Weniger Stress bei mehr Produktivität in digitalen Zeiten – das funktioniert tatsächlich!

Wer kennt nicht das Sprichwort: „Erst die Arbeit, dann das Vergnügen!“ Das leuchtet – fast – jedem ein. Sie können das Prinzip aber auch rein auf die Arbeit eingrenzen: Jede Aufgabe braucht einen Zeitraum, in dem sie erledigt werden kann oder erledigt werden muss.

Wenn Sie Ihre Aufgaben kategorisieren und in jeweils dafür reservierte Zeiträume packen, steigt Ihre Konzentration und Produktivität, und Sie verschaffen sich neben dem guten Gefühl, alles im Griff zu haben, auch Freiräume – für die kreative Planung Ihres Geschäfts, für wichtige Kontakte mit Geschäftspartnern, für wertvolle Zeiten mit der Familie.

Wichtige Voraussetzung dafür: Sie selbst treffen die Entscheidung, wer Sie in diesen Zeiträumen erreichen kann – sei es physisch oder digital! Denn Hand aufs Herz: Wer lässt sich nicht gerne bei der abendlichen Durchsicht der Buchhaltung oder bei anderen „lästigen“ Pflichten von einer Messengernachricht, einer E-Mail oder anderen virtuellen Störungen ablenken?

Also: Neben dem „Nicht stören!“-Schild an der Bürotür gehört auch die Konsequenz dazu, die digitalen Helferlein auf „stumm“ zu schalten, sie sozusagen in ihre zeitlichen Schranken zu verweisen. Dann können Sie sich – für sagen wir zwei Stunden – in den „Intensivmodus“ versetzen, und die Steuererklärung ist kontrolliert und unterschrieben, das aufwendige Angebot ist abgabereif, die Schlussrechnung für einen Kunden abgenommen, der Sanierungsauftrag kann versandt werden.

Die Zuordnung von Aufgaben in Kategorien können Sie natürlich mit verschiedenen „Intensivmodi“ verknüpfen, über die Sie sich auf unterschiedlichen Levels gegen „Störungen“ durch Mitarbeiter oder von extern abschotten – sei es direkt und persönlich, durch Anrufe oder durch digital auf unterschiedlichen Kanälen eingehende Nachrichten.

Der Produktivitäts- und Managementdozent Carl Pullein sagt dazu: „In Bezug auf die Produktivität ergibt es Sinn, unterschiedliche Tätigkeitskategorien so zu behandeln, als würde man sie in unterschiedlichen Räumen erledigen.“

Er sagt, dass ihm diese Vorgehensweise Zeit und Stress spart. Er geht dabei folgendermaßen vor:

Im Kalender Zeiträume für den Intensivmodus freihalten!

Pullein blockiert in seinem Kalender immer dann Zeiten für den Intensivmodus, wenn er selbst operativ und produktiv arbeiten muss. So trennt er diese Zeiten zum Beispiel von Perioden, in denen er Termine mit Kollegen oder Kunden wahrnimmt.

Alles abschalten!

Geht es Ihnen manchmal auch so? Die Angst, etwas zu verpassen, ist eine Begleiterscheinung, von der viele Menschen heute sowohl im Arbeitsleben als auch privat „befallen“ werden. Deshalb werden SoMe-Kanäle, E-Mail-Eingang und Voice-Mailbox ständig gecheckt.

Das sieht zunächst nach Eifer, Ehrgeiz und Effizienz aus. In Wirklichkeit sinkt aber die Produktivität, wenn keine Systematik – sprich Kategorisierung und Priorisierung – zugrunde liegt. Warum? Es fehlt die Konzentration, wenn Sie sich ständig zwischen den unterschiedlichen, durch verschiedene Kanäle einfließenden Meldungen und oft damit verbundenen Anforderungen hin und her ziehen lassen!

In der Folge wird nicht nur Ihr Durchsatz pro Zeit (-> Produktivität) leiden, sondern in der Regel auch die Qualität Ihres Arbeitsergebnisses. Daher sollten Sie bei einer Tätigkeit, die hohe Intensität Ihrerseits erfordert, für den dafür veranschlagten und im Kalender eingetragenen Zeitraum so viele Störfaktoren wie möglich auf „Lautlos“ oder gar „Aus“ stellen und den Fokus auf die vor Ihnen liegende Aufgabe richten!

Eine Herausforderung, meinen Sie? Probieren Sie es aus, zunächst 15 Minuten bis eine halbe Stunde zum Eingewöhnen. Dann checken, was Sie in der kurzen Zeit alles geschafft haben!

Loslassen!

Mal ehrlich: Gehört bei Ihnen Anspannung zu den schlimmsten Produktivitätsbremsen? Und mit der großen Wahrscheinlichkeit, dass über einen der ständig offenen digitalen Kanäle „etwas“ hereinkommt (Aber was?), steigt Ihre Spannung natürlich. Kategorisierung und Zeitplanung von Aufgaben mit entsprechenden digitalen „Auszeiten“ helfen Ihnen, nicht die ganze Zeit unter dieser Anspannung zu stehen, Stress zu reduzieren und auch eine größere oder anspruchsvolle Aufgabe überraschend schnell zu erledigen. Abgesehen davon, dass sie nicht wie ein „Damoklesschwert“ über Ihnen schwebt, sondern einen festen, gut einsehbaren Platz in ihrem (hoffentlich digitalen!) Arbeitsplan hat!

Habe ich Zeit?

Diese Frage müssen Sie sich natürlich stellen – und ehrlich (!) beantworten! Wenn Ihre Antwort „Ja!“ lautet, ist die Konsequenz: „Einfach machen!“ Also: Aufgabe in den Kalender eintragen, kategorisieren und erledigen. Lautet die Antwort „Nein!“, müssen Sie die Aufgabe erst mal zur Seite legen – auch eine Kategorie ☺ – und erst mal überlegen UND entscheiden, wo bzw. wie sie in Ihre anderen Abläufe passt.

Fazit

Die Kategorisierung und somit die Priorisierung von Aufgaben können auch bei Ihnen Stress vermindern durch konsequente Planung, konzentriertes Arbeiten und das dadurch erzeugte gute Gefühl, etwas selbstgesteuert – und nicht fremdgesteuert – mit Erfolg zu erledigen.

Die Auswirkungen werden Sie nicht nur im wahrscheinlich weniger hektischen Ablauf Ihrer Arbeitstage spüren. Sie werden auch Energie gewinnen, außerhalb des Geschäfts Aktivitäten anzustoßen, die mindestens genau so viel Spaß machen und Ihnen Kraft zurückgeben, die wiederum in die Arbeit einfließt.

Wichtige Voraussetzung dafür ist: die gut geplante, straff organisierte und intelligente Nutzung digitaler Arbeitsmethoden und Werkzeuge!

Schlagwörter des Beitrags: Arbeitsabläufe, Produktivität