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Mit Eigenentwicklungen digitaler Vorreiter werden: Nietiedt-Gruppe setzt Digitalisierung beispielhaft um!

Mit Eigenentwicklungen digitaler Vorreiter werden

Die Bewerbung der Nietiedt-Gruppe mit Sitz in Wilhelmshaven um den digital award handwerk 2020 zeigte, wie die Digitalisierung ein breit aufgestelltes Handwerksunternehmen dabei unterstützen kann, Prozesse zu verschlanken und Informationen immer und überall zugänglich zu machen. Dazu sagt Bastian Strauß, IT-Leiter bei Nietiedt: „Der Schwerpunkt bei der Entwicklung unserer Projekte lag und liegt in der Beschleunigung von Prozessen.“ 

Die Nietiedt-Gruppe ist in den Bereichen klassischer Gerüstbau aller Arten und Bauweisen unterwegs. Dazu kommen Bauweisen wie Wetterschutzdächer, Einhausungen, Hängegerüste, Schwerlasttürme und Höhenaufzugstechnik.

Im Spezialgerüstbau geht es dann um Inneneinrüstungen von Tanks und Silos, im Schiffbau und in der Hafenwirtschaft sowie Traggerüstbau im Verkehrsbauwesen. Ergänzend bietet das Unternehmen Ingenieurleistungen wie Regel- und Prüfstatik sowie die Gütesicherung und die entsprechende Dokumentation an.

Weitere Tätigkeitsschwerpunkte liegen in den Bereichen der klassischen Malerarbeiten und Renovierungen, Tapezierarbeiten, Lackiererei, Fassadensanierungen, Anti-Graffiti-Technik, Mauerwerksschutz und Gebäudeinstandsetzung. Dazu kommen das Bodendesign und die Dämmtechnik im Außenbereich.

Bei der Oberflächentechnik bietet die Nietiedt-Gruppe Leistungen in den Bereichen industrielle Beschichtungen, Wand-, Decken- und Bodenbeschichtungen, Betoninstandsetzungen, Spritzbeton, Industriereinigung, Korrosionsschutz, Warmspritzfolien, Tankinnenbeschichtungen, Brandschutzbeschichtungen, Kathodenschutzsysteme sowie der Paint-Inspektion und -Überwachung nach der FROSIO-Norm an.

Die Bewerbungsinhalte für den digital award handwerk 2020 machten deutlich, wie die Digitalisierung dem Unternehmen hilft, seine Prozesse im Tagesgeschäft nachweislich rechtskonform ablaufen zu lassen und dies lückenlos zu dokumentieren. Dafür wurde bei Nietiedt sehr stark und bewusst auf Eigenentwicklungen gesetzt, um sowohl die internen Anforderungen zu erfüllen als auch die Sicherheit der Systeme und Daten weitgehend (selbst) im Griff zu haben.

Aus Sicht der fhd-Redaktion ist dies eine Vorgehensweise, die so sicher nicht in jedem Handwerksbetrieb mit eigenen Ressourcen umsetzbar ist. Sie kann aber durchaus als Vorbild gelten, da sie – beispielsweise durch die genannte digitale Unterstützung von Zertifizierungsaudits – neben der Effizienzsteigerung auch der Geschäftssicherung dient!

Die Jury honorierte diesen umfassenden und engagierten Digitalisierungsansatz mit einer Top-Ten-Nominierung im Wettbewerb um den digital award handwerk 2020.

Bastian Strauß, IT-Leiter Nietiedt Gruppe

Im nachfolgenden Interview beschreibt der Nietiedt-IT-Leiter Bastian Strauß, welche Bedeutung die Digitalisierung der Geschäftsprozesse für das Geschäft seines Unternehmens hat.

Herr Strauß, in welchen Bereichen Ihres Unternehmens wird digital gearbeitet?

Bastian Strauß: Da sind die Bereiche Angebots- und Auftragsabwicklung, Arbeitssicherheit, Lagerverwaltung, Fuhrparkverwaltung, Tracking von Objekten sowie das Bewerbermanagement zu nennen.

Wo stehen Sie mit Blick auf die Ziele der Digitalisierung Ihres Unternehmens derzeit?

Bastian Strauß: Wir arbeiten im Bereich der Arbeitssicherheit mit verschiedenen selbst entwickelten Modulen wie der Arbeitssicherheitsinspektion, der Baustelleninspektion, der jährlichen, monatlichen und täglichen Unterweisung, der SiFa-Stundenerfassung, der Auditberichte nach 9001, 14001, 18001 und SCC-P sowie der Dokumentenverwaltung und der Objektüberwachung digital. Die Prozesse in der Arbeitssicherheit werden in unserer Maßnahmenverfolgung überwacht und dokumentiert.

Im Bereich der Lagerverwaltung und Warenwirtschaft haben wir mit unserem eigenen Lagerverwaltungssystem die Möglichkeit, App- und Scanner-gesteuert neben Verbrauchsartikeln auch Maschinen kostengerecht auf die entsprechenden Projekte/Kostenstellen zu buchen. Bei Verbrauchsartikeln sind das die entsprechenden Einkaufskosten plus Zuschlag und bei Maschinen Tagesmietpreise. Die Software verwaltet den Bestand und kann je nach Einstellungen bei den Lieferanten selbst oder über den Lagerverwalter Verbrauchsgüter automatisch oder manuell bestellen.

Unsere selbst entwickelte Fuhrparkverwaltung ermöglicht es uns, den Fahrzeugbestand zu pflegen, abzurechnen, zu dokumentieren und mit dem Modul aus der Arbeitssicherheit, also Objektüberwachung, auch Prüfungen wie HU/AU oder UVV fristgerecht anzustoßen und zu dokumentieren.

In Verbindung mit unserer Trackinglösung melden unsere Einsatzfahrzeuge ihren aktuellen Standort sowie ihren Kilometerstand, der für Wartung und Prüfung relevant ist, und die Tachografen-Daten für die gesetzliche Dokumentation.

Unser eigenes Bewerbermanagementsystem verwaltet die Stellenausschreibung und die eingehenden Bewerbungen. Der komplette Auswahlprozess ist DSGVO-konform und komplett digital. Keine wilden Ausdrucke wandern durch die Büros, keine Entscheidungs- oder Bewertungskriterien gehen mehr verloren und sind transparent dargestellt. Daneben ist die Karriereseite per Schnittstellen an GoogleJobs und Indeed angebunden, um eine maximale Reichweite zu erzielen.

Nietiedt-ID ist unser zentrales Log-in- und Kerndatensystem. Hier sind sämtliche Mitarbeiter über die Personalschnittstelle erfasst und können sich je nach Recht auf die einzelnen Produkte einloggen. Via Single Sign Log-in (SSO) und SAML benötigt der Mitarbeiter nur ein zentrales Log-in. Durch die Verbindung der Personalschnittstelle haben wir ein automatisches Anlegen und Deaktivieren von Mitarbeitern geschaffen.

Sämtliche Kerninformationen wie Anschriften und Kontaktdaten, Geschäftsführerdaten, Bereiche, Niederlassungen, Standorte und Kostenstellen werden hier ebenfalls manuell oder auch automatisch aus anderen Systemen, wie z. B. FiBu für Kostenstellen, zentral für alle Produkte gepflegt.

Das letzte Projekt ist die komplette Digitalisierung unserer Angebots- und Auftragsabwicklung des Gerüstbaus. Anfragen vom Kunden werden über das Angebot bis hin zur Rechnungslegung in einer digitalen Projektakte zusammengefasst. Stunden werden erfasst und die Trackingdaten der Fahrzeuge mit den GPS-Positionen der Projekte vereint.

Die Projektakte weiß stets, welches Fahrzeug wann und wo war. Durch die Kombination mit der Fuhrparkverwaltung wissen wir sogar, um welchen Fahrzeugtyp es sich handelt, und können so die Wirtschaftlichkeit von Fahrzeugen über Projekte betrachten. Mit Schnittstellen zur FiBu werden Rechnungsinformation, Mahnstufen und Zahlungseingänge direkt mit Kunden- oder Projektdaten verbunden.

Mit der Einführung unserer Angebots- und Auftragsabwicklung haben wir das Projekt STEPS ins Leben gerufen, das alle bereits getätigten Digitalisierungsmaßnahmen bündelt und zu einem einheitlichen Digitalisierungskonzept vereint. Eine Besonderheit ist, dass alle hier aufgeführten Softwareprogramme komplett im Web laufen und somit keine zusätzliche Software auf den Clients benötigt wird.

Alle Systeme passen sich im Layout dem Endgerät an. Es ist also egal, mit welchem Device und von wo der Nutzer arbeitet. Weitere Besonderheit: Mit Ausnahme der Trackinglösung sind alle Produkte eine Eigenentwicklung und wir besitzen die Quellcode-Inhaberschaft.

Könnten Sie für unsere Leser die Entstehung der Idee(n) zu dem in Ihrem Unternehmen umgesetzten Digitalisierungskonzept beschreiben?

Bastian Strauß: Der erste Ideenansatz kam Ende 2012. Im Rahmen meiner Tätigkeit als Fachkraft für Arbeitssicherheit hatte ich die Aufgabe, Audits zu begleiten und die Maßnahmen zu erfassen. Diese wurden in einer Excelliste über das Jahr gesammelt. Diese Liste war nicht transparent. Vor allem beim externen Audit am Ende des Jahres kam Hektik auf: Es wurde wild herumtelefoniert, ob Maßnahmen, die Anfang des Jahres erfasst wurden, auch wirklich abgearbeitet sind.

Ich entwickelte aus der Excelliste eine MySQL-Datenbank und ein JavaScript/PHP Frontend. Ziel der Datenbank war es, Maßnahmen zu erfassen und diese termingerecht den Verantwortlichen per Mail zu übermitteln. Jede Maßnahme hatte auch eine Frist, bis wann diese abgestellt werden musste. Wurde durch die SiFa die Maßnahme nicht als erledigt markiert, startete eine Eskalationsstufe und das System informierte neben dem eigentlichen Verantwortlichen auch dessen Vorgesetzten. Reagierte dieser auch nicht, ging die Kette bis zur Geschäftsführung hoch.

Maßnahmen wurden nun transparent dargestellt, und keine Maßnahme konnte im Dokumentendschungel verloren gehen, was im Audit zu einer Abweichung, im schlimmsten Fall zu einer Aberkennung des Zertifikats und somit zu Auftragsverlusten führen konnte.

Im Jahr 2015 konnten wir mit professionellen externen Entwicklern die Version 3.0 herausbringen, die den gesamten Maßnahmenverfolgungsprozess komplett digital abzubilden vermochte. Es folgten weitere Module wie die Stundenerfassung der SiFa, um die Einsatzzeiten gesetzlich zu dokumentieren. Auch wurde eine komplett digitale Unterweisung oder ein komplett digitales internes Audit mit Fragelisten entwickelt. Zum Schluss wurde eine Objektüberwachung entwickelt, die wie ein Reminder zyklische Aufgaben wie Wartungstermine, Prüfintervalle von Führerscheinen oder Sicherheitsgurte überwachte.

Neben dem Reminder wurde automatisch eine Maßnahme erstellt, wenn der Verantwortliche keine Dokumente gepflegt hatte. Für die Umsetzung der digitalen Unterweisung wurde auch 2016 eine Personalschnittstelle entwickelt, um den Abgleich zwischen Lohnbuchhaltung und System herzustellen. Bis zum heutigen Tag hat die Datenbank über 15.500 Maßnahmen erfasst und bearbeitet.

2017 wurde im Bereich der Oberflächentechnik entschieden, einen Lageristen einzustellen, um das Lager zu verwalten sowie die Maschinen zu pflegen und zu warten. Es wurde schnell klar, dass für die Beschaffung von Verbrauchsartikeln wie Pinsel oder Abdeckfolie eine Software sehr nützlich war.

Von einem Hauptlieferanten konnten wir kostenlos die von ihm selbst entwickelte Software für das Bestellen von Artikeln nutzen. Diese hatte aber einige Einschränkungen und Nachteile: Erstens konnten nur Artikel von diesem Lieferanten bestellt und zweitens nur Verbrauchsartikel gepflegt werden. Drittens war die Software sehr unpraktisch in der Buchung von Ausgaben.

Wir konnten aber zusammen mit den externen Entwicklern eine eigene Softwarelösung auf Grundlage der bereits eingesetzten Lösung schnell umsetzen. Alle Nachteile und Schwierigkeiten wurden erfasst und dann im neuen System verbessert. Vor allem die Ausgabegeschwindigkeit in der Software von 2 Minuten auf 30 Sekunden reduziert.

Ebenfalls 2017 wurde das Thema DSGVO und das Bewerbermanagement für uns aktuell. Der damalige Bewerberprozess war komplett analog. Alle Bewerbungen wurden ausgedruckt und den Fachabteilungen übermittelt.

Hier wurde beschlossen, sich um die Software zu kümmern. Ein Pflichtenheft mit Anforderung wurde geschrieben und am Markt gesucht. Das Ergebnis: Eine Eigenentwicklung war für uns wirtschaftlich gesehen die günstigste Lösung, weil die entsprechende Infrastruktur schon vorhanden war.

Ein anderes Projekt war eine IoT-Lösung für das Tracking von Gerüstteilen. Einige Prototypen wurden entwickelt und über einem Zeitraum von drei Monaten betrieben, inkl. Front- und Backend. Grundsätzlich konnte das System alle Anforderungen erfüllen. Aber: Es fehlte uns eine ERP-Lösung die diese Informationen mit Projekten und Lagersystemen kombiniert. Das Projekt wurde eingefroren, und unsere Exitstrategie war eine komplette Trackinglösung der Fahrzeuge, die für das IoT-Projekt ohnehin notwendig wäre.

Mit diesem Wissen haben wir uns dann 2018 entschieden, auch das ERP-System der Nietiedt Gerüstbau GmbH selber zu entwickeln. Es wurde das Projekt STEPS ins Leben gerufen. STEPS steht symbolisch für die schrittweise Digitalisierung unserer gesamten Geschäftsprozesse unter Einbindung bereits bestehender Lösungen.

Was mit der Entwicklung der Angebots- und Auftragsverarbeitungssoftware in den Jahren 2019 bis 2020 begann, wird nun von 2020 bis 2022 mit den Modulen Digitaler Einsatzplaner in Verbindung mit den Projektdaten aus der Auftragsverarbeitung, dem Fuhrparkmanagement und einer Personalmatrix, der Überarbeitung unserer Fuhrparksoftware in eine Objektverwaltung für Maschinen und Fahrzeuge, der Einführung einer digitalen Personalakte in Verbindung mit der Bewerberdatenbank, einer Personalmatrix in Verbindung mit der Personalakte für die arbeitssicherheitsrelevanten Befähigungen unserer Mitarbeiter sowie einer Baustellen-App zur Verbindung der Projektakte, der Personalmatrix, der Arbeitssicherheit, der Baustellenbegehung (Arbeitssicherheit), der Stundenerfassung, der Maschinenverfügbarkeit und der Einsatzplanung fortgeführt.

Wurden externe Impulse für diese Projekte aufgenommen, z. B. über Berater, Digitalisierungs-Workshops, Praxisbeispiele aus Kollegenunternehmen Ihrer Branche bzw. des jeweiligen Gewerks oder recherchierte Erfolgsbeispiele aus anderen Unternehmen?

Bastian Strauß: Am Anfang kamen die meisten Impulse und Ideen von mir. Von Workshops und Barcamps inspiriert habe ich bei vielen Abteilungen durch die Arbeitssicherheit und das Gebäudemanagement Einblick in deren Prozesse. Außerdem frage ich auch gerne nach: „Was machst du da gerade und warum machst du das so?“

Im Projekt STEPS konnte ich diesen Ansatz nun auf mehrere Leute übertragen. Zusätzlich haben wir in allen Softwarebereichen einen Feedback-Button, der es Mitarbeitern erlaubt, Fehler, Ideen oder auch nur Fragen direkt am Bildschirm zu stellen. Diese Fragen münden in ein Ticketsystem und tauchen bei uns im Slack auf. Je nach Einstufung kümmern wir uns aus dem Projektteam um die Fragen oder Ideen. Oder es geht direkt weiter als Bug oder Idee in das Ticketsystem des Entwicklers.

Was war die Motivation hinter Ihrer Entscheidung, die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen in der hier beschriebenen Art anzustoßen und umzusetzen?

Bastian Strauß: Ganz einfach: „Wenn wir es jetzt nicht machen, dann machen wir es nie!“ Derzeit lässt die wirtschaftliche Lage es zu, Geld in neue Entwicklungen zu stecken. Es bedarf aber Personalressourcen, die freigestellt werden, um diese Projekte auch umzusetzen. Also wieder Geld!

Weitere Motivation ist, die Mitarbeiter in ihrem Alltag zu unterstützen. Beispiel: Die Mitarbeiter auf der Baustelle riskieren jeden Tag ihr Leben im Gerüstbau, daher ist eine gute Ausbildung, gute PSA und eine gute Unterweisung lebenswichtig. Der Bauleiter, der dafür verantwortlich ist, muss unendlich viele Dokumente pflegen, um hier rechtskonform zu arbeiten.

Wir wollen Systeme schaffen, die ihm bei der Arbeit helfen, diese Flut an Dokumentationsaufgaben so einfach wie möglich zu managen. So kann er sicherstellen, persönlich alles getan zu haben, um im Fall der Fälle nicht in die Haftung zu geraten.

Welche konkreten wirtschaftlichen und praktischen Vorteile erreichen Sie mit der Umsetzung dieser Projekte für Ihr Unternehmen?

Bastian Strauß: Der Schwerpunkt bei der Entwicklung der Projekte lag und liegt in der Beschleunigung von Prozessen. Hat es im alten System 140 Sekunden gedauert, eine Angebotsvorlage zu erstellen, sind es im neuen System 10 Sekunden. Betrachtet man allein die Angebots- und Auftragsbearbeitung mit derzeit über 25.000 Dokumenten im Jahr, sind das Zeitersparnisse von 900 Stunden im Jahr oder rund 58.000 €.

Ein weiterer Vorteil: Daten müssen nur noch an einer Stelle gepflegt werden und werden von den anderen Systemen übernommen. Nicht messbar, aber dennoch merkbar ist die Dokumentationsarbeit im Bereich der Arbeitssicherheit. Viele Prozesse wurden durch die Digitalisierung verschlankt und sind vor allem transparent!

Auch ist die Veränderung durch Onlinesysteme und die damit verbundene Freiheit, von überall zu arbeiten, mit Blick auf Corona und die derzeitige Entwicklung zum Thema Homeoffice sowie die Gewinnung von neuen Fachkräften äußerst positiv zu sehen.

Und letztendlich können wir durch die eigene Entwicklung der Software besser sein als die Konkurrenz mit Standardlösungen und ihren Standardprozessen.

Haben Sie im Rahmen der Umsetzung Risiken in Kauf genommen, um Ihre Ziele zu erreichen? Wenn ja, welche?

Bastian Strauß: Ja, bei STEPS. Das Kernsystem wurde komplett verändert, und es bestand das Risiko, dass die Mitarbeiter das neue System nicht annehmen.

In unserer Risikobetrachtung liegt ganz klar der Fokus auf Datensicherheit, Datenmanipulation (intern und extern) und Datenschutz. Nach dem Motto „Das Internet ist nicht für Unternehmen gemacht“ haben wir uns von Beginn des Projektes an neben den Entwicklern auch mit Ethical Hackern zusammengesetzt und Schwachpunkte und Lösungswege besprochen. Quellcodes wurden begutachtet und Konzepte zu Log-in und Verschlüsselung entwickelt.

Dennoch besteht ein Risiko, Opfer eines Angriffs zu werden. Daher streuen wir unsere Anwendungen auf verschiedene Systeme, um so die Chance zu erhöhen, Teilsysteme im Fall der Fälle zu retten.

Bitte erläutern Sie zum Abschluss kurz, unter welchen Aspekten Sie die benötigten Technologien, Produkte oder Services auswählen?

Bastian Strauß: Die bei uns eingesetzte Technologie sollte im besten Fall Open Source bzw. – soweit es geht – Quellcode-offen sein und API-Schnittstellen haben. Wir setzen als Haupttechnologie PHP mit dem Framework Laravel ein. Laravel ist modular und kann von sehr vielen Entwicklern auf der Welt bedient und programmiert werden.

Zusammen mit den Subprodukten Forge und Vapor stehen uns mächtige Tools zur Verfügung, um Server zu initialisieren, zu steuern und zu überwachen. Mit Vapor steht uns sogar die Technologie zur Verfügung, „serverless“ zu arbeiten. Des Weiteren sind in den letzten Jahren in Laravel wenige Schwachstellen aufgetaucht. Mein wichtigster Punkt: volle Datenkontrolle!

Herr Strauß, wir bedanken uns herzlich für diese interessanten Einblicke!

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