Ordnung beginnt im Kopf – mit Task-Management-Tools wird jede Aufgabe zum Kinderspiel

Wir alle steuern gerade auf eine „neue Normalität“ hin. Zwei Schlagworte, die auch das Handwerk betreffen. Denn es hat sich gezeigt, wie existenziell wichtig es ist, schnell in einen effizienten Remote-Modus umschalten zu können, um auch mobil optimal organisiert zu sein. Der beste Zeitpunkt also, das Thema Aufgabenorganisation auf den Prüfstand zu heben. Mit Task-Management-Tools aus der Cloud können Sie Ihre Aufgaben ganz einfach visuell darstellen und dem ganzen Team zugänglich machen. Die Bedienung ist einfach. Der Output genial. Das Stresslevel geht gegen null.

Läuft der Workflow in Ihrem Unternehmen rund? Im Team, auf der Baustelle, im Büro und im Home-Office? Oder wissen Sie auch nicht so genau, wer gerade an welcher Aufgabe sitzt? Wühlen Sie sich für Rückfragen durch Zettelchaos und endlose E-Mail-Verläufe? Dauert die Erledigung mancher Aufgaben viel zu lange?

Wenn Sie diesen Zustand schnell beheben wollen, hilft nur eines: Machen Sie Schluss mit Excel-Tabellen, die auf den Festplatten Ihrer Rechner herumwabern, verabschieden Sie sich von physischen Organisationsboards, die so flexibel sind wie Stahlträger, und hören Sie damit auf, Checklisten zu schreiben, die sich zu unerledigten Papierbergen auswachsen. Es geht viel einfacher.

Mit den richtigen digitalen Aufgabenmanagement-Tools bringen Sie jede Aufgabe schnell und unkompliziert zum Ziel. Gerade für kleinere Handwerksbetriebe, deren Mitarbeiter sich an verschiedenen Orten im Einsatz befinden, ist das die einzige zeitgemäße Alternative, um Aufgaben optimal zu steuern.

Wofür brauche in ein Task-Management-System?

In einem Task-Management-System werden Aufgaben verteilt und gleichzeitig Termine und Fristen dafür festgelegt. Das Besondere ist, dass sämtliche Projektverläufe übersichtlich und grafisch ansprechend visualisiert werden. Abläufe sind jederzeit nachverfolgbar. Die meisten Tools setzen auf intuitive Techniken wie die bewährte „Kanban-Methode“. (Der japanische Begriff Kanban bedeutet „Tafel“.) Auf einer Tafel werden einzelne Listen erstellt und jeder Liste wiederum Aufgaben zugeordnet. Die Einbindung in andere bevorzugte Kommunikationskanäle setzt bezüglich Produktivität noch eins oben drauf.

Was kann ein Task-Management-Tool?

Aufgaben werden mithilfe von To-do-Listen an einzelne Mitarbeiter oder Teams verteilt. An dieser Stelle können die Benutzer zum Beispiel Dateien anhängen, Kommentare abgeben und Deadlines festlegen. Eine Statusanzeige ermöglicht den Einblick in den Fortgang der einzelnen Aufgaben. Meist farblich unterlegt kann der Arbeitsfortschritt jeder Aufgabe abgelesen werden, z. B. „in Arbeit“, „erledigt“, „in Prüfung“ etc. Die Darstellungsform – als Liste, Kanban-Board oder Kalender – ist in der Regel frei wählbar.

Welche konkreten Vorteile bieten Online-Tools im Arbeitsalltag?

1. Besser im Team kommunizieren

„Teamwork“ muss jetzt verstärkt auch im Home-Office realisierbar sein. Dank Task-Management-Tools können Mitarbeiter heute von überall aus unabhängig zusammenarbeiten. Vorteil: Aufgaben, Nachrichten, Kommentare, Dokumente und die komplette Kommunikation sind übersichtlich dokumentiert, archiviert und jederzeit einsehbar. Mittels Freigaben wird festgelegt, welche Personen an welchem Projekt mitarbeiten. Alle freigegebenen Teilnehmer sind damit immer auf dem aktuellsten Stand. Kollege A sieht, wie weit Kollege B mit einer Aufgabe ist. Verzögerungen, Rückfragen, Aktualisierung von Dokumenten etc. sind transparent.

2. Projekte optimal organisieren

Durch die Sicherung der Daten in der Cloud lassen sich auch komplexe Projekte einfacher und effizienter steuern. Anrufe und Meetings können auf ein Minimum reduziert werden, da die Kommunikation auf dem kürzesten Weg erfolgt. Wie ist der Entwicklungsstand eines Projektes? Welche Aufgaben sind bereits fertiggestellt oder welche haben eine besonders hohe Dringlichkeit? Sämtliche Schritte sind strukturiert und übersichtlich gestaltet. Verschiedene Einstellungen, die je nach Anbieter variieren, bieten nützliche Funktionen an. Zum Beispiel lassen sich einzelne Listen farblich absetzen. Was sich relativ unspektakulär anhört, ist im Projektprozess eine Riesenerleichterung, geht man einmal davon aus, dass meistens zig Tafeln bestehen, die wiederum zig Listen beinhalten. (Wer die verschiedenen Anbieter vergleicht, wird feststellen, dass dies keine Selbstverständlichkeit ist.) Auch kann zum Beispiel festgelegt werden, ob bei Fälligkeit einer Aufgabe eine E-Mail an den entsprechenden Mitarbeiter versendet wird. Eine Option, die doppelte Sicherheit schafft, um garantiert keine Deadline zu verpassen.

3. Daten überall verfügbar

Der Vorteil von cloud- oder webbasierten Tools ist die zentrale Speicherung aller Dokumente. Die Daten stehen überall zur Verfügung – im Büro, im Home-Office, unterwegs – und müssen nicht mehr extra auf ein Speichermedium kopiert werden. Sollte ein Endgerät verloren gehen, sind die Daten trotzdem noch vorhanden.

4. Zeit sparen

Task-Management-Systeme kommen mit weniger Formalitäten aus. Nachrichten, Kommentare, Feedback können bewusst kurz ausfallen. Niemand muss sich mit ausgefeilten Formulierungen oder Höflichkeitsfloskeln aufhalten. Was zählt, ist ein effizienter und schneller Frage-und-Antwort-Prozess.

5. Ordnung schaffen

Die „Tafel“ ist immer aufgeräumt. Es besteht praktisch keine Chance, ein unübersichtliches Chaos zu erzeugen, da alle relevanten Informationen einer Aufgabe direkt an einem Ort innerhalb der Aufgabe zusammengefasst werden.

Darauf sollten Sie beim Einsatz von Task-Management-Tools achten:

• Die App muss übersichtlich und leicht verständlich sein. Zu komplexe Systeme demotivieren nur.

• Ein gutes Task-Management-System sollte idealerweise an bestehende Kommunikationssysteme andocken können.

• Stehen alle relevanten Funktionen für Ihr Unternehmen zur Verfügung? Wenn nicht, weitersuchen.

• Das Preis-Leistungs-Verhältnis muss stimmen. Hier kommen Sie um eine sorgfältige Recherche und Vergleiche nicht herum. Achten Sie darauf, dass Sie Basisversionen kostenfrei nutzen können, um das Tool zu testen. In vielen Fällen reicht die Basisversion sogar langfristig aus.

• Eine Statusanzeige ist Pflicht. Um Termine für Aufgaben einhalten zu können, ist es wichtig, zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über den Status quo der Aufgabenbearbeitung zu haben. So können auch eventuelle Fehlentwicklungen rechtzeitig erkannt werden.

• Um Rückfragen zu vermeiden oder zu reduzieren, ist es sinnvoll, neben der reinen Aufgabenbeschreibung sämtliche Zusatzinformationen, wie zum Beispiel Dateien, Fotos, Pläne etc., hochzuladen, die für die Erledigung der Aufgabe relevant sind.

• Jeder Mitarbeiter sollte mit dem System bestens vertraut sein. Nur wenn alle den gleichen Wissensstand haben und die Anwendungen richtig nutzen, ist das Aufgabenmanagement auch effizient. Schulungen ergeben hier durchaus Sinn, um allgemeine Schwierigkeiten früh zu erkennen. Prüfen Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern, ob die ausgewählte Lösung wirklich eine Erleichterung und ein transparentes Aufgabenmanagement darstellt.

• Aufgabenvolumen richtig einschätzen. Es reicht nicht, wahllos Aufgaben zu verteilen. Auch der Zeitrahmen für die Erledigung muss realistisch sein. Nehmen Sie das Feedback der Mitarbeiter ernst.

• Fangen Sie klein an. Nehmen Sie sich lieber zunächst einen kleinen Bereich vor. Prozesse ähneln sich, ob klein oder komplex. Das ermöglicht Testläufe ohne Risiken und schafft die Möglichkeit, relativ unkompliziert eventuell doch auf eine andere Anwendung umzuswitchen.

• Prüfen Sie vor der Nutzung eines neuen Systems, ob ein Umstieg auf ein anderes Task-Management-System problemlos möglich ist, und vor allem auch, welche Systeme das betrifft. Denn wenn eine Anwendung sich als nicht passend erweist, muss ein schneller Wechsel möglich sein.

• Vermeiden Sie, Unmengen von Boards und Listen anzulegen, denn eine zu große Anzahl bewirkt das Gegenteil von dem, was Sie erreichen wollen: eine glasklare Übersicht.

• Stellen Sie sicher, dass Ihr Tool auch mobil nutzbar ist.

Bevor Sie loslegen

Wer macht was bis wann? Eine der wichtigsten Fragen bei der Verfolgung von Unternehmenszielen. Für alle, die weniger verwalten und dafür effizienter arbeiten wollen, führt an einem leistungsfähigen Task-Management-Tool also kein Weg vorbei. Allerdings: Task-Management beginnt im Kopf. Wichtigste Voraussetzung ist das entsprechende Mindset, eine gemeinsame Arbeitsorganisation überhaupt zu wollen. Nur so können Sie auch Ihre Mitarbeiter überzeugen und den maximalen Output erzielen. Denn Task-Management ist eine Wir-Aufgabe.

Mit diesen Apps können Sie Ihre Aufgaben spielend erledigen

Die Auswahl an Tools erscheint riesig. Viele sind extrem leistungsstark, wenn es darum geht, Aufgaben stringent zu erledigen. Diese große Anzahl macht es allerdings nicht immer leicht, das Passende zu finden. Wir haben fünf Anwendungen näher unter die Lupe genommen, die zum Download bereitstehen. Darüber hinaus gibt es unzählige andere Systeme, die mit ganz ähnlichen oder abweichenden Funktionen unterschiedlichste Anforderungen erfüllen. Wir haben uns auf MeisterTask, Trello, Microsoft To Do, Wrike und Asana beschränkt und geben einen kurzen Einblick in die jeweiligen Features. Die Auswahl bringt Sie der Funktionsweise von Task-Management-Systemen näher und kann als Kriterienkatalog für die Wahl Ihrer Tools hilfreich sein.

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