Praxisbeispiel: Metallbauer findet mit Digitalisierung mehr Zeit fürs Wesentliche
Die rmt Metall Technik GmbH mit Sitz in Ringe arbeitet schwerpunktmäßig in den Bereichen Hallenbau, Fassadenbau und Vorhangfassaden. Das Unternehmen bietet speziell im Bereich Metallleichtbau innovative Lösungen für Industrie- und Verwaltungsbau.
Das Unternehmen ist weitgehend digital organisiert von der Angebotserstellung mit systematischen Stammdaten über die Verwaltung und Planung von Projekten bis hin zur Archivierung aller Dokumente, egal ob allgemeine Geschäfts- oder projektbezogene Unterlagen bzw. Daten wie Zeiterfassung und Baustellendokumentation.
Zum Konzept der Digitalisierung gehören bei rmt auch Online-Maßnahmen wie Social-Media-Aktivitäten (Facebook, Instagram, Pinterest) zur Mitarbeitergewinnung und Kundenakquise sowie die digitale Terminplanung.
Auch die interne Kommunikation zu allen Themen wie Unternehmensnews, Personalplanung, Informationen zu Neuerungen und Regeln, Projektkommunikation, die Übermittlung von Bestellungen von der Baustelle ins Büro, die Hinterlegung von Projektinformationen, das Einreichen und Verwalten von Urlaubsanträgen, Krankmeldungen, ohne einen „gelben Schein“ persönlich abgeben zu müssen, über Anträge zur Werkzeug- und Fahrzeuginstandhaltung u. v. m. sind digitalisiert und dezentral organisiert.
Für Geschäftsführer Patrik Klein gilt das Credo: „Grundsätzlich lässt sich festhalten, dass ohne die Digitalisierung von Prozessen es immer schwieriger wird, allen bürokratischen, politischen und gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.“ Die rmt Metall Technik GmbH war einer der Bewerber um den digital award 2020.
Wir sprachen mit Patrik Klein über den erfolgreichen Weg seines Unternehmens in die Digitalisierung.
Herr Klein, wo stehen Sie mit Blick auf die Ziele der Digitalisierung Ihres Unternehmens?
Mit unserer App zur Mitarbeiterkommunikation, die auch die letzten Bereiche der händischen bzw. Zettelwirtschaft ersetzt hat, stehen wir auf der Zielgeraden.
Unsere kundenorientierte Website enthält unter anderem auch ein Formular für potenzielle neue Mitarbeiter für unsere Montageabteilung. Nach Eingabe wichtiger Informationen zur Beurteilung des Bewerbers wird automatisch eine Mail mit PDF-Anhang generiert, in dem der Bewerber ein persönliches Angebot mit Stundenlohninformationen erhält. Damit schaffen wir das digitale Vorab-Bewerbungsgespräch, um uns und auch dem Bewerber unnötige Wege und Zeit zu sparen.
Können Sie für unsere Leser die Entstehung der Idee hinter der Digitalisierung Ihres Unternehmens beschreiben?
Bereits vor mehreren Jahren haben wir die digitale Archivierung und ERP-Software zur Angebotserstellung und Nachkalkulation eingeführt. Darauf aufbauend kamen diverse Module des ERP-Systems, wie beispielsweise der Terminplaner und 2016 die digitale und mobile Zeiterfassung, hinzu. Letztere wurde weiter optimiert und durch Funktionen wie Fotodokumentation erweitert und verbessert.
Mit der Mitarbeiter-App, die Formularfunktionen mitliefert, gelingt es uns, dass kein Mitarbeiter, der auf der Baustelle tätig ist, wegen „Papierkram“ wie Urlaub, Krankheit usw. persönlich ins Büro kommen muss. Hierzu wird auch eine Schnittstelle zum Lohnbuchprogramm entwickelt, die es uns ermöglicht, die Lohnabrechnungen automatisiert und verschlüsselt jedem einzelnen Mitarbeiter über die App zukommen zu lassen.
Wurden externe Impulse für Ihr Digitalisierungsprojekt aufgenommen?
Grundsätzlich lässt sich festhalten, dass ohne die Digitalisierung von Prozessen es immer schwieriger wird, allen bürokratischen, politischen und gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Mittelfristig wird das auch gerade durch die Situation mit Corona dazu führen, dass kleine Betriebe ohne diese Maßnahmen im Verwaltungsaufwand untergehen. Das ist einer der „Impulse“, die uns antreiben.
Was war bzw. ist die Motivation hinter Ihrer Entscheidung, die