Was eine Handwerker-Software alles können muss? Kundenverwaltung, Dokumentenmanagement, Buchhaltung, Auswertungen, Aufmaß, Kalkulation … das alles gehört zu den wichtigsten digitalen Werkzeugen eines modernen Handwerksbetriebes. Was bei einer guten Handwerker-Software jedoch auf keinen Fall fehlen darf, das sind Schnittstellen. Wir sagen Ihnen, warum und welche Schnittstellen relevant sind.
Sie haben eine neue App und wollen diese mit Ihrer Handwerker-Software verknüpfen? Was Sie jetzt brauchen, damit diese beiden Programme Daten austauschen können, ist eine Schnittstelle. Denn sobald zwei unterschiedliche Programme im Unternehmen genutzt werden, macht dies eine Schnittstelle erforderlich, damit die beiden miteinander uneingeschränkt kommunizieren können. Auch, um den Austausch von Daten zwischen Ihnen und Ihren Kunden und Lieferanten zu erleichtern, bieten Schnittstellen die technische Grundlage, damit beiden Seiten dieselbe Datengrundlage zur Verfügung steht. So ersparen Sie sich nicht nur das manuelle Eingeben von Artikeln und Preisen, sondern Sie sind immer auf dem neuesten Stand. Außerdem haben Ihre Handwerker vor Ort beim Kunden immer den Zugriff auf aktuelle Zahlen und Angebote. Grundsätzlich wird zwischen Import- und Exportschnittstellen unterschieden.
Zeitsparende und beleglose Materialbeschaffung
In der Regel werden Dateien per Mail verschickt und mit wenigen Klicks Artikel, Preise und Stammdaten übertragen. Je nachdem können das Tausende von Daten sein. Diese per Hand einzugeben, möchte man sich gar nicht vorstellen. Ganz zu schweigen von der Fehleranfälligkeit bei der manuellen Eingabe, die sich nicht vermeiden ließe. Nach Lieferanten getrennt können so schnell und einfach Preisvergleiche vorgenommen werden.
Doch nicht nur die einfache elektronische Materialbeschaffung läuft über Schnittstellen, auch gewerkespezifische Leistungstexte können in die Stammdaten importiert werden. Angebote und Ausschreibungen sollten auf gesetzeskonformen Leistungstexten basieren. Wenn der Unternehmer also ein Angebot oder eine Ausschreibung durchkalkuliert, greift er damit auf marktkonforme Preise und Zeitvorgaben zurück. Er muss die Welt nicht neu erfinden und sich die Daten mühsam zusammensuchen, sondern er hat alles parat und ist damit auch rechtlich auf der sicheren Seite.
Die richtigen Schnittstellen sorgen dafür, dass weniger Fehler passieren, auch bringen sie eine hohe Zeitersparnis mit sich. Doch nicht nur in der täglichen Büroarbeit sind Schnittstellen essenziell. Häufig sind sie die Voraussetzung, um mit Behörden, Lieferanten etc. überhaupt erst zusammenarbeiten zu können (z. B. DATEV zur Übertragung der steuerlichen Daten). Deshalb ist es bei der Auswahl Ihrer Handwerker-Software besonders wichtig, sie im Vorfeld auf die für Ihr Unternehmen notwendigen Schnittstellen hin abzuklopfen.
Wir stellen die gängigsten Schnittstellen vor:
Schnittstellen und Datenaustausch bei Richter+Frenzel
IDS (IDS-Connect)
Die Schnittstelle IDS-Connect ist eine der gängigsten Schnittstellen im Handwerk. Mit ihr werden zum einen Artikelstammdaten mit Herstellern und Großhändlern ausgetauscht. Zum anderen werden darüber direkt Bestellungen bzw. Einkäufe ausgelöst. Großhändler können so zum Beispiel ihren Kunden alle Artikelstammdaten über die Cloud zur Verfügung stellen. Aufwendige Downloads oder das Übertragen mittels CDs gehören damit der Vergangenheit an. Denn die IDS-Connect-Schnittstelle ermöglicht den komfortablen und schnellen Zugang zu den Shopsystemen des Großhandels bzw. zu den Online-Portalen der Hersteller und Lieferanten. So können im Onlineshop des Großhändlers erstellte Warenkörbe gesendet und empfangen werden. Preise und Verfügbarkeiten sind somit immer aktuell.
OCI (Open Catalogue Interface), UGL (UeberGabeschnittstelle Lang)
OCI und UGL sind ebenfalls Schnittstellen, die den Austausch zwischen dem Handwerksunternehmen und Großhändler ermöglichen. Wie bei IDS-Connect können externe Kataloge aufgerufen, die tagesaktuellen Preise angezeigt und die Verfügbarkeit eines Artikels mit einem Klick geprüft werden. Außerdem können zusätzliche Informationen zum Artikel abgerufen werden, zum Beispiel Datenblätter, Produktinfos und Bilder bzw. Fotos. Auch hier wird direkt aus dem Angebot heraus der Webshop des jeweiligen Großhändlers geöffnet, der Warenkorb bestückt, die Artikelbestellung ausgelöst und der Warenkorb direkt in das Angebot übernommen – natürlich mit tagesaktuellen Preisen.
