Warum Ihr Dokumentenmanagement in die Cloud gehört

Dokumentenmanagement-Systeme werden auch im Handwerk immer beliebter. Aber was kann ein DMS wirklich? Wir sagen Ihnen, warum die modernen Organisations-Tools für Handwerksbetriebe wichtig sind und warum die Cloud auch hier die beste Lösung ist.

Was bedeutet Dokumentenmanagement?

Der Begriff umfasst nichts anderes als datenbankunterstützte Methoden und Verfahren, die der Erstellung, Verwaltung, Verteilung und Archivierung elektronischer Inhalte dienen. Hört sich komplizierter an, als es ist.

Die Vorteile sind:

• leichte Auffindbarkeit von Schriftstücken durch eindeutige Identifikation (Indizierung)
• hohe Compliance mit der DSGVO einschließlich der Einhaltung gesetzlicher Archivierungsfristen
• Beauftragungs-, Freigabe-, Verteilungs- und Archivierungsverfahren, Vorlagenverwaltung
• Automatisierung von Geschäftsprozessen und handwerklichen Arbeitsschritten
• Zugriffsberechtigungssystem mit unterschiedlichen Berechtigungshierarchien
• Protokollierung sämtlicher Änderungen an Dokumenten sowie deren Weiterleitung (Tracking)
• ökonomisches Speicherplatzmanagement durch Vermeidung redundanter Dokumentenablagen am Server
• Klarheit über die Gültigkeit von Dokumentenversionen durch automatische Versionierung

etc.

On-Premise oder Cloud?

In Zeiten der Digitalisierung wirkt der Vergleich zwischen cloudbasierten Anwendungen und On-Premise-Lösungen eher oldschool. Er ergibt an dieser Stelle aber Sinn, da Nutzer, die ein On-Premise-DMS nutzen, bewerten können, ob der Sprung in die Cloud nicht sinnvoller wäre.

Vorteile Cloud-Computing

• Geringe Kosten
  Der IT-Bereich wird ausgelagert, womit Hardware-, Betriebs- und Personalkosten für ein Rechenzentrum gespart werden.
• Hohe Flexibilität
  SW-Funktionen sind einzeln zubuchbar, bezahlt wird nur für Leistungen, die tatsächlich genutzt werden.
• Unabhängigkeit
  Für die Nutzung sind lediglich Internetanschluss, Web-Browser und Endgerät (Laptop etc.) erforderlich, der Datenzugriff ist weltweit möglich.
• Datenschutz & Datensicherung
  Cloud-Anwendungen bieten optimalen Schutz gegen Missbrauch und Verlust der Daten durch Mehrfach-Sicherungskonzepte und 2-Faktor-Authentifizierung.
• Geringe Ausfallquote
  Erfahrene IT-Experten gewährleisten einhergehend mit einer hohen Fehlertoleranz der Systeme eine hohe Verfügbarkeit sämtlicher Anwendungen.

 Nachteile Cloud-Computing

• Verlust der Datenhoheit
  Sämtliche unternehmensbezogenen Daten sind an den Cloud-Anbieter zur Aufbewahrung und Verwaltung weiterzugeben, dieser trägt die operative Verantwortung für die Datenbestände des Kunden.
• Abhängigkeit vom Anbieter
  Der Auftraggeber ist vom Software-Service des Providers sowie von dessen zur Verfügung gestellten Rechnerkapazitäten abhängig. Kunden können jedoch im Nutzungsvertrag detaillierte SLAs (Service-Level-Agreements) festlegen bzw. für die Nichterbringung vertraglich vereinbarter Leistungen ein angemessenes Pönale vereinbaren.
• Internetanschluss
  Um Cloud-Services nutzen zu können, ist eine störungsfreie Internetverbindung erforderlich.

Vorteile On-Premise

• Volle Kontrolle
  Die Hoheit über die Daten obliegt ausschließlich dem Kunden.
• Uneingeschränkter Zugriff
  Der Zugang zu Datenbeständen ist serverseitig auch ohne Internetverbindung jederzeit sicher und zuverlässig möglich.
• Hoher Sicherheitsfaktor
  Sämtliche Daten verbleiben im Unternehmen und werden keinesfalls an Dritte weitergegeben.

Nachteile On-Premise

• Verantwortung
  Das Unternehmen hat sich um die Aufrechterhaltung des Rechenzentrumsbetriebs sowie die Verfügbarkeit der Daten und Programme selbst zu kümmern.
• Kosten
  Der finanzielle Aufwand für Hardware, qualifizierte IT-Mitarbeiter sowie Betriebskosten des Rechenzentrums ist in der Regel wesentlich höher als die Kosten einer SaaS-Cloud-Lösung auf Mietbasis.

Wie Handwerksbetriebe von DMS profitieren

IT-Experten raten Handwerksunternehmen, die entschlossen sind, die digitale Zeitenwende im Betrieb einzuläuten, dringend, sich mit der Einführung cloudbasierter Dokumentenmanagement-Systeme zu beschäftigen. Deren Vorzüge sprechen für sich. Unterstützt von einem DMS können Sie sicher sein, dass zu Beginn eines neuen Arbeitsprozesses alle benötigten Informationen, Materialien, Werkzeuge und Hilfsmittel vorhanden sind und keine zu erbringenden Vorleistungen übersehen wurden. Auch ist stets ersichtlich, in welchem Stadium sich ein bestimmter Vorgang befindet. Dateien auf dem Desktop lassen sich per Mausklick importieren, relevante Dokumente können direkt im jeweiligen Projektabschnitt abgespeichert werden. Wer eine E-Mail schreiben will, wählt die passende Dokumentenvorlage aus und gibt die variablen Daten in die Systemmaske ein, den Rest besorgt das Textverarbeitungstool automatisch. Eine komfortable Volltextabfrage beschleunigt die Suche nach Dokumenten und Dateien. Zudem können alle Schriftstücke getaggt (markiert) bzw. mit Metadaten versehen werden. Sie können im System gezielt nach Rechnungs-, Auftrags- oder Kundennummern suchen.

Fazit

Ihr DMS gehört in die Cloud! Cloud-Anwendungen stellen die Zukunft der IT dar. Nahezu sämtliche Innovationen bauen bzw. werden künftig darauf aufbauen. Gefühlte Nachteile cloudbasierter Systeme, die hauptsächlich in der Abgabe der Kontrolle über die eigenen Daten bestehen, können durch rigide Service-Level-Vereinbarungen sowie einen rechtssicher abgefassten Nutzungsvertrag mit dem Cloud-Service-Anbieter sinnvoll kompensiert werden.

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