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Digitaler Vorreiter Marcel Seidel beweist: Die „richtige“ Arbeitskultur ist wichtig für eine erfolgreiche Digitalisierung!

Die Seidel Heizung & Bad GmbH (www.seidel-heizung-bad.de) ist ein modernes Handwerksunternehmen mit Sitz in Reichenbach, das von Fachleuten bereits als „hochgradig digitalisiert“ bezeichnet wurde. Digitale und analoge Prozesse gehen bei Seidel Hand in Hand. Da das Unternehmen mit über 65 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in verschiedenen Teams deutschlandweit arbeitet, sind funktionierende digitale Prozesse für Geschäftsführer Marcel Seidel besonders wichtig.

Dass auch die „richtige“ Arbeitskultur wichtig für eine erfolgreiche Digitalisierung ist, spiegelte sich Seidels Bewerbung um den digital award handwerk 2020 wider. Die bewusste Veränderung von Arbeitsweisen und die laufende Analyse von Prozessen – auch mit externer Unterstützung! – mündeten in diesem Unternehmen durch gezielte Investitionen in digitale, vernetzbare und handwerksspezifische Tools.

Der Erfolg zeigt sich in vielen Bereichen: Fachkräfte und Auszubildende interessieren sich für diesen Betrieb, Geschäftspartner sind mit der Qualität von Arbeit und Organisation enorm zufrieden, die Effizienz bewegt sich auf hohem Niveau. Damit hat Marcel Seidel nicht nur sein Digitalisierungsziel erreicht, sondern seinem Unternehmen auch eine Top-3-Nominierung durch die Jury des digital award handwerk 2020 gesichert. Was will man als Unternehmer mehr?

Wir haben mit Marcel Seidel detailliert über seinen Weg in die erfolgreiche Digitalisierung gesprochen.

Herr Seidel, wie und in welchen Bereichen Ihres Unternehmens arbeiten Sie digital?

Marcel Seidel: Das Projekt „Seidel Digital“, wie wir die Digitalisierung unseres Unternehmens nennen, umfasst mehrere Unternehmensbereiche. Ziel und Vision sind das komplett papierlose Büro und die papierlose Kommunikation sowie die digitale Projektkoordination. Dazu gehört auch die digitale Buchhaltung mit integrierter Auftragsabwicklung und automatisierten Buchungs- und Zahlungsprozessen.

Zum Beispiel haben wir mit der umfassenden PDS-Software die gesamte Auftragsabwicklung digitalisiert. In Kombination mit anderen Software-Anwendungen, wie zum Beispiel ZUGFeRD, sind unsere Buchungs- und Zahlungsprozesse ebenfalls papierlos und teilweise sogar bereits automatisiert.

Ein Beispiel: Die Rechnung des Großhandelspartners geht digital über ZUGFeRD in die Buchhaltung ein und wird automatisch mit der Bestellung abgeglichen. Wenn sie korrekt ist, erfolgt die Überweisung mit einem Handwerksprogramm. Nutzen: Die Ersparnis beim Verwaltungsaufwand liegt bei rund 15 bis 20 Prozent.

Oder nehmen Sie unser digitales Projektmanagement: Mit MeisterTask steuern wir unsere Projekte online. Spezielle Projektmanager weisen den beteiligten Mitarbeitern Aufgaben zu. Zudem ist jederzeit erkennbar, welche Aufgabe noch offen ist. Auf diese Weise lassen sich verschiedene Projektteams und Projekte in ganz Deutschland gut und überschaubar online steuern.

Oder die digitale Zusammenarbeit und Baustellendokumentation: Alle Monteure und Mitarbeitenden besitzen ein Handy und/oder Tablet. Ein Server verwaltet über das cloudbasierte System pCloud alle 120 Geräte der Mitarbeiter. So können alle Apps zentral verwaltet und von jedem genutzt werden. Die Bauleiter können jederzeit von der Baustelle aus auf Pläne, Fotos, Baustellendokumentation zugreifen. Auch Urlaubsanträge und allgemeine Dokumentationen stehen in der Cloud zur Verfügung. Die Baustellendokumentation erfolgt digital über eine App.

Aktuelle Informationen und Pläne erhalten die Bauleiter per E-Mail oder Telegram-App. Kundenanfragen können so jederzeit von unterwegs beantwortet werden, da die Kunden heutzutage schnelle Antworten erwarten. Dies verbessert die Kundenkommunikation, erleichtert die Zusammenarbeit im Team und steigert die Effizienz und Qualität der Arbeit, da aktuelle Informationen überall für jeden im Team zur Verfügung stehen. Mit Bildbearbeitungsprogrammen werden in der Zentrale Anmerkungen verfasst und Markierungen bei Bildern und Plänen angebracht.

