Elektro Ehinger GmbH entwickelt eigene Messenger-App!
Seit über 100 Jahren und mittlerweile in der 4. Generation ist die Elektro Ehinger GmbH in Frankfurt am Main Spezialist für Beratung, Planung und Ausführung elektrischer Anlagen jeder Größenordnung.
„Heute verstehen wir unseren solide geführten Handwerksbetrieb mit über 120 Mitarbeitern als modernes Dienstleistungsunternehmen und liefern Qualität im Strom der Zeit. Ständige Aus- und Weiterbildung war und ist Grundlage für das handwerkliche Können“, so Geschäftsführer Stefan Ehinger.
Ein bereits digital agierendes Unternehmen geht die Suche nach weiteren Tools kritischer an als ein „Digitalisierungsneuling“. In der Bewerbung der Elektro Ehinger GmbH um den digital award handwerk 2020 spielten die Mitarbeiter eine entscheidende Rolle: Sie haben sich ein Kommunikationsinstrument nach selbst definierten Kriterien gewünscht.
Die mutige Entscheidung des Unternehmens zur kompromisslosen Eigenentwicklung eines handwerksrelevanten Messengers hat sich für das Geschäft als „goldrichtig“ erwiesen. Die Vermarktung dieser Lösung als Geschäftsmodellerweiterung des eigenen Kerngeschäfts war nur logisch. Aus Sicht der fhd-Redaktion ist das „Digitalisierung bis zu Ende gedacht“ – und hat Ehinger eine Top-Ten-Nominierung der award-Jury eingebracht!
Im nachfolgenden Interview erläutert Stefan Ehinger seinen Weg in die erfolgreiche Digitalisierung.
Herr Ehinger, in welchen Bereichen Ihres Unternehmens sind Sie heute wie digital aufgestellt?
Stefan Ehinger: Wir haben bei Elektro Ehinger in den letzten Jahren diverse Prozesse digitalisiert. Neben den „üblichen“ Tools, wie z. B. der Branchensoftware und dem Einsatz digitaler Planungstools, möchte ich drei Bereiche aufgreifen. Insbesondere Punkt 3 möchte ich gleich näher beleuchten.
Erstens: Unsere Werkzeugverwaltung läuft mit Hilti OnTrack. Das umfasst die Verwaltung aller ca. 1.600 Betriebsmittel über diese App und den damit verbundenen Cloud-Service, inklusive Zugriff über App und Webbrowser. Das ermöglicht die eindeutige Zuordnung eines Betriebsmittels und die Verantwortung dafür an einen Mitarbeiter.
Damit erledigen wir auch die regelmäßige Inventur und verwalten die zugehörigen Prüfintervalle und die Dokumentation. Der Zeitaufwand für die Übertragung eines Werkzeugdatensatzes beträgt ca. 30 Sekunden
Zweitens: Wir führen ein digitales Fahrtenbuch mit Fleetize und dem dazugehörigen Cloud-Service. Auch hier erfolgt der Zugriff über App und Webbrowser. Der jeweilige Mitarbeiter ist verantwortlich für das Fahrtenbuch. Aktuell verwalten wir damit 20 Fahrzeuge, die via ODB2-Schnittstelle angebunden und mit eigenen SIM-Karten ausgestattet sind. Der Aufwand für das Führen des Fahrtenbuches beträgt ca. 5 Minuten pro Tag.
Drittens sind wir in die Entwicklung eines eigenen Messenger für die betriebsinterne Kommunikation mit dem Namen bico App eingestiegen. Es handelt sich dabei um einen Messenger für Unternehmen, inklusive Protokollierung und Feierabendfunktion. Das System ist DSGVO-konform und verfügt über eine Desktopversion zur Arbeit im Büro. Es handelt sich um ein serverbasiertes System mit Zugriff über App und Webbrowser.
In welchem Zeitraum haben Sie dieses Projekt umgesetzt?)
Ehinger: Die Idee zu der Nutzung eines Messenger im Unternehmen entstand auf einem Mitarbeiter-Workshop im September 2017. Hier wurden auch gemeinsam mit den Mitarbeitern die wichtigsten Anforderungen an diesen Dienst definiert. Diese waren verschlüsselte Kommunikation, Installation auch auf privaten bzw. fremden Geräten, Installation auf den gängigen Plattformen Apple iOS und Apple MacOS, Google Android und Microsoft Windows). Weitere wichtige Anforderungen waren natürlich DSGVO-Konformität und Protokollierbarkeit. Wichtig war den Mitarbeitern, dass sie nicht ständig, also außerhalb der Arbeitszeiten, erreichbar waren.
Da wir damals keinen Messenger gefunden haben, der all diese Anforderungen erfüllte, haben wir Ende 2017 beschlossen, diesen selbst zu entwickeln. Der erste Beta-Test im Unternehmen fand dann im Sommer 2018 statt. Ab Oktober 2018 wurde der Dienst im gesamten Unternehmen eingeführt und seitdem kontinuierlich verbessert. Seit Anfang 2020 steht der Dienst auch für dritte Unternehmen kostenpflichtig zur Verfügung. Im eigenen Unternehmen ist der Dienst mittlerweile etabliert, er wird aber nach wie vor weiterentwickelt.
Wie entstand die Idee zur bico App?
Ehinger: Das Problem der innerbetrieblichen Kommunikation in unserem Unternehmen lag vor allem darin, dass die Projekte auf der einen Seite immer komplexer und zeitlich immer knapper wurden und wir unsere Dienstleistung, wie in den baunahen Handwerken üblich, dezentral bei unseren Kunden erbringen.
Andererseits sind die Projektleiter im Büro, insbesondere für die Bauleiter, auf den Baustellen nicht immer telefonisch erreichbar. Die Kommunikation per E-Mail ist immer dann schwierig, wenn mehr als zwei Personen beteiligt sind. So gehen Informationen häufig verloren. Darüber hinaus sind wir regelmäßig in längerfristigen Projekten im ganzen Rhein-Main-Gebiet beschäftigt.
Für die Geschäftsleitung ist es daher nicht einfach gewesen, Informationen allen Mitarbeitern zukommen zu lassen, da diese häufig über Wochen oder Monate nicht im Büro erschienen. Die Lösung dieser Probleme war ein Messenger. Die am Markt erhältlichen Produkte erfüllten aber nicht alle unsere vorhin genannten Anforderungen. So haben wir entschieden, selbst ein solches Produkt gemäß unseren Anforderungen zu entwickeln.
Wurden externe Impulse für dieses Vorhaben aufgenommen?
Ehinger: Da wir nicht über ausreichendes Know-how im Unternehmen verfügten, um ein solches Produkt zu entwickeln, haben wir uns mit einem jungen Entwicklerteam zusammengetan. Außerdem bin ich in diversen Innungs- und Verbandsgremien aktiv. Im Austausch mit anderen Unternehmen wurde schnell klar, dass das Produkt auch für diese interessant sein könnte. So fiel die Entscheidung, den Messenger auch als verkaufbare Version weiterzuentwickeln.
Welche konkreten wirtschaftlichen und praktischen Vorteile konnten Sie für Ihr Unternehmen durch die Umsetzung Ihrer Digitalisierungsprojekte erreichen?
Ehinger: Sämtliche Digitalisierungsprojekte in unserem Unternehmen dienen der Steigerung der Effizienz und damit der Produktivität. Durch die digitale Werkzeugverwaltung wird viel Zeit bei der Suche des richtigen Werkzeugs eingespart. Das digitale Fahrtenbuch unterstützt den Fahrer beim Erstellen und das Unternehmen beim Prüfen der vom Finanzamt auferlegten Fahrtenbücher. Der Messenger erlaubt es, die Kommunikation innerhalb der Teams und innerhalb des gesamten Unternehmens schneller und effektiver zu gestalten. Somit gehen weniger Informationen verloren und erreichen die Empfänger schneller.
Wir sind schon seit mehreren Jahren sowohl in der Bauleitung vor Ort als auch in der Projektleitung im Büro in Teams organisiert. Das bringt viele Vorteile für das Unternehmen mit sich, erhöht aber auch die Anforderung an die Kommunikation. Ein Beispiel hierzu: Der Kunde fragt den Bauleiter auf der Baustelle, ob er noch einen zusätzlichen Stromanschluss in einem Raum installieren kann. Diese Information muss der Bauleiter sowohl an den technischen Projektleiter zur technischen Klärung und dem kaufmännischen Projektleiter zur Erstellung eines Nachtrags sowie zur Bestellung des Materials etc. geben.
Dank Messenger ist das für den Bauleiter mit einer Nachricht möglich. Sogar der stellvertretende Bauleiter bekommt die Information direkt mit und weiß schon, worum es geht. Umgekehrt kann ein Mitarbeiter auf der Baustelle seine Frage auch an alle Kollegen stellen und bekommt so schnell eine Antwort.
In der Corona-Zeit konnten wir dank unseres Messenger auch die teilweise sehr kurzfristigen Veränderungen und Vorgaben zeitnah an alle Mitarbeiter direkt verteilen. Dies alles spart Zeit und steigert die Effektivität im Unternehmen. Somit hat der Einsatz des Messenger nicht nur praktische, sondern auch wirtschaftliche Vorteile.
Haben Sie im Rahmen der Entwicklung und Umsetzung Risiken in Kauf genommen, um Ihre Ziele zu erreichen? Wenn ja, welche?
Ehinger: Da wir den Messenger von Grund auf neu entwickelt haben, waren die Kosten im Vorfeld nicht absehbar. Letztlich sind die Entwicklungskosten auch höher ausgefallen als anfänglich geplant. Wir sind also insbesondere ein wirtschaftliches Risiko eingegangen. Auch die Unterhaltskosten, z. B. zur Entwicklung neuer Features oder die Anpassung an neue Betriebssystem-Updates etc., sind nicht zu unterschätzen.
Alles in allem hat es sich aber gelohnt, da wir durch die Eigenentwicklung nicht nur ein Produkt haben, das genau unseren Wünschen entspricht, sondern auch weil wir ein großes Know-how aufgebaut haben und die Akzeptanz weiterer Digitalisierungsprojekte im Unternehmen deutlich gestiegen ist.
TIPP: Lückenlose digitale Kommunikation ist das A und O im Tagesgeschäft!
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