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Blick in die Praxis: So funktioniert Prozessoptimierung mit der Cloud!

Vallovapor, Arkadij Treichler in Schimmel-Beseitigungs-Outfit

Anzeige | Hier wurde die Digitalisierung nicht auf die lange Bank geschoben! Die Vallovapor Gruppe setzt auf openHandwerk – die Handwerker-Software aus der Cloud! Neben einem funktionierenden Internetauftritt spielen vor allem die Organisation und die dazugehörigen Prozesse im operativen Bereich eine erhebliche Rolle. Auf dem Weg zum papierlosen Büro kommt man – Stand heute – kaum mehr an guten Cloudlösungen vorbei. 

Die Vallovapor GmbH aus Berlin betreut seit 2009 deutschlandweit ca. 600.000 Wohneinheiten für Verwalter und Eigentümer. Zum Kerngeschäft gehört deutschlandweit die Schimmelbeseitigung mit einem innovativen Verfahren als Instandhaltungsmaßnahme in Mietwohnungen. Mitarbeiter im Einsatz sind ausgerüstet mit Handys oder Tablets und einer openHandwerk-App. Die Mitarbeiter sind deutschlandweit in Ihren Regionen im Einsatz. Gesteuert werden der operative Ablauf und die Einsätze aus der Niederlassung in Alfhausen. Arbeitsscheine oder Begehungsprotokolle holt im Büro niemand mehr ab. Per App oder E-Mail erhalten die Mitarbeiter ihre Aufträge auf ihr Endgerät, die sie bestätigen und von wo sie über die oH-App Begehungsprotokolle, Mieterinstruktionen und Vorher/Nachher-Fotos oder Videos in die Cloud in den entsprechenden angelegten Auftrag bzw. den dazugehörigen Dokumentenordner senden, sodass sofort Rechnungen erstellt werden können. Wenn der Mitarbeiter seinen Auftrag abschließt und die Wohnung oder Baustelle verlässt, sind bereits alle relevanten Daten in der Cloudlösung.

Das war nicht immer so. „Bis 2015 wurden die Dokumente vom Mitarbeiter postalisch ins Büro gesendet, Fotos per E-Mail kommuniziert und in Ordnern abgelegt. Aufträge und der Auftragsstatus wurden in Excel-Listen dokumentiert oder im Papierformat, bis man den Überblick verloren hatte“, so Herr Arkadij Treichler, Betriebsleiter der Vallovapor GmbH.

Eine Lösung musste her, die den Handwerksbetrieb operativ unterstützt, Arbeitsprozesse vereinfacht und ihn auf das wachsende Geschäft vorbereitet. In Zusammenarbeit mit openHandwerk wurde eine kostengünstige und intuitive Lösung für die Digitalisierung gefunden, die nahezu alle Prozesse im Büro abbildet.

Aufträge, die per Telefon, Fax, E-Mail oder Handwerkeranbindungen bei der Vallovapor eingehen, werden im Büro in der Software erfasst. Auftraggeber erhalten sofort eine Auftragsbestätigung. Im Dokumentenmanagementsystem werden vorgegebene Ordner mit Auftragsbestätigungen, Angebote, Lieferscheinen und Materialrechnungen befüllt. Jeder Auftrag ist somit komplett auch nach Jahren nachzuvollziehen und ist somit GoBD-konform.

Nachdem die Büromitarbeiter der Vallovapor GmbH den Auftrag terminiert haben, erhält der Auftraggeber eine Terminbestätigung per E-Mail und der Mitarbeiter alle notwendigen Informationen per App zur Bestätigung. Darüber hinaus hat der Mitarbeiter alle seine Termine für die Woche oder den Monat im Überblick und kann über die App auch seine Arbeitszeiten erfassen, runtergebrochen auf Fahrtzeiten, Arbeitszeiten, Pausen, Krankheits- und Urlaubszeiten.

Nach Fertigstellung der Arbeiten kann der Mitarbeiter der Vallovapor alle notwendigen Dokumente wie Arbeitsscheine, Begehungsprotokolle, Mieterdokumente, Nachträge sowie Fotos (vorher und nachher) sowie Videos per App oder E-Mail in die Cloudlösung senden; und wenn sich der Mitarbeiter auf dem Weg zum nächsten Termin befindet, sind bereits alle Dokumente zur Rechnungsstellung im Büro vor Ort. Über Statusanzeigen können die Mitarbeiter ihre Aufträge nach Dringlichkeit und Stand unterteilen. Subunternehmer anderer Gewerke bindet die Vallovapor bei größeren Maßnahmen in die Lösung mit ein. Erstere liefern dann ebenfalls alle Daten und bekommen Auftragsinformationen per E-Mail oder App. Stand heute arbeitet Vallovapor besonders in Baden-Württemberg und Bayern mit 25 Partnerbetrieben zusammen, die ebenfalls aus der Software mit Informationen versorgt werden und die Dokumente in die Cloud einstellen.

Digitale Auftragshistorie bringt Mitarbeiter der Vallovapor immer auf den gleichen Stand

Eine Auftragshistorie gibt genauen Überblick, wann Aufträge angelegt, terminiert oder erledigt wurden, wann Informationen oder E-Mails an den Auftraggeber gingen, wann Briefe an Mieter automatisch versendet wurden, wann Termine abgestimmt oder Mieter oder Auftraggeber nicht telefonisch erreicht werden konnten. Jeder Mitarbeiter bei der Vallovapor ist somit in der Lage, den aktuellen Status und das bisherige Geschehen in der Software nachzuvollziehen. Egal ob krank oder im Urlaub, jeder im Büro hat auf einen Blick die Übersicht über den Auftrag oder das Angebot. Zuvor waren diese Aufträge oder Angebote nicht bei der Vallovapor zu beantworten, wenn Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter krank oder im Urlaub waren. Bei Beschwerden von Kunden kann per Knopfdruck ein Screenshot versendet werden, der dem Auftraggeber die Auftragshistorie anzeigt.

Rechnungsstellung und digitales Archiv der Vallovapor

Die Rechnungsstellung bei der Vallovapor GmbH erfolgt direkt über die Cloudsoftware openHandwerk aus den bestehenden Aufträgen. Die Vallovapor hat somit alle Angebots- und Rechnungsdaten mit den operativen Auftragsdaten und -unterlagen verknüpft.

„Zu Beginn haben wir openHandwerk lediglich für die Dokumente zum Auftrag genutzt und zur Kommunikation mit den Kunden. Für die Rechnungsstellung  nutzten wir ursprünglich unsere alte Branchensoftware. Wir waren hier jedoch von Nutzerzugängen begrenzt. Ein Arbeiten an mehreren Standorten war fast unmöglich. Stand heute erstellen wir auch unsere Angebote und Rechnungen aus openHandwerk in der Cloud. Wir sind somit deutlich schneller und haben eine Lösung aus einer Hand. Bei der Vallovapor allein in Deutschland wickeln wir mit zwei Büromitarbeitern im Jahr über 1.200 Instandhaltungsaufträge ab, von der Angebotserstellung, Terminierung und Abwicklung sowie Dokumentation bis hin zur Rechnungsstellung. Durch funktionierende digitale Archivfunktionen und durch die bestehenden Prozesse sparen wir jährlich ca. 30.000 EUR an Personalkosten ein und erhöhen unsere Qualität in der Abwicklung“, so Frau Inge Sowiak, Assistenz der Geschäftsführung.

Zwischenfazit

Es ist bemerkenswert, welche Möglichkeiten und Vorteile Anwendungen aus der Cloud – im Prinzip – jedem Handwerksbetrieb bieten können. openHandwerk verfügt über einen Leistungsumfang, der das Tagesgeschäft in jedem Fall smarter werden lässt. Apropos smarter: In Teil II erklären wir, was es mit der Cockpit-Funktion von openHandwerk auf sich hat. Zudem werfen wir einen Blick auf die Funktionen „Arbeitszeiterfassung“, „Digitale Auftragsmappe“ und „BIM“.

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