DATEV unterstützt Dokumentation zur Kassenführung

Unternehmen in Deutschland müssen detailliert schriftlich dokumentieren, wie sie ihre kaufmännischen Prozesse gestaltet haben – von der Erfassung und Verarbeitung ihrer Belege und sonstigen Dokumente bis zur Aufbewahrung der digital entstandenen Daten, beispielsweise in der Bargeldkasse. Das nennt man in der Fachsprache Verfahrensdokumentation. Ein Thema, das sicher auch Ihnen als Unternehmer unter den Nägeln brennt.

Verfahrensdokumentation digital einfach gemacht

Der Deutsche Fachverband für Kassen- und Abrechnungstechnik e. V. (DFKA) hat kürzlich eine entsprechende Muster-Verfahrensdokumentation zur ordnungsgemäßen Kassenführung veröffentlicht. Sie können diese als Orientierungshilfe für die Erstellung einer individuellen Verfahrensdokumentation einsetzen. Das vereinfacht diese Aufgabe deutlich und erleichtert Ihnen zudem das rechtlich korrekte Einrichten der eigenen Prozesse rund um die Kassenführung.

Grundlage Ihrer Dokumentationspflichten sind die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Demnach müssen Sie die technischen und organisatorischen Prozesse rund um Ihre Finanzbuchführung unter anderem so dokumentieren, dass ein sachverständiger Dritter, also vor allem die Finanzverwaltung, die entsprechenden Abläufe in dem Unternehmen nachvollziehen und prüfen kann.

Rechtssichere Unveränderbarkeit

Zudem müssen Sie Ihre unternehmensinternen Prozesse so gestalten, dass die digitalen Grundaufzeichnungen nachträglich nicht verändert werden können. Zu den Prozessen rund um die Finanzbuchführung gehören auch Vorsysteme, wie beispielsweise die Kassen und das Kassenbuch. Die revisionssichere Archivierung der Daten aus Kassensystemen, aber auch der individuellen Verfahrensdokumentationen und weiterer Dokumente ist über das DATEV-Kassenarchiv online möglich.

Digital vereinfachte Individualisierung der Verwaltung

Mit dem DATEV-Zusatzmodul „Abschlussprüfung Verfahrensdokumentation“ zur Erstellung von individuellen Dokumentationen steht Ihnen das DFKA-Muster zur ordnungsgemäßen Kassenführung automatisch zur Verfügung. Wie schon bei den Muster-Verfahrensdokumentationen für eine „geordnete Belegablage“ und zum „ersetzenden Scannen“ haben Sie damit den Vorteil, über tabellarische Eingaben und gezielte Vorbelegungen die Verfahrensdokumentation zügig und unkompliziert erstellen zu können.

Weitere Informationen zur Abschlussprüfung Verfahrensdokumentation finden Sie hier.

Zur Muster-Verfahrensdokumentation geht es hier.

Foto: Andrey Popov / stock.adobe.com