Update: Instant Messaging fürs Handwerk

Anzeige |Kunden warten nicht gerne. Fast immer muss es schnell gehen. Umständliche E-Mails, lange Telefonate, Warteschleifen, Öffnungszeiten – wer schnelle Lösungen braucht, setzt heute auf Instant Messaging. Business-Versionen der Kurznachrichtendienste sind speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen ausgelegt. Mit Vorteilen für alle Gewerke.

Instant Messenger werden häufig auf Baustellen genutzt. Warum? Das einfache Chatten via Kurznachricht sorgt für reibungslose Abläufe und unterstützt als schneller Problemlöser. Friseure vereinbaren über Messenger Termine, Sanitärbetriebe nutzen die Nachrichtendienste für Produktanfragen im Lager, der Schreiner schickt aus der Werkstatt ein Foto an seinen Kunden. Das Chatten per Messenger eignet sich für alle Handwerksbetriebe, die auf eine optimale interne und externe Kommunikation setzen.

Mittlerweile tummelt sich eine Vielzahl an WhatsApp-Alternativen mit ganz unterschiedlichen Funktionen auf dem Markt. Manche lassen sich optimal als zentraler Kommunikationskanal nutzen, über den auch Support und Service abgewickelt werden, andere haben ihre Stärken eher als digitales Schaufenster, um Produkte und Dienstleistungen anzubieten. In der Regel ist bei den Business- bzw. Enterprise-Versionen das Anlegen eines Unternehmensprofils möglich, das individuell gestaltet werden kann. Registrierungen erfolgen mit Handynummer oder E-Mail-Adresse. Der Vorteil bei der Registrierung per E-Mail, wie es beispielsweise MEMOIO anbietet, liegt darin, dass die Konversation dadurch nicht an einen Mitarbeiter bzw. seine Mobilfunknummer gebunden ist, sondern an die E-Mail-Adresse des Unternehmens. Dadurch kann der Messenger geräteunabhängig genutzt werden.

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Instant Messenger als „kürzester Dienstweg“

Eine Instant Message ist nicht nur schneller verschickt als eine E-Mail, auch die Anforderungen an Formalitäten sind geringer. Die Nachrichten samt Feedback dürfen bewusst knapp ausfallen. Sich kurzfassen wird nicht als unhöflich ausgelegt, sondern erweist sich als nützlich, um schnell zu Lösungen, Entscheidungen und Informationen zu kommen.

In den meisten Fällen entfällt damit auch der Griff zum Telefonhörer, Rückrufe, Weiterleiten, Nachfassen – umständlich Kontakt aufnehmen war gestern. Instant Messenger funktionieren nach einem ganz anderen Prinzip. Einfacher, effektiver und transparenter. Eigenschaften, die in Zeiten immenser Datenmengen und verkürzter Aufmerksamkeitsspannen immer wichtiger werden. Gerade im Handwerk spielt die Dokumentation von Baufortschritten, Schäden oder auch die Beratung und Bemusterung eine große Rolle. Per Instant Messenger sind Fotos, Videos oder Pläne und Skizzen mit einem Klick beim Empfänger. Wer nicht tippen will, dem stehen Spracherkennung und Sprachnachrichten zur Verfügung.

Im Gruppenchat Projekte managen

Während man bei der Kommunikation via E-Mail streckenweise im „CC-Chaos“ versinkt und sich oft durch zig Anhänge wühlen muss, werden in den Gruppenchats der Messenger ganze Projekte im Chatroom gemanagt. Hier kann jeder am Projekt Beteiligte reinschreiben, Dateien und Fotos anhängen und archivierte Diskussionen auch später noch nachvollziehen. Somit stehen Anhänge immer im Kontext des jeweiligen Themas und müssen nicht in den E-Mail-Postfächern oder sonst wo gesucht werden. Auch neue Mitarbeiter haben so Zugang zu bestimmten Themen und ersparen sich mühsames Durchfragen bei Kollegen.

„Das hatten wir doch neulich schon!“ Sie kennen das: Themen, Inhalte, Problemstellungen wiederholen sich. Perfekt, wenn sie jetzt mit einem Klick abrufbar und einsehbar sind. Suchfunktionen durchforsten die Chatverläufe und bieten damit eine wertvolle Hilfestellung, um Vorgänge nach Thema wiederzufinden. So können beispielsweise Tags (= Schlagworte) vergeben werden, die bei einer Suche alle zum Thema gehörigen Konversationen anzeigen.

Integration in Prozesse

Besonders leistungsstarke Systeme sind darüber hinaus in der Lage, den Instant Messenger in Prozesse oder eigene Systeme einzubinden. Messenger, wie zum Beispiel MEMOIO, ermöglichen mittels offener Schnittstelle Abfragen und Interaktionen mit beispielsweise dem Lager, der Buchhaltung, CRM- und ERP-Systemen bis hin zum Webshop. Eine Anbindung an externe Programme, wie zum Beispiel GoogleDocs, Outlook etc., ist in der Regel möglich. Einige Systeme bieten auch eine Suche nach Dokumenten, Dateien, Bildern etc. auf dem firmeneigenen Server bzw. auf den angebundenen Datenbanken an. Business-Messenger müssen nicht zwingend über die Cloud laufen, auch On-Premise-Lösungen sind möglich. Dies allerdings zulasten der Funktionsvielfalt.

Datenschutz

In Sachen Datenschutz wird immer wieder betont, dass Messenger-Dienste wegen geringer Spam-Gefahr sicherer sind. Unternehmen sollten dennoch die Anbieter diesbezüglich vergleichen und darauf achten, dass die DSGVO eingehalten wird und die Server in Deutschland bzw. Europa stehen, keinesfalls aber in den USA, da dort andere Datenschutzbestimmungen gelten.

Fazit

Instant Messaging markiert ein neues Zeitalter des Dialogs im Geschäftsbereich. Es verkürzt Prozesse und sorgt für eine effektivere Gestaltung. Instant Messenger ermöglichen mehr Transparenz, sowohl im Team als auch in der externen Zusammenarbeit. Manche Dienste sind kostenlos oder werden als kostenfreie Einsteigerpakete zum Testen angeboten. Die Devise lautet: einfach ausprobieren, was zum Unternehmen passt! Denn Instant Messaging ist eine zeitgemäße Form der Kommunikation, auf die Handwerksunternehmen nicht verzichten sollten.

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Schlagwörter des Beitrags: Kommunikation, Kunden, Mitarbeiter