DATANORM
DATANORM ist ein Dateiformat für den Datenaustausch von Artikelstammdaten zwischen Hersteller, Fachgroßhandel und Handwerksbetrieb in der Baubranche. Grundlage für Leistungsverzeichnisse, Angebote und Rechnungen im Bauwesen sind Artikeldaten, die die Unternehmer von ihren Zulieferern erhalten. Statt umständlich Excel-Listen oder andere Dateien zu verwalten, stellt DATANORM eine Vereinheitlichung dar, indem die Produktdaten mit der Schnittstelle schnell und unkompliziert übertragen werden. Angebote und Leistungsverzeichnisse lassen sich unkompliziert in den Webshop übernehmen.
OPEN MASTERDATA
Open Masterdata ist die Weiterentwicklung von Datanorm und wird in Zukunft immer mehr an Bedeutung gewinnen. Open Masterdata steht für die On Demand Datenversorgung des Handwerks mit Produktstammdaten. Dadurch werden veraltete Stammdatenprozesse auf Basis der DATANORM abgelöst. Jeder Handwerker bekommt damit aus Hunderttausenden oder sogar Millionen von Artikeln genau diejenigen, die er in diesem Moment wirklich benötigt (On Demand). Das Gleiche gilt für die Dateninhalte. Wer zum Beispiel keine logistischen Daten benötigt, muss sie auch nicht auf seinem Rechner speichern. Die Prozesse laufen über WebServices im Hintergrund ab, das heißt jeder Handwerker ist in jedem Prozessschritt seines Geschäfts perfekt versorgt, häuft aber keinen Datenmüll an.
GAEB
Große Leistungsverzeichnisse bei Ausschreibungen werden häufig via GAEB-Schnittstelle übertragen. So ist gewährleistet, dass man mit ausschreibungskonformen Dokumenten arbeiten kann und zudem nicht an behördliche Öffnungszeiten gebunden ist. Per Mail, Internet oder Datenträger können somit Leistungsverzeichnisse zwischen dem Ersteller der Ausschreibung (Planer oder Architekt) und den beteiligten Baufirmen übertragen werden.
Mit einem Doppelklick kann aus dem Leistungsstamm heraus die entsprechende Leistung ausgewählt und automatisch in die Ausschreibung eingefügt werden, bevor sie an die jeweilige Behörde übermittelt wird.
DATEV
DATEV ist die Schnittstelle für den Datenaustausch mit dem Steuerbüro bzw. Wirtschaftsprüfer.
Über die DATEV-Schnittstelle können Debitoren- und Kreditorenstammdaten, Sachkonten, Rechnungsausgangsbuch, Rechnungseingangsbuch, Kassenbuchungen und Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge übergeben werden.
ZUGFeRD
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Dieses Format wird künftig bundesweit für den elektronischen Rechnungsaustausch genutzt. Damit können Rechnungen formatunabhängig und papierlos versendet werden. Das vom Empfänger präferierte Format wird dabei im Vorfeld festgelegt. Umgekehrt gilt das ebenfalls für den Import von Rechnungen, die Ihre Lieferanten stellen. Das spart Zeit und Geld und minimiert die Fehlerquote bei der Eingabe.
DLS
Mit der „Digitalen LohnSchnittstelle“ können Daten aus der Lohnbuchhaltung eines Handwerksunternehmens im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung exportiert werden. Somit ist gewährleistet, dass die Daten und Datenfelder einheitlich strukturiert übertragen werden, ganz gleich, welches Lohnabrechnungsprogramm das Unternehmen verwendet. Laut dem Bundeszentralamt für Steuern ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Außenprüfer die Daten gemäß den Konventionen der DLS auf einem geeigneten Datenträger zur Verfügung zu stellen.
Mareon
Mareon ist eine Schnittstelle für die Immobilienbranche. Sie ermöglicht die Kommunikation zwischen Hausverwaltungen und Handwerkern. Die Schnittstelle wird bei der Auftragsvergabe an Handwerker in vielen Fällen vorausgesetzt. Auftrags- und Rechnungsdaten werden automatisch in das ERP-System des Immobilienunternehmens übertragen. Das manuelle Erstellen von Rechnungen entfällt somit. Weitere Schnittstellen für den Immobilienbereich sind Immo Office und easysquare.
Fazit
Der Markt bietet für Handwerker unzählige Schnittstellen. Nicht alle sind notwendig, einige sind dagegen essenziell bzw. werden von Behörden oder bei der Auftragsvergabe vorausgesetzt. Handwerksunternehmen profitieren in jedem Fall von den Möglichkeiten des elektronischen Datenverkehrs, denn manuelle Prozesse binden Ressourcen. Schnittstellen bieten nicht nur einen komfortablen Datenaustausch, sondern minimieren Kosten und Zeitaufwand. Handwerksunternehmen können so immer mit aktuellen Daten arbeiten und auch ihre eigenen Daten mit nur wenigen Klicks versenden.
(Erstveröffentlichung: forum handwerk digital, 12/2020)