In welchem Zeitraum wurde die Digitalisierung in diesem Umfang umgesetzt? Und sind Sie schon am Ziel Ihrer Pläne?

Seidel: Aktuell befinden wir uns tatsächlich auf der Zielgeraden: Ziel des Projektes „Seidel Digital“ ist das digitale Handwerksunternehmen mit komplett papierlosem Büro sowie die papierlose Kommunikation und digitale Projektplanung. Begonnen haben wir die Digitalisierung unseres Familienunternehmens 2016 mit der Teilnahme am 1. Handwerkstreffen des forum handwerk digital in Augsburg.

Das Projekt „Seidel Digital“ umfasst im Wesentlichen die Bereiche Digitale Buchhaltung und Auftragsabwicklung, Digitale Kommunikation, Digitale Baustellendokumentation sowie Digitales Projektmanagement.

Für unsere Mitarbeitenden haben wir zunächst digitale Geräte angeschafft und regelmäßig Schulungen durchgeführt. Zunächst wurden schrittweise die Kommunikation, die Projektplanung sowie die Baustellenplanung digitalisiert, gefolgt von der Einführung unserer Projektplanung in MeisterTask.

Ein wichtiger und nicht ganz einfach zu erreichender Meilenstein war die Einführung der PDS-Software im Jahr 2019. Damit haben wir unsere Prozesse und Systeme vereinheitlicht. Zuvor haben wir mit vier verschiedenen Systemen gearbeitet: ERP, Baustellendokumentation, Lohnbuchhaltung, Buchhaltung. Durch das einheitliche PDS-System greifen die Prozesse noch besser ineinander und es kommt zu keinen Konflikten der Systeme mehr.

Es ist uns jedoch bewusst, dass wir, um am Puls der Zeit zu bleiben, unsere Prozesse weiterhin hinterfragen und optimieren müssen und wollen. Neueste Erkenntnisse fließen in neue Entwicklungen und wir werden weiterhin die Frage stellen: „Welchen Prozess kann ich noch digitalisieren?“

Wie binden Sie Ihre Mitarbeiter aktiv in die Digitalisierung der Prozesse ein?

Seidel: Die Mitarbeitenden bei jeder Stufe der Digitalisierung mitzunehmen war und ist uns sehr wichtig. Obwohl es für einige erfahrene Handwerker eine gewisse Umstellung erforderte, zunehmend digital zu kommunizieren, haben sich unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mittlerweile daran gewöhnt. Gerade für jüngere Kolleginnen und Kollegen sowie Azubis ist die Aussicht auf das eigene Smartphone und Tablet sowie die papierlose Dokumentation attraktiv.

Hier erhöht die Digitalisierung unseres Unternehmens mittlerweile unsere Attraktivität am Arbeitsmarkt. Auch höher qualifizierte Mitarbeiter, wie Projektplaner und Baustellenleiter, schätzen die effizienten und professionellen Abläufe.

Können Sie die Vorbereitung und Umsetzung der Digitalisierung sowie möglicher damit in Verbindung stehender Teil- bzw. Folgeprojekte in Ihrem Betrieb detaillierter beschreiben?

Seidel: Nach dem fhd-Handwerkstreffen mit einem Vortrag zum Thema Digitalisierung war uns klar: Wir wollen den spannenden Weg zum digitalen Handwerksunternehmen gehen und die handwerkliche Tradition und Kunst mit digitalen Möglichkeiten und Strukturen verbinden. Gute Strukturen und modernes Arbeiten waren mir als Inhaber und Geschäftsführer schon immer wichtig. Die Möglichkeiten der Digitalisierung für ein effizienteres Unternehmen zu nutzen war und ist mein Ziel.

Die zwei Bereiche, die sehr schnell konkret wurden, nachdem wir uns mit dem Thema beschäftigt haben, waren die Einführung von MeisterTask für die zentrale und digitale Projektorganisation und die Einführung von PDS als zentrales System.

Das bedeutete zum einen eine nicht kleine Investition in Geräte und Software. Zum anderen war es wichtig, eine neue Unternehmens- bzw. Arbeitskultur zu beginnen und die Digitalisierung Schritt für Schritt gemeinsam mit den Mitarbeitenden ins Unternehmen zu bringen.

Wurden externe Impulse aufgenommen, z. B. über Berater, Digitalisierungs-Workshops, Praxisbeispiele aus Kollegenunternehmen oder recherchierte Erfolgsbeispiele aus anderen Unternehmen?

Seidel: Wichtige Impulse haben wir vom Digitalisierungsexperten Thorsten Moortz erhalten. Durch seinen Vortrag und seine regelmäßige Begleitung unserer Digitalisierung. Er stand uns während jeder Phase als Prozessbegleiter kompetent zur Seite.

Außerdem haben wir sowohl in Fachzeitschriften als auch nach Best-Practice-Beispielen recherchiert. Auch mit Kollegen aus unterschiedlichen Handwerksbereichen haben wir uns unterhalten und ausgetauscht.

Bitte erläutern Sie unseren Lesern doch die Motivation hinter Ihrer Entscheidung, die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen anzustoßen und so entschlossen umzusetzen?

Seidel: Das wichtigste Motiv war der Wunsch, die Effizienz durch bessere, digitale Prozesse bzw. Automatisierung zu erhöhen. Zudem wollten wir mithilfe einer besseren Organisation und schnelleren Kommunikation die Zufriedenheit der Kunden weiter steigern. Wir wollten Papier vermeiden und so ressourcenschonender arbeiten, kurzum: uns als modernes Handwerksunternehmen sicher und attraktiv für die Zukunft aufstellen.

Welche konkreten Vorteile konnten Sie bisher für Ihr Unternehmen durch die Digitalisierung erreichen?

Seidel: Wir konnten die Effizienz steigern und arbeiten somit wirtschaftlicher. Sowohl bei den Prozessen im Bereich Buchhaltung mit der erwähnten Effizienzsteigerung zwischen 15 und 20 Prozent als auch durch die digitale Projektplanung und Bereitstellung von Dokumenten während der Arbeit auf der Baustelle. Die Effizienz und Toporganisation auf der Baustelle ist besonders gefragt, wenn wir mit Bauunternehmen im Bereich Fertighaus zusammenarbeiten.

Es fällt uns leichter, Ausbildungsstellen zu besetzen und neue Mitarbeitende für unser Unternehmen zu begeistern, weil die Digitalisierung attraktiv auf die Bewerber wirkt. Damit leistet die Digitalisierung einen Beitrag dazu, dass wir in den letzten Jahren alle Ausbildungsplätze besetzen und somit mehr Projekte annehmen konnten.

Schnellere Kommunikation mit den Kunden und die Möglichkeit, von überall auf Pläne und E-Mails zuzugreifen, sorgt für positive Rückmeldungen von unseren Kunden in ganz Deutschland.

Haben Sie im Rahmen der Umsetzung Risiken in Kauf genommen, um Ihre Ziele zu erreichen? Wenn ja, welche?

Seidel: Wir haben viel Geld in Geräte und Software investiert. Die Einführung von PDS hat von unseren Mitarbeitern zudem viel Einsatz verlangt und das Risiko mit sich gebracht, dass es im Arbeitsablauf zeitweilig noch nicht rundlief. Die Digitalisierung war insgesamt mit viel Aufwand und einer Umstellung der Prozesse sowie der Unternehmenskultur verbunden. Hier lag das Risiko in der Akzeptanz unserer Mitarbeitenden.

Bitte erläutern Sie kurz, unter welchen Aspekten Sie die notwendigen Technologien, Produkte oder Services ausgewählt haben.

Seidel: Funktionalität, die Möglichkeit, die Effizienz zu steigern, Kompatibilität mit anderen Technologien, Spezialisierung auf den Handwerksbereich, also wie gut passt das Produkt oder die Technologie zu unseren Arbeitsabläufen und ist es auf Handwerksunternehmen zugeschnitten, die Expertise unseres Beraters, der Preis.

Herr Seidel, vielen Dank für das interessante Gespräch und weiterhin viel Erfolg!

Video-Tipp: Digitalen Vorreitern über die Schulter geschaut

Was machen digitale Vorreiter anders? Und wie machen sie es? Als Top-3-Nominierter im Wettbewerb um den digital award handwerk 2020 nahm Albert Kohl im Rahmen des fhd-Online-Kongresses 2020 an einer Gesprächsrunde mit zwei weiteren digitalen Vorreitern teil. In dieser Gesprächsrunde geben drei gestandene Handwerksunternehmer wertvolle Einblicke in Strategien, berichten über konkrete Motive, erzählen von Hürden, Risiken und Erfolgen. Jedes Unternehmen hat das Thema Digitalisierung auf seine Weise angepackt. Sie können die Diskussion hier als On-demand-Video in unserer Mediathek anschauen.

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