Scannen & Digitalisieren – Arbeitsalltag vereinfachen

Dokumente und Ordner scannen & digitalisieren: das Leben im Büro leichter machen

Die Digitalisierung verändert den Büroalltag nachhaltig. Die dabei entstehen Möglichkeiten, Abläufe noch besser zu machen, sind vielfältig. Zum Beispiel macht es in diesem Zusammenhang durch aus Sinn, sich mit dem Thema Scannen und Digitalisieren von Dokumenten auseinanderzusetzen.

Wenn Sie das schlau angehen, können Sie sich Zug um Zug von Ihren „analogen“ Archiven – sprich Ordnerschränken, Hängeregistern, Papierstapeln, etc. verabschieden und stattdessen viel einfacher Ihre Daten digital verwalten.

Scannen & Digitalisieren: Diese Vorteile hat ein Unternehmen

Wenn man seine Dokumente im Unternehmen scannen und digitalisieren lassen möchte, sollte man sich darüber im Klaren sein, dass hier ein gewisser Aufwand dahintersteckt. Die Vorteile sind aber enorm. Hier nur ein paar Beispiele:

• Schneller Zugriff auf Dokumente und Daten. Ewiges Suchen hat ein Ende.
• Übersichtliche Arbeitsplätze.
• Zugriff auf die Dokumente wann und wo man möchte.
• Kosten sparen, da Lagerräume und Archive für Ordner wegfallen.
• Mehr Platz zur effektiven Raumnutzung, da Stauräume und Aktenschränke wegfallen.

Über die Jahre hinweg sammeln sich in allen Unternehmen unzählige Akten und Dokumente an. Das ist auch der Grund dafür, warum das Scannen und Digitalisieren in Unternehmen viel Zeit beanspruchen wird.

Hier ist es definitiv ratsam, einen externen Dienstleister zu beauftragen und dessen Scan-Service zu nutzen, um erfolgreich mit dem digitalen Büro zu starten. So kann man auf jeden Fall sicher sein, dass bei der Digitalisierung alles richtig verlaufen ist und sich an alle Richtlinien gehalten wurde.

So startet man mit dem Scannen & Digitalisieren

Das Scannen und Digitalisieren erfordert für Unternehmen einen gewissen Grundstock an Technik: Computer, Tablets oder Laptops sind für die Digitalisierung unerlässlich, wenn man es den Mitarbeitern ermöglichen möchte, auf die Dokumente nach dem Scannen und Digitalisieren Zugriff zu haben. Um die umfangreichen Aktenarchive und großen Mengen an Ordnern zu digitalisieren, wird ein leistungsstarker Scanner mit Einzug empfohlen.

Scan-Sevice nutzen:

Alle Akten und Dokumente zu scannen und zu digitalisieren, beansprucht sehr viel Zeit. Aus diesem Grund sollte man auf einen echten Profi und erfahrenen Dienstleister wie ScanProfi setzen, der die komplette Digitalisierung des Unternehmens durchführt. ScanProfi kennt sich nicht nur mit dem Scannen und Digitalisieren aus, sondern weiß auch bestens, welche Richtlinien es zu beachten gibt und wie man mit sensiblen Akten und Dokumenten umzugehen hat. Zudem können Sie individuelle Anfragen nach Ihren Vorstellungen stellen.

Scannen & Digitalisieren – so werden die Dokumente richtig verwaltet

Man sollte im Hinterkopf behalten, dass man nach dem Scannen und Digitalisieren der Dokumente ein Tool benötigt, um alle Dokumente künftig verwalten zu können. Hierfür gibt es sogenannte DMS (Dokumentenmanagement Software).

Mithilfe dieser Programme lassen sich die Dokumente kinderleicht nach dem Scannen und Digitalisieren bearbeiten, archivieren, verwalten und durchsuchen. Durch eine DMS spart man nicht nur viel Zeit beim Durchsuchen der Dateien, sondern bekommt automatisch ein digitales Archiv, welches im Vergleich zur herkömmlichen Art von Archiven wesentlich platzsparender ist. Mittlerweile kann man einige DMS sogar mobil abrufen.

Folgende Dateien können in einer DMS verarbeitet werden:

• E-Mails & Fax
• Listen
• Audio- & Videodateien
• Bilddateien
• Pläne & Konstruktionszeichnungen
• Grafiken
• Auszüge aus Datenbanken
• Analoge, gescannte Dokumente

Wo werden beim Scannen & Digitalisieren die Daten gespeichert?

Beim Scannen und Digitalisieren von Dokumenten fallen zwar die großen Archive und Aktenschränke weg, trotzdem benötigt man für die ganzen digitalisierten Dateien entsprechend Speicherplatz. Dieser Speicherplatz muss sicher sein, sodass man vor Angriffen von außerhalb geschützt ist. Es gibt zwei Möglichkeiten, wie man alle Dateien abspeichern kann: entweder in großen Serverzentren oder in einer Cloud.
Bei einer Cloud werden verschiedene Serverzentren miteinander verbunden und zu einem riesigen Webspace verknüpft, in dem man dann die Daten sicher aufbewahren kann.

Der große Vorteil beim Digitalisieren von Dokumenten ist, dass Aktentürme ein Ende haben und das Papierchaos verschwindet. Aus diesem Grund entsteht enorm Platz in den Büros und Lagerräume fallen weg bzw. werden frei. Letztere kann man dann künftig beispielweise als Aufenthaltsräume nutzen.

Was hat es mit dem Scannen von Dokumenten eigentlich auf sich?

In den 90er Jahren kamen die ersten Scanner in unsere Büros. Damals wusste selbstverständlich noch niemand, was für eine große Rolle diese einmal haben werden und welche Vorteile das Scannen und Digitalisieren von Dokumenten mit sich bringt. Gerade beim Thema Aktenverwaltung wird der Arbeitsalltag immens vereinfacht.
Das Scannen von Dokumenten heißt nichts anderes als ein digitales Abbild zu schaffen. Auf diese digitale Version hat man nicht nur Zugriff, wann und wo immer man möchte, sondern kann mit Hilfe einer Dokumentenmanagement-Software das Ganze auch noch einfach verwalten.
Nach dem Scannen und Digitalisieren der Ordner können sämtliche Akten auf einem Server abgelegt werden oder sogar in einer Cloud abgespeichert werden. Wenn man sich für ein Cloud entscheidet, hat man den großen Vorteil, von überall auf seine Dokumente Zugriff zu haben.

Fazit

Wenn man sich dazu entschließt, sein gesamtes Unternehmen scannen und digitalisieren zu lassen, ist das mit einem gewissen Aufwand verbunden. Hinzukommt, dass man sich über den digitalen Speicherplatz Gedanken machen sollte: greift man auf einen lokalen Server zurück oder nutzt man eine Cloud.
Wenn aber erst mal alle Dokumente gescannt und digitalisiert wurden, hat man einen schnellen Zugriff auf alle Dateien und kann diese ganz einfach verwalten. Des Weiteren fallen die großen Lagerräume für Ordner und Aktenarchive weg, wodurch man mehr Platz generiert.
Die Digitalisierung vereinfacht definitiv den Arbeitsalltag. Um auf Nummer sicherzugehen, dass wirklich alles seine Richtigkeit hat und alle Richtlinien eingehalten werden, empfiehlt es sich, einen externen Dienstleister wie ScanProfi an Bord zu holen, sodass alles reibungslos läuft.

Foto: © pictworks / stock.adobe.com,  ScanProfi