Worauf es bei der mobilen Zeiterfassung wirklich ankommt

Sie arbeiten noch mit Stundenzetteln? Dann ab damit in die Tonne! Mit digitaler Zeiterfassung erhalten Sie auf ganz einfache Weise eine lückenlose Dokumentation von Arbeitszeiten, Standorten und Tätigkeiten. Damit wissen Sie minutengenau, wie lange Ihre Mitarbeiter für einen Auftrag brauchen. Aus der Software lässt sich direkt die Rechnung an den Kunden verschicken. Doch das ist längst nicht alles: Mit Zeiterfassungs-Apps sind Sie von überall aus informiert. Parken Sie die Daten in der Cloud, spielt es keine Rolle, mit welchem Endgerät Sie darauf zugreifen.

Erfahren Sie, was mit digitaler Zeiterfassung alles möglich erscheint und was Sie bei der Auswahl beachten sollten. Lesen Sie, warum die mobile Zeiterfassung mehr ist als nur ein digitaler Lohnzettel.

Saubere Erfassungsdaten

Unleserliche Fresszettel mit fehlenden Angaben sollten unbedingt der Vergangenheit angehören. Mit mobiler Zeiterfassung sind Sie viele Probleme auf einmal los. Sie sparen nicht nur Zeit und Geld, sondern auch einen Haufen Ärger. Wer statt nerviger Rückfragen und umständlicher Suche in Ordnern sämtliche Arbeitszeiten ohne Medienbruch verfügbar haben möchte, der findet zahlreiche digitale Zeiterfassungslösungen, mit denen via Smartphone, Tablet, Notebook oder auch stationär auf dem Desktop minutengenaue Daten erfasst werden können. Damit stehen Ihnen immer zuverlässige Werte zur Verfügung und eine saubere und übersichtliche Dokumentation.

Was wird erfasst?

Sie können Fahrzeiten, Arbeitszeiten, Pausen, Urlaub, Saison-, Kurzarbeit, Tagelohn, Winterausfallgeld, eigene Tarifregelungen, Zuschläge für Überstunden, Arbeit an Sonn- und Feiertagen, Zeiten von eventuellen Zusatzarbeiten, Spesen, Fahrtkosten, Übernachtungen sowohl von einzelnen Mitarbeitern, Bauleitern, Subunternehmern und ganzen Kolonnen mit wenigen Klicks erfassen. Auch Projektinformationen auf der Baustelle, bei der Wartung oder beim Kunden können über die Zeiterfassung eingegeben werden.

Integration in betriebliche Software

Der entscheidende Vorteil einer mobilen Zeiterfassung ist die Kopplung mit der betrieblichen Software (ERP). Die erfassten Daten können auf dem Betriebsserver gespeichert oder im Optimalfall in der Cloud gesichert werden. Bei einer Cloud-Lösung stehen die Daten jederzeit im Innen- und Außendienst in Echtzeit zur Verfügung.

Sie müssen keine Ordner mehr wälzen, sämtliche Eingaben können nach Bedarf lückenlos und automatisch auf die unterschiedlichen Kostenträger und Kostenstellen gebucht werden.

Dies bringt Effizienzvorteile bei bzw. beim:

Lohnabrechnungen
der Rechnungsstellung
Bautagesberichten (den Baufortschritt in Echtzeit mitverfolgen)
der Nachkalkulation
Fototagebuch (um den Baufortschritt rechtssicher zu dokumentieren; das Foto landet immer gleich beim richtigen Projekt und muss nicht verschickt werden)
der Einsatzplanung
Mängelmanagement
der automatischen Erstellung von Tages-, Wochen- und Monatsberichten
der Suche nach anderen Projekten, wenn ein Mitarbeiter z. B. auf eine andere Baustelle gerufen wird
der Leistungsdokumentation von Subunternehmern (so erhält man bei Festpreisangeboten wichtige Angaben über den tatsächlichen Arbeitsaufwand)

Mehr als nur ein digitaler Stundenzettel

Die mobile Zeiterfassung ordnet die Zeiten darüber hinaus automatisch einer Baustelle oder einem Bauteil zu. Damit sinkt die Fehlerquote gegen null. Mit den erfassten Zeiten liegen außerdem jederzeit schnell verfügbare Angaben zu Personalkosten vor, die als Grundlage für weitere Projekte dienen. Neue Projekte sind damit besser planbar und für Mitarbeiter und Kunden transparent und nachvollziehbar.

Des Weiteren kann man bei der Rechnungsbearbeitung mit einem Klick feststellen, wenn ein Auftrag nicht mit der Kalkulation übereinstimmt. Plausibilitätsabfragen nach unternehmensrelevanten Vorgaben können Aufschluss über Standort, Schichteinhaltung und Pausen etc. geben. Gekoppelt an Ihr Materialwirtschaftssystem sind Sie zudem in der Lage, den Deckungsbeitrag für laufende Projekte zu ermitteln.

Mit einer digitalen Zeiterfassung ist es einfach, die gesetzlichen Vorgaben laut Arbeitszeitgesetz (AZG) sowie Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AentG) zu erfüllen. Laut dieser müssen Arbeitszeiten aller Lohnempfänger lückenlos dokumentiert werden, um die Einhaltung von Mindestlöhnen, Tarifverträgen und zeitliche Höchstgrenzen überprüfen zu können.

Sofern die eingesetzten Geräte GPS unterstützen, kann zusätzlich nachvollzogen werden, wo die Daten eingegeben wurden. Allerdings ist dann darauf zu achten, dass die Mitarbeiter über die Ortung Bescheid wissen. Vor allem dann, wenn diese ihre Fahrzeuge nicht nur geschäftlich, sondern auch privat nutzen.

Mittels NFC-Technik können beispielsweise Fahrzeiten direkt live aufgezeichnet werden. Hierfür wird ein NFC-Tag im Fahrzeug angebracht. NFC-Tags werden ebenso auf Baustellen eingesetzt, wo die Zeiten per Smartphone-Scan erfasst werden können.

Eine mobile Zeiterfassung, die zu Ihnen passt, sollte:

einfach und intuitiv sein
in die betriebsinterne Software integrierbar sein
für Lohnverarbeitung und Fotodokumentation erweiterbar sein
Nutzungsmöglichkeiten für alle gängigen mobilen Endgeräte bieten
die Zeiten automatisch einer Baustelle oder bestimmten Baubereichen zuordnen können
eine Offline-Nutzung anbieten, damit der Einsatz auch in entlegenen Gegenden mit schlechtem Netz garantiert ist
eine verschlüsselte Datenübertragung gewährleisten
an individuelle Betriebsvereinbarungen anpassbar sein
ein leistungsfähiges Rechte-Management in die App integriert sein, wenn Einträge optional nachträglich korrigiert werden können (falls Aktionen dieser Art nicht gewünscht sind)
nicht zur Überwachung der Mitarbeiter dienen, sondern zur Dokumentation, was die Mitarbeiter leisten

Welcher Aufwand entsteht für das Unternehmen?

Neben der sorgfältigen Auswahl einer geeigneten Software bzw. App müssen Sie lediglich Kunden- und Auftragsdaten pflegen und Ihre Mitarbeiter befähigen, die mobile Zeiterfassung optimal einzusetzen.

Fazit

Das Angebot an Lösungen zur mobilen Zeiterfassung erscheint recht unübersichtlich. Von bemerkenswert flexiblen kostenfreien Lösungen bis hin zu kostspieligen Gesamtlösungen ist alles drin. Sie wissen jetzt, worauf Sie achten sollten, bevor Sie sich für eine Anwendung entscheiden. Denken Sie daran: Richtig effektiv ist eine mobile Zeiterfassung erst dann, wenn sie auch an die Schnittstellen in Ihrem Büro optimal andockt. Sollten Sie irgendwo in Ihren Prozessen doch noch einen Ordner aus dem Regal herausholen müssen, um Daten gegenzuchecken, werden Sie längst nicht alle Effizienzvorteile voll auskosten können.

Schlagwörter des Beitrags: Apps, Mobiles Arbeiten