Eine gute Alternative: die G Suite von Google für’s Büro
Die im privaten Umfeld weitverbreiteten Gmail-Zugänge bieten unter anderem mit einem Online-Kalender, Office-Paket und Cloud-Speicherplatz viel mehr als nur eine E-Mail-Adresse. Die G Suite geht noch einen großen Schritt weiter: Google hat hier Leistung und Umfang seiner internetbasierten Anwendungen nochmals erweitert und gezielt auf die Bedürfnisse moderner Unternehmen zugeschnitten.
Vorweggenommenes Fazit: Gerade für Handwerksbetriebe erweist sich Googles Cloud-Angebot als eine umfassende, effiziente Bürolösung. Sie stellt die Vorzüge und die Flexibilität professioneller Webdienste über preiswerte, transparente Abo-Modelle bereit.
Auch in Ihrem Büro gilt bestimmt: Ohne das richtige Werkzeug kann die Arbeit im hektischen Tagesgeschäft nicht gut gelingen. Eine langsame, technisch und vor allem organisatorisch immer wieder „hakelige“ E-Mail-Kommunikation aufgrund einer inkonsistenten, womöglich gar auf mehrere PCs verteilten Datenhaltung, bei der die häufige Suche nach wichtigen Dokumenten immer wieder kostbare Ressourcen raubt, passen da ganz und gar nicht ins Bild.
Die G Suite bringt Ihre E-Mail-Kommunikation technisch auf Vordermann
Im internen Austausch zwischen den Mitarbeitern und in der Kundenkommunikation spielt die E-Mail (leider noch immer) eine zentrale Rolle. Umso wichtiger, dass dieser elementare Benachrichtigungskanal dem Stand der heutigen Technik entspricht. Dieses Ziel erreichen Sie am einfachsten, indem sie Ihren Mailserver in professionelle Hände geben.
Mit Google Gmail können Sie dieses Ziel in die Realität umsetzen: Die webbasierte (Büro-)Software wird an zentraler Stelle aktualisiert. Der Cloud-Technologiepartner kümmert sich um den Spam- und Virenschutz und die Weiterentwicklung der Anwendung. Das gewährleistet die hohe Verfügbarkeit des Dienstes samt wirksamem Schutz vor Datenverlust.
Gmail wird in Expertenkreisen ohnehin wegen seiner Schnelligkeit, der einfachen Administrier- und Erweiterbarkeit der (Mitarbeiter-)Konten sowie der leistungsfähigen Datenorganisation und Suchwerkzeuge gerade für Unternehmen sehr geschätzt.
Noch ein Hinweis zu den E-Mail-Adressnamen: Ihre bekannten betriebsspezifischen Domain-Endungen (mitarbeiter@meinunternehmen.de) können Sie auch ohne „Umzug“ Ihres Internetauftritts ohne Weiteres behalten, wenn Sie für Ihr Unternehmen künftig den E-Mail-Service von Google abonnieren möchten.
Jede Menge Cloud-Speicher und gängige Büroanwendungen sind enthalten
In den höherwertigen Paketen stellt Google seinen Unternehmenskunden unbegrenzten Speicherplatz auf der Cloud-Plattform bereit. Mit dem Job als reines Back-up-Medium für Dokumente ist Google Drive jedoch unterfordert.
Gängige Büroaufgaben lassen sich, wenn gewünscht auch gemeinsam im Team, direkt auf dem gemieteten Cloud-Laufwerk erledigen. Unter anderem sind hierfür Webanwendungen zur Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und der Präsentationserstellung vorhanden.
Loslegen können Sie und Ihre Mitarbeiter, sobald Sie sich in einem Webbrowser mit Ihren unternehmensspezifischen Google-Zugangsdaten angemeldet haben. Von null anfangen müssen Sie dabei nicht: Das G-Suite-Paket kann die gängigen Formate der Microsoft Office-Programme Word, Excel und PowerPoint (mit den Dateiendungen docx, xlsx und pptx) lesen und umwandeln. Darüber hinaus enthält die G Suite von Haus aus auch Tools für die digitale Zusammenarbeit, wie einen Teamkalender sowie eine Rechte- und Nutzerverwaltung.
Hohe Verfügbarkeit der Daten und Apps steigert die Performance im Team
Die durchgängige zentrale Bereitstellung unternehmensrelevanter Dateien und Büroanwendungen in der Datenwolke zeichnet die G Suite aus. Für die Praxis heißt das: Der Zugriff auf die relevanten Werkzeuge, Nachrichten und Dokumente ist (fast) überall und jederzeit möglich. Ob Sie nun gerade unterwegs oder in der Firma sind, ob Sie einen Windows-10-PC, ein iPad oder ein Android-Smartphone benutzen, hat keine Relevanz. Einzige Voraussetzung: Auf dem Endgerät ist ein Webbrowser installiert und eine Internetverbindung steht bereit.
Die Investitionen in die technische Büromodernisierung sind überschaubar
Der Weg in die Cloud mit der G Suite ist einfach zu begehen: Sie schließen mit Google einen Abonnementvertrag ab.
Ein Großteil der hier beschriebenen Leistungen ist bereits in dem G-Suite-Basic-Paket für vier Euro pro Monat und Nutzer enthalten. Zum Kennenlernen bietet Google ein kostenloses 14-Tage-Test-Abo an. Durchstarten können Sie unter folgendem Link: https://gsuite.google.com/intl/de/
Tipp: Wollen Sie Ihr Büro konsequent in die Cloud bringen, legen Sie sich als „Back-up“ für Ihren Festnetzzugang auf jeden Fall einen zweiten Internetanschluss zu. Zum Beispiel über eine im Betrieb von allen gemeinsam nutzbare, schnelle Datenverbindung via LTE-Mobilfunk.
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