Praxisbeispiel: Durchgängiger digitaler Workflow im Handwerk – so geht’s!

Wie kann man sich einen durchgängigen digitalen Workflow in einem Sanitärbetrieb vorstellen? Am besten komplett papierlos! Von der Auftragsannahme über das Versenden der Aufträge auf das Smartphone, Tablet oder Notebook der Monteure bis hin zur Abrechnung sollten die Arbeitsschritte per Software/App standardisiert und digital sein. Der konsequente Weg führt hier in die Cloud. 

Cloud-IT ist die Voraussetzung

Das bedeutet: Die Infrastruktur wird nicht mehr im Unternehmen in Form von eigenen Servern, Endgeräten und Softwarelizenzen vorgehalten. Alle diese Komponenten können Sie aus dem Netz in Form von digitalen Services von einem oder mehreren unterschiedlichen Anbietern beziehen. Sie bezahlen dann dafür je nach Vertrag – zum Beispiel pro Arbeitsplatz, über die Anzahl der Zugriffe auf die genutzten Dienste oder nach einer skalierbaren, individuell für Ihren Bedarf ausgehandelten und nach oben oder unten anpassbaren Pauschale.

Die Alternative ist eine in Ihrem Unternehmen aufgebaute virtualisierte IT-Infrastruktur. Das bedeutet, dass die mobilen oder stationären Endgeräte, Programme und Apps Ihrer Mitarbeiter in einer virtuellen Umgebung laufen und so im Notfall innerhalb von Sekunden wiederherstellbar sind. IT-Stillstände oder Datenverluste gehören damit der Vergangenheit an. Auch digitale Arbeitsplätze, egal ob mobil oder mit einem Desktop-PC, können in einem virtuell aufgebauten System in wenigen Minuten inklusive der benötigten Programme eingerichtet und bereitgestellt werden. Ihre gesamte Unternehmens-IT wird so zu einer Cloud-Infrastruktur, für deren Beschaffung, Instandhaltung und Betrieb Sie allerdings – im Gegensatz zur oben beschrieben Miet-Cloud – selbst verantwortlich sind. Der Vorteil: Sie können alles – von der Leistungsfähigkeit der Hardware über die Auswahl der Programme und Apps bis hin zum IT-Management – maßgeschneidert auf den konkreten Bedarf Ihres Tagesgeschäfts „anfertigen“ und einrichten lassen.

Natürlich lassen sich diese beiden Vorgehensweisen auch kombinieren. Sie können zum Beispiel Ihre eigene Hardware-Infrastruktur dafür benutzen, auf Software von einem Anbieter aus dem Internet zuzugreifen, ohne eigene Lizenzen auf ihrem Server oder den Endgeräten zu installieren.

Wenn Sie in Ihrem Betrieb nicht über die notwendigen Kenntnisse verfügen, beauftragen Sie dafür einen Dienstleister. Sie sollten ihm sowohl hinsichtlich seiner eigenen wirtschaftlichen Stabilität und Verlässlichkeit als auch im Hinblick auf sein Verständnis Ihres Tagesgeschäfts bzw. der daraus resultierenden speziellen IT-Anforderungen vollständig vertrauen können und Dienstleistungsverträge unbedingt schriftlich fixieren. Detaillierte Tipps zur Verlagerung Ihrer IT in die Cloud finden Sie in unserem Blogbeitrag „Keine Digitalisierung ohne die Cloud“.

Digitales Dokumentenmanagement wird zur Wissensquelle

Um in Ihrem Tagesgeschäft effizient und kundenorientiert arbeiten zu können, brauchen Sie und Ihre Mitarbeiter umfassendes Wissen, das weit über die Fachkompetenz des Gewerks hinausgeht, in dem Ihr Unternehmen aktiv ist. Oft ist dieses Wissen in (Papier-)Dokumenten „versteckt“. Zum Beispiel die Antworten auf folgende Fragen: Welche Anlage steht bei einem bestimmten Kunden, der einen Ausfall gemeldet hat? Welche Messgeräte und Werkzeuge werden für Wartung und Reparatur in diesem konkreten Fall im Servicefahrzeug benötigt? Welcher Servicetechniker hat den letzten Auftrag dort erledigt? Hat der Kunde besondere Konditionen mit Ihrem Unternehmen vereinbart?

Dokumente werden in einem wirklich digitalen System vollautomatisch abgelegt. Niemand kann sie verlieren, falsch einsortieren; sie sind immer an der richtigen Stelle und sichtbar. Möglich wird dies durch ein DMS (Dokumentenmanagement-System). Dieses verbindet über Schnittstellen alle Abteilungen von der Auftragsvorbereitung über die Service-Teams bis hin zur Buchhaltung. Es holt sich die Daten aus Branchensoftware, Buchhaltung oder Lager und verwaltet diese zentral. Wenn Sie ein rechtssicheres DMS für die digitale Archivierung einsetzen, dann dürfen Sie Papierdokumente wie zum Beispiel die Originale Ihrer Lieferantenrechnungen nach dem Scannen sofort schreddern – Aktenschrank ade!

Digitale Service-Angebote freuen Ihre Kunden

Mit einem Produktkonfigurator auf der Website können sich Ihre Kunden innerhalb weniger Klicks ein voll automatisiertes digitales Angebot erstellen – sei es für eine Badrenovierung, einen individuellen Schrank, eine Einbauküche oder eine Heizung. Richten Sie doch für Kundendienst und Serviceanbieter eine Online-Auftragsannahme ein, über die der Kunde auch sofort Bilder bereitstellen kann. Und sorgen Sie dafür, dass die Arbeit im Anschluss online auf Ihrer Website ausführlich bewertet werden kann.

Die „Verlängerung“ der Handwerker-Branchensoftware auf die Smartphones, Tablets oder Notebooks der Servicemitarbeiter erleichtert deren Arbeit und verschafft der Geschäftsleitung einen Überblick über den Status aller Aufträge – und somit des gesamten Unternehmens.

Auch können zum Beispiel Kollegen, die über die App die Fertigstellung eines Auftrags gemeldet haben und sich gerade in der Nähe eines dringenden Kunden befinden, umgeleitet, und es kann sofort genaue Auskunft gegeben werden, wann ein Monteur eintrifft. Zweifel über berechnete Anfahrts- oder Arbeitszeiten lassen sich vermeiden, wenn der Kunde die ausgeführten Arbeiten und den dafür benötigten Zeitaufwand gleich vor Ort digital quittieren kann.

Fazit

Sei es bei der Bearbeitung der Aufträge im Büro, bei der Materialbestellung vom Lager, beim Zusammensuchen von Material für die Baustelle morgens – alle Handgriffe werden digital vereinfacht und abgekürzt. Das steigert die Effizienz Ihres Unternehmens: Die Monteure sind morgens schneller „vom Hof“. Sie sind früher beim Kunden. Standardmaterialien sind durch Automatisierung des Lagers zuverlässiger verfügbar. Ihre finanziellen Ressourcen werden besser genutzt, da Bestellmengen laufend geprüft und aufgrund konkreter Daten an den zu erwartenden Bedarf angepasst werden.

Auch die Nachbearbeitung der Aufträge im Büro wird digital deutlich schneller und präziser. Sie können das daraus gewonnene Wissen dazu nutzen, Ihren Betrieb noch effizienter und schneller zu machen, zum Beispiel durch optimierte Kalkulation oder exaktere Arbeitspläne.

Unser Tipp

Wie ein realer SHK-Unternehmer mithilfe digitaler Workflows seinen Betrieb verändert und sich in die Liga der digitalen Vorreiter erhoben hat, lesen Sie ausführlich in unserer Edition No. 2 mit dem Titel „So geht Digitalisierung im Handwerk: Digitalen Vorreitern über die Schulter geschaut“. Sie können die Edition hier kostenlos herunterladen.

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