Altes geht, Neues kommt: ERP im Handwerk

Eine saubere Handwerksarbeit ist das A und O eines Betriebes. Sie allein sagt jedoch wenig über die Wirtschaftlichkeit eines Betriebes aus. Erst, wenn auch sämtliche Prozesse um die handwerkliche Arbeit herum reibungslos ablaufen, wird ein Projekt zum Erfolg. Ziel muss es sein, Geschäftsabläufe digital zu vernetzen und zu steuern und damit den administrativen Aufwand deutlich herunterzufahren. Mit ERP-Systemen haben Sie Ihre Daten und Zahlen im Blick und sind in der Lage, Einsparpotenziale rechtzeitig zu erkennen und ineffiziente Prozesse zu optimieren. Wer wettbewerbsfähig bleiben möchte, wird an ERP (Enterprise Ressource Planning) über kurz oder lang nicht vorbeikommen.

Was ist ERP?

Laut einer aktuellen Studie des Digitalverbands Bitkom in Zusammenarbeit mit dem Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) nutzt mehr als die Hälfte aller Handwerksunternehmen digitale Technologien. Darunter kommen zunehmend ERP-Systeme zum Einsatz. Kein Wunder, stellt eine solche branchenbezogene Lösung dank ihrer vielseitigen Funktionen doch eine enorme Arbeitserleichterung dar. Warum? Je höher der Organisationsaufwand in einem Unternehmen ist, desto unübersichtlicher werden in der Regel die Prozesse. Hier greift ERP: Speziell auf das Handwerk abgestimmte Komponenten führen relevante Daten aus den Bereichen Finanzen, Personalwesen, Warenwirtschaft und Produktion etc. zusammen und können aufgrund einer gemeinsamen Datenlage handwerkliche und kaufmännische Prozesse lückenlos miteinander konfigurieren und steuern.

Um Aufgaben mit geringem Aufwand zu erledigen, schafft ERP-Software ein digitales Netz, in dem es über Schnittstellen mit der bestehenden IT-Infrastruktur verbunden wird, bzw. sie kurz- oder langfristig komplett ersetzt. ERP-Software ist in der Regel modulartig aufgebaut. So kann sie für unterschiedliche Bereiche eingesetzt werden. Im Optimalfall laufen sämtliche Unternehmensbereiche über nur ein System. Weil Handwerker permanent unterwegs sind, ist die Nutzung auf mobilen Endgeräten Standard. Ebenso wie die Anpassung an die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens.

Anwendungsbeispiele für ERP in Handwerksbetrieben

Finanz- und Rechnungswesen

ERP kann bei vielfältigen kaufmännischen Aufgaben eines Unternehmens unter die Arme greifen. Rechnungen, Zahlungsverkehr, Mahnwesen, Forderungsmanagement, Verbindlichkeiten, Betriebskosten, Buchhaltung, Jahresabschluss etc. können wesentlich schneller und effektiver verarbeitet, gesteuert und analysiert werden. Buchhaltung und Controlling greifen auf valide, weil digital erfasste, Werte zurück und versetzen Betriebe so in die Lage, aufgrund einer zentralen Datenlage Projekte besser planen zu können und immer einen Überblick über die Kosten zu haben.

Mitarbeitermanagement

Ein wichtiges Basismodul eines guten ERP-Systems sind Lohnbuchhaltung und Personalverwaltung. Hierzu gehören: Stellenbesetzung, Karriereplanung, Personalentwicklung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Gehaltsanpassung und Features zu Zeiterfassung. Auch Reisekostenabrechnung kann in einem ERP-System enthalten sein.

Warenwirtschaft und Logistik

Im Gegensatz zu herkömmlicher Warenwirtschafts-Software besitzt ein ERP-System einen deutlich größeren Funktionsumfang. Die Prozesse entlang der Wertschöpfungskette, wie zum Beispiel Auftragsbearbeitung, Wareneingang, Warenausgang, Materialmanagement sowie zahlreiche weitere Bereiche, die für einen reibungslosen Workflow von großer Bedeutung sind, werden durch eine ERP-Software derart optimiert, dass Unternehmen von einer vorausschauenden Produktionsplanung und einer übersichtlichen Lagerhaltung profitieren.

Kundenmanagement und Marketing

In der Regel beinhalten ERP-Systeme zum Beispiel auch eine komplette CRM-Lösung. Damit kann die Software auch in das Kundenmanagement, in Verkauf, Marketing und Service integriert werden. Der Vorteil liegt klar auf der Hand: Sämtliche relevanten Kundendaten, die eine Schnittstelle zum Kunden bilden, stehen an einem zentralen Ort zur Verfügung. Ein klares Plus für Ihren Kundenservice.

Spezialmodule

Für das Handwerk besonders interessant sind Spezialmodule, mit denen beispielsweise Aufmaße angefertigt werden können, die komplett digital direkt vor Ort in die Angebotserstellung einfließen.

Cloud vs. Firmenserver

ERP-Systeme werden sowohl als On-Premise-Lösung als auch zur Nutzung in der Cloud angeboten. Die Entscheidung für eines der Systeme sollte gut überlegt sein. Auch hybride Modelle sind denkbar. Eine fundierte Recherche ist nötig, um herauszufinden, welches System sich im Unternehmenskontext als das profitabelste herausstellt.

On-Premise-Software

Hier steht der Server, auf dem die Software installiert wird, im eigenen Betrieb. Anschaffung der Hardware, Administration, Wartung und Datensicherheit liegen in der Hand des Unternehmens. Lokal installierte On-Premise-Software wird überwiegend in großen Unternehmen genutzt, die aufgrund von komplexen Anforderungen von einer individuellen Anpassung, bzw. Funktionserweiterungen des Systems profitieren. Wer in seinem Betrieb lieber selbst die Verantwortung für Funktionalität und Datensicherheit übernimmt, ist mit einer On-Premise-Lösung gut beraten. Unabhängig von einem externen Provider zu sein, kann zusätzliche Spielräume schaffen. Da die Lizenz einmalig erworben wird, entstehen keine laufenden Kosten. Da das System jedoch die Installation einer eigenen IT-Infrastruktur inklusive Fachpersonal unbedingt notwendig macht, sind die Einstiegskosten hoch. Systemausfälle gehen allerdings aufs eigene Konto, genauso wie der Aufwand für Einrichtung, Wartung, regelmäßige Updates und Schulungen. Die Arbeit mit einer On-Premise-Anwendung ist offline möglich und unabhängig von einer stabilen Internetverbindung.

ERP in der Cloud: SaaS-Lösungen

Durchgesetzt haben sich mittlerweile jedoch SaaS-Lösungen (Software-as-a-Service) aus der Cloud. Da sie nicht lokal auf Firmenrechnern installiert werden, braucht es lediglich einen zuverlässigen Internetzugang. SaaS-Lösungen eignen sich für Unternehmen kleinerer und mittlerer Größe, da die Installation relativ unkompliziert ist. Der orts- und geräteunabhängige Zugriff auf sämtliche Daten ist einer der Hauptvorteile von ERP-Cloudlösungen. Auftragsdaten einsehen, Bestellungen vor Ort auf Baustelle oder beim Kunden auslösen, über Kundendaten in Echtzeit von unterwegs informiert sein – dies schafft ein enormes Maß an Flexibilität und Effizienz. Ein weiterer Vorteil von Cloud-Lösungen ist die branchenspezifische Anpassung, was gerade im Handwerk von großer Bedeutung ist. SaaS-Lösungen werden in der Regel gemietet, so dass monatlich planbare Pauschalkosten anfallen. Dafür hat das Unternehmen komplett den Rücken frei, da der Cloud-Anbieter Hardware, Wartung, Updates übernimmt. Unternehmensrelevante Daten werden damit ausgelagert. Achten Sie auf alle Fälle darauf, dass die Server in Europa stehen. Wer keine eigene IT-Abteilung hat oder haben möchte, für den ist die webbasierte ERP-Lösung ideal.

Was unterscheidet ERP von einer klassischen Handwerkersoftware?

Klassische Branchenlösungen sind in der Regel auf bestimmte Bereiche ausgerichtet, zum Beispiel CRM oder Warenwirtschaft. Ein ERP-System hingegen ist in der Lage, die gesamten unternehmerischen Prozesse zu steuern. Die gemeinsame Datenlage, auf die von den unterschiedlichen Bereichen eines Handwerksunternehmens zugegriffen wird, ermöglicht es, Prozesse auch abteilungsübergreifend zu optimieren. Mit einer ERP-Software gehören umständliche Insellösungen der Vergangenheit an.

Das sollten Sie vor der Wahl Ihres ERP-Systems beachten:

Da ein ERP-System unter Umständen tief in die bestehenden Strukturen eines Betriebes eingreift, sollte ein Unternehmen sich in jedem Fall auf eine fundierte interne oder externe Expertise stützen können, wenn es um die Auswahl der geeigneten ERP-Software geht.

Bevor Sie sich auf die Suche nach einer passenden Software machen, sollten Sie folgende Fragen vollständig beantworten können: 

• Welche Bereiche Ihres Unternehmens sollen optimiert werden?

• Wo gibt es Schwächen in Ihrem/Ihren aktuellen System/en?

• Was versprechen Sie und Ihre Mitarbeiter sich von einer ERP-Software?

• Sollen Ihre Daten auf einem firmeninternen Server gespeichert werden oder in der Cloud?

• Welche Mitarbeiter sind für die Planung/en mit einzubeziehen?

Auswahl der Software

Sie werden schnell feststellen, dass der Markt an ERP-Software sehr groß ist. Lassen Sie sich davon nicht beirren. Ziehen Sie zwei bis drei Lösungen in die engere Wahl und nutzen Sie die Möglichkeit, Testversionen zu bestellen und gemeinsam mit den Kollegen/Abteilungen zu prüfen, bei welcher Lösung der Funktionsumfang am ehesten den gemeinsamen Vorstellungen und Anforderungen entspricht.

Fazit

Wer reibungslose und transparente Abläufe wünscht, sollte nicht länger auf Insellösungen setzen. Vor allem als Cloud-Lösung ist ERP im Handwerk leistungsstark. So können Unternehmen das IT-Thema komplett outsourcen und müssen sich nicht mit einer Vielzahl von unterschiedlichen Anwendungen herumschlagen. Das Ergebnis sind glasklare und hochprofessionelle Prozesse, die sich durchs ganze Unternehmen ziehen und sich beliebig an aktuelle Anforderungen anpassen lassen.

(Erstveröffentlichung: forum handwerk digital, 07/2020)