Diese fünf Business Apps dürfen auf keinem Handwerker-Smartphone fehlen

Wer sie hat, möchte sie nicht mehr missen. Die Rede ist von Business Apps, die in einem smarten Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken sind. Ob es um mobile Zeiterfassung, GPS-Lokalisierung, Kundenkommunikation, Einkauf oder um die Arbeit im Team geht – Business Apps sind wahre Lieblinge für Unternehmer, Meister und Gesellen, kurz: für alle, die innerhalb eines Unternehmens ständig miteinander kommunizieren. Sie wollen schnell auf Kundenanfragen reagieren, auf der Baustelle flexibel sein und Arbeitsprozesse durch kurze digitale Wege verkürzen? –Willkommen in der Welt der Business Apps!

Überwachung von Werkzeugen und Geräten: mit der digitalen Betriebsmittelverwaltung

Mithilfe einer digitalen Betriebsmittelverwaltung können Sie die Bestände und den Verbleib Ihrer unterschiedlichen wertvollen Geräte, Werkzeuge und Materialien im Unternehmen und auf Baustellen lückenlos überwachen bzw. nachvollziehen. Statt sich auf Exceltabellen, Magnetkarten, Ausgabemarken oder gar Strichlisten zu verlassen, können Sie mit Barcodes und RFID-Tags alle relevanten Informationen zu den einzelnen Betriebsmitteln vom Trennschleifer über Rohre bis hin zu den Arbeitshandschuhen digital erfassen und abspeichern. Sie haben so jederzeit den Überblick darüber, ob eine Maschine im Magazin steht oder auf einer bestimmten Baustelle im Einsatz ist und welcher Mitarbeiter sie wann entnommen hat. Sogar Wartungs- und Prüftermine können Sie so organisieren und Garantieansprüche erhalten.

Damit das immer auch auf Ihrem Smartphone funktioniert, braucht es – Sie ahnen es bereits – eine cloudbasierte Lösung inklusive App. So lässt sich zum Beispiel auch der Bewegungsfluss von Materialien dokumentieren. Fragen Sie doch zur Einführung der digitalen Betriebsmittelverwaltung in Ihrem Unternehmen auch nach entsprechenden Services, Erfahrungen und konkreter Unterstützung bei den Zulieferern, Großhändlern oder Herstellern nach, mit denen Sie zusammenarbeiten. Oftmals finden sich hier bereits erprobte Systeme, die sich ins laufende Tagesgeschäft integrieren lassen. So zum Beispiel von Hilti oder Würth.

Das Büro ist überall

Mobile E-Mail-Lösung, Online-Speicher mit Benutzersteuerung, Online-Team-Kalender und webbasierte Office-Anwendungen obendrauf. So sieht heute das Büro auf dem Handy aus. Es gibt einige Anbieter, die diesen Leistungsumfang noch wesentlich übertreffen und dafür frei zusammenklickbare Pakete bereitstellen. Achten Sie darauf, dass Sie die Funktionen wählen, die Sie wirklich benötigen, und die Kosten nach Paketumfang gestaffelt sind.

Ihr Vorteil gegenüber einer gekauften Lizenzlösung: Abgerechnet werden solche Mobile-Office-Pakete flexibel, meist nach tatsächlichem Nutzungszeitraum und Nutzeranzahl. Sie verfügen immer über die aktuelle Version. Meist können Sie die Funktionen dieser Cloud Services auch kostenlos vorab testen. Achten Sie darauf, dass sich der Anbieter Ihrer Wahl explizit zur Einhaltung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für seine Plattform-Dienste verpflichtet.

Beispiele für solche Office-App-Pakete sind Microsoft 365 oder die Google G-Suite.

Mobile Zeiterfassung vs. Zettelchaos

Zum „Ein- und Ausstempeln“ auf der Baustelle eignet sich heute (fast) jedes Smartphone oder Tablet. Voraussetzung: eine entsprechende App, eine mobile Internetanbindung und eine Cloud-Lösung im Hintergrund, die alle in Ihrem Unternehmen praktizierten Arbeitszeitmodelle abbildet.

Achten Sie als Chef auf eine einfach zu bedienende Arbeitsoberfläche in der App. Die Projektzuordnung und die Eingabe der Tätigkeiten bzw. der Zeiten müssen vom ersten Tag an schnell und zuverlässig klappen. Das fördert die Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitern enorm. Auch die Anpassung an individuelle Gegebenheiten des Unternehmens sollte möglich sein.

Sie, Ihre Kunden und die Mitarbeiter und das Controlling profitieren bei professionellen App-gestützter Zeiterfassung unter anderem von schneller, minutengenauer und korrekter Abrechnung, einem aussagekräftigen und jederzeit abrufbaren Reporting, einer effizienten Überwachung der kalkulierten Zeitbudgets und einer erheblichen Zeitersparnis gegenüber der Nachdigitalisierung von Papieraufzeichnungen im Büro.

Smarter Nebeneffekt: Monteure mit Fahrtenbuch-Apps, die im Smartphone Zeiten und Routen im Hintergrund mitschreiben, können sich und Ihrem Buchhalter die Reisekostenabrechnung wesentlich erleichtern.

Eine von vielen interessanten Anwendungen für die digitale mobile Zeiterfassung ist das timeCard-System von Reiner SCT. Sie können timeCard inklusive App in einer Demoversion 30 Tage lang kostenlos testen.

Wissen steht allen digital zur Verfügung

Wie organisieren Sie eigentlich in Ihrem Unternehmen das Wissen zu geschäftsrelevanten Themen, die Ihnen – und vielleicht auch Ihren Mitarbeitern – während des Tages „durch den Kopf“ gehen? Viele Ideen, Anregungen und Inspirationen entstehen sozusagen nebenbei aus Gesprächen, Websites, Newsletters, Veranstaltungen etc.

Aber wie – am besten digitale – Ordnung ins „Chaos“ bringen? Ein Beispiel für einen Online-Wissensorganisator ist Evernote. Sie können damit Beiträge clippen, Notizen erstellen, Infos jeder Art organisieren und teilen. Es ist dabei egal, ob Sie auf Ihrem Smartphone arbeiten oder auf dem Desktop-PC. Wenn Sie diese Art der Wissensorganisation in Ihrem Unternehmen kultivieren, schaffen Sie ein kollektives Gedächtnis und können sich in der Zusammenarbeit mit anderen gegenseitig inspirieren! Die App-Stores halten noch viele weitere Organisationstools für Sie bereit.

Unfassbar effizient: Die digitale Bauakte

Jede Menge staubige Ordner im Regal – aber das entscheidende Foto zum Nachweis für den Zustand der Baustelle nach Abschluss der Arbeiten oder das Dokument mit der Unterschrift des Kunden zur Abnahme fehlt! Ein Klassiker, den Sie möglicherweise kennen.

Die digitale Bauakte schafft eine solide technische Grundlage zum einfachen, verzögerungsfreien Teilen aktueller Informationen. Der Austausch zwischen den Teams vor Ort, Ihren Mitarbeitern im Büro und möglicherweise anderen Beteiligten wie Bauherren, Architekten und Partnerunternehmen wird deutlich vereinfacht. Die (teil-)automatisierte digitale Dokumentation vom ersten Kundenkontakt bis hin zur Abwicklung der Abnahme sorgt für die maximale Vollständigkeit und schnelle Verfügbarkeit sämtlicher auftragsbezogener Unterlagen.

Wenn Sie als Fachhandwerksunternehmer in einem der Bauhaupt- oder -nebengewerke tätig sind, können Sie bereits auf einige schnell einsetzbare, einfach zu bedienende und ohne große Investitionen implementierbare digitale Bauaktenlösungen wie zum Beispiel openHandwerk zugreifen.  

Fazit

Apps müssen Ihnen im Handwerkeralltag individuellen Nutzen hinsichtlich der Produktivität von Arbeitsabläufen bieten. Achten Sie bei der Auswahl bitte immer darauf, dass Sie sie als alltagstaugliche Lösung einstufen und einfach in die Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens integrieren können. Und nicht vergessen: Beachten Sie – wie bei allen Cloud-Lösungen –, dass der App-Anbieter die Einhaltung der Vorschriften zum Datenschutz gemäß DSGVO verbindlich zusichert.

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