sowie die Zusammenführung von Daten über Softwaregrenzen hinweg, also die Auflösung von IT- bzw. Informationsinseln.

Wenn Sie mit Ihrem IT-Dienstleister über die Einrichtung von solchen Arbeitsplätzen sprechen, sollten Sie folgende sechs Punkte mit ihm diskutieren:

1 Sie setzen schon eine Vielzahl von Prozessen und – damit verbunden – Softwareprogrammen ein. Sie wollen mithilfe des Digital Workplace doppelte Datenhaltung in unterschiedlichen Lösungen und auf verteilten Geräten vermeiden. Diese sorgen für unnötigen Arbeitsaufwand und stellen eine große Fehlerquelle dar, da Daten und Informationen nur mühsam zu finden oder veraltet sind.

2 Es ist Ihnen wichtig, die vorhandenen Prozesse und die dazu gehörenden digitalen Lösungen zu verbinden und in einem Dashboard abzubilden. Damit werden Informationen und Prozesse in eine klare Struktur eingefügt und Ihre Mitarbeiter finden schneller, was sie brauchen. Sie sparen Zeit, wenn sie nicht zwischen verschiedenen Programmen wechseln, sondern mit einem Log-in zentral auf alles zugreifen können, was sie für ihre Arbeit brauchen.

Dieser Schritt verringert auch vordergründig die Komplexität, was wiederum bei vielen Mitarbeitern positiv auf die Akzeptanz eines digitalen Arbeitsplatzes wirken dürfte. „Live“ angebundene Datenquellen wie digitale Messgeräte oder sinnvolle Apps auf den Smartphones der Mitarbeiter im Kundendienst sorgen dafür, dass die Geschäftsdaten Ihres Unternehmens nicht nur zentral abgelegt, sondern so aktuell wie nur möglich sind.

3 Sie legen Wert auf die Entwicklung individueller, möglichst automatisierbarer Prozesse für das Zusammenspiel von Menschen, Software und Maschinen in Ihrem Unternehmen. Das schafft Übersichtlichkeit, vereinfacht Geschäftsabläufe, macht sie schneller und reduziert Fehlerquellen. Beispielsweise können automatische Erinnerungen des Online-Projektmanagements dafür sorgen, dass nichts vergessen wird.

Achten Sie aber auch auf Flexibilität, denn auch in Ihrem Unternehmen werden sich Abläufe mit der Zeit ändern oder digital angebundene Maschinen ausgetauscht. Darauf muss Ihr Dienstleister, von dem Sie die Services für den digitalen Arbeitsplatz beziehen, zeitnah und kostengünstig reagieren können.

4 Ihre Mitarbeiter brauchen einen personalisierten Zugriff auf genau die Software mit genau den Geschäftsfunktionen, die Sie für die Arbeit haben müssen. Am besten ist es, wenn diese über den Webbrowser oder eine App auf jedem vom Unternehmen dafür freigegebenen Endgerät übersichtlich abgebildet werden können. Ergänzend können eine Bildergalerie mit Projektfotos, ein digitales Board für interne Mitteilungen oder Ähnliches eingebunden werden.

5 Sie wollen interne digitale Zusammenarbeit  mit Social-Media-Funktionen fördern. Zum Beispiel können Sie einen geschlossenen Twitterkanal oder einen DSGVO-konformen Messenger dazu nutzen, Zusammenarbeit und Wissensaustausch mit und zwischen den Kollegen zu fördern.

Die Anwender haben die Möglichkeit, Wissen und Erfahrungen in Wort und Bild JETZT festzuhalten und ganz unkompliziert über die Grenzen ihres Arbeitsbereichs hinweg mit anderen – auch dem Chef – sofort zu teilen. So können neue Ideen und Innovationen „nebenbei“ entstehen. Örtliche und zeitliche Einschränkungen werden aufgehoben. Ihr Unternehmen kann reaktionsfähiger, anpassungsfähiger und effizienter werden.

6 Sie halten einfache und gleichzeitig sichere Erreichbarkeit der Plattform Ihres Digital Workplace für essenziell. Dazu gehört neben einer leistungsfähigen Internetverbindung aller zum Einsatz kommenden Endgeräte natürlich auch, dass das Dashboard sich den Bildschirmgrößen und -formen von Desktop-PC, Tablet und Smartphone automatisch anpasst, um bedien- und lesbar zu bleiben. Das heißt „Responsive Design“.

In diesem Zusammenhang dürfen Sie den Sicherheitsaspekt des Ganzen nicht vernachlässigen. Sorgen Sie dafür, dass individuelle Benutzerrechte vergeben werden. So schützen Sie Daten und Informationen, und die Mitarbeiter können nicht (versehentlich) auf Dinge zugreifen, die nicht mit ihrer Arbeit zu tun haben. Unter Umständen kann es auch sinnvoll sein, nur Leserechte zu vergeben.

Mit einem einfachen Single-Sign-on (eine Nutzerkennung und ein Passwort) reicht eine einmalige Anmeldung am System, um – bis zur Abmeldung – Zugriff auf alle benötigten und freigegebenen Funktionen und Inhalte zu bekommen. Beim Zugriff über mobile Endgeräte sollte man durch eine sichere VPN-Verbindung (Virtual Private Network) dafür sorgen, dass keine Unbefugten „mithören“.

Fazit

Der Digital Workplace befreit geschäftsrelevante Informationen und Funktionen von der Bindung an Ort, Zeit und eingesetztem Endgerät. Er fördert außerdem die Zusammenarbeit und Vernetzung Ihrer Mitarbeiter über die Grenzen ihrer jeweiligen Arbeitsbereiche hinaus. Wissenssilos auf Geräten und in den Köpfen werden somit aufgelöst.

Er benötigt aber in vielen Unternehmen noch einen arbeitskulturellen Wandel, der aber zu mehr Flexibilität und Zusammenarbeit sowie zu einem lebendigen Dialog und neuen Vertrauensverhältnissen führen kann. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, bei der Gestaltung des Digital Workplace aktiv mitzuwirken, wird dieses Digitalisierungsprojekt sicher von größerer Akzeptanz geprägt sein.

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