Blick in die Praxis: So funktioniert Prozessoptimierung mit der Cloud – Teil II!

Anzeige | Von der Auftragserfassung, über die Abwicklung bis zur Rechnungsstellung werden bei der Vallovapor GmbH sämtliche Prozesse digitalisiert. Für die Instandhaltung bzw. Schimmelsanierung von rund 600.000 Wohneinheiten erhalten die Mitarbeiter über die openHandwerk-App sämtliche Aufträge und Informationen auf ihr Smartphone oder Tablet. Die Kombination aus Cloud und App unterstützt die täglichen Arbeitsabläufe im Büro und am Auftragsort, spart Zeit und reduziert damit oft lästige administrative Nebenschauplätze. Mit openHandwerk wird der gesamte Workflow eines Handwerksunternehmens ohne Datenbrüche mit nur einer App abgedeckt. 

Während der Fokus des ersten Teils auf der Optimierung von Angeboten, Auftragsverwaltung, Rechnungswesen und dem Dokumentenmanagement von openHandwerk lag, erklären wir in Teil II, was es mit der Cockpit-Funktion der App auf sich hat, und beleuchten die Funktionen „Arbeitszeiterfassung“, „Digitale Auftragsmappe“ und „BIM“.

Cockpit-Lösung aus der Cloud

openHandwerk funktioniert wie ein Frontend oder Cockpit, das den ganzen Tag im Einsatz ist. Bereits vor Arbeitsbeginn sehen die Mitarbeiter im Büro, ob die Kollegen in der Instandhaltung pünktlich kommen oder sich verspäten. Mit Informationen wie diesen lassen sich die Kommunikation mit Kunden und die Kundenzufriedenheit deutlich erhöhen. In Zeiten der Digitalisierung erwarten Kunden eine umfangreiche Kommunikation. Kleine Betriebe haben hierfür nicht die notwendigen Ressourcen, große Betriebe verhalten sich dagegen eher arrogant und setzen die Kommunikation nicht um. openHandwerk unterstützt hier die Vallovapor im Hintergrund, sei es mit Auftragsbestätigungen, Terminbestätigungen, Erledigungsvermerken oder automatisch generierten Kundenanschreiben. Der Mitarbeiter im Büro wird entlastet und es entsteht mehr Zeit für das Wesentliche.

Arbeitszeiterfassung per App

Früher wurden Arbeitsscheine und Stundenkonten bei der Vallovapor auf Papier erstellt. Mitarbeiter lieferten diese Dokumente unvollständig oder zu spät. Über die Lösung in der Cloud können Arbeitszeiten schnell und einfach per App oder Internet ausgefüllt und gesendet werden. Die Vorbereitung der Lohnabrechnung ist nur noch eine Sache von Minuten. Darüber hinaus werden Nachrichten versendet, wenn Unterlagen fehlen, und die Vallovapor erhält deutlich mehr Informationen, da die Zeiten mit den Aufträgen an einem Ort hinterlegt sind.

Digitale Auftragsmappe unterstützt beim Vertrieb durch Angebotserinnerungen

Über die digitale Auftragsmappe werden alle Aufträge bei der Vallovapor mit dazugehörigen Dokumenten erfasst. Hier gilt ein ähnliches Verfahren wie bei den Aufträgen. Nach Begehungen zur Angebotserstellung sind die Aufmaße im Handumdrehen in der Cloud, bereit zur Angebotserstellung. Angebote können hier hinterlegt oder durch openHandwerk erzeugt werden. Auf Wunsch erhalten die Auftraggeber alle sieben Tage eine Erinnerung über das Angebot. Manchmal erhält die Vallovapor nach Monaten Aufträge. Recherchen haben ergeben, dass die Angebote durch die Auftragserinnerungen auch nach Monaten noch angenommen werden.

„openHandwerk ist weit mehr als ein Dokumentenmanagement oder eine Software des Rechnungswesens. Über unsere Lösung lassen sich Handwerksbetriebe sowohl von den Zahlen her als auch vom operativen Geschäft monitoren. Über Soll-Ist-Vergleiche können Aufträge und Zeitaufwand bewertet oder Mitarbeiter bezüglich Aufträgen und Umsätzen verglichen werden. Für Geschäftsführer oder Eigentümer liefert die Lösung einen bisher nicht da gewesenen Überblick, wo der Betrieb aktuell steht. Als Frontend-Lösung ist openHandwerk den ganzen Tag im Einsatz und unterstützt das Handwerksbüro beim ganztägigen Geschäft“, so Sascha Herzberg, CTO der openHandwerk GmbH.

Anhand der Vallovapor GmbH wird deutlich, was mit Digitalisierung im Handwerk möglich ist. Es geht hierbei nicht um das Wegrationalisieren von Arbeitsplätzen, sondern vielmehr um das Automatisieren von Arbeitsabläufen und Wettbewerbsvorteilen, um so den Mitarbeitern neue Freiräume zu schaffen, sich im Betrieb mehr zu verwirklichen, wofür normalerweise wenig Zeit bleibt. Mit digitalen Lösungen werden nicht nur die Prozesse im Büro optimiert. Gleiches gilt für Baustellen oder Auftragsorte. Betriebe können so auch mehr Umsatz vor Ort erzielen – ohne erheblichen Mehraufwand und ohne große Budgets oder Personalkosten.

Die Digitalisierung scheint in allen Geschäftsbereichen angekommen zu sein. Im Handwerk stehen wir noch am Anfang. Dies ist jedoch kein Nachteil, sondern eine Chance für jeden einzelnen Betrieb. Es gewinnt diesmal nicht der Stärkste, sondern der Betrieb, der nicht stehen bleibt.

Aktueller Stand und BIM

Stand heute ist die Handwerkersoftware openHandwerk in der Lage, E-Formulare und E-Signaturen abzubilden. Jedes individuelle Formular kann für Unternehmen über die App abgebildet werden. Darüber hinaus verfügt das Angebots- und Rechnungswesen über eine Positionsgliederung, Teil- und Abschlagsrechnungen, eine GAEB-Funktion sowie über IDS-Connect und Datanorm für die Beschaffung über den Großhändler oder Hersteller. Projektpläne können abgebildet, Subunternehmer eingebunden werden. Eine voll eigenständige Lösung mit einem großen Produktspektrum.

openHandwerk ist dabei, sich über Schnittstellen jedoch zur Multicloud weiterzuentwickeln. BIM gehört natürlich dazu. In einer der nächsten Versionen werden auch BIM-Produktdaten weiterverarbeitet, um sich frühzeitig auf BIM einzustellen und mit anderen Lösungen zu verknüpfen.

openHandwerk will Handwerksbetrieben, Bauunternehmen und Planern lückenlose Prozesse liefern, um sich effizienter aufzustellen.

Fazit

Handwerker-Apps gibt es mittlerweile wie Sand am Meer. Ein entscheidender Vorteil von openHandwerk ist die gewerkeübergreifende Performance. openHandwerk stellt nicht nur eine Insellösung dar, die einen Teilbereich eines Unternehmens digitalisiert, sondern bietet als Multicloud zahlreiche Möglichkeiten, einen reibungslosen Ablauf der gesamten handwerklichen Prozesse abzubilden und alle an einem Auftrag Beteiligten in einer Cloud zu vernetzen. Intern wie auch extern. Diese herausragenden Funktionen heben openHandwerk in den Olymp der Handwerker-Apps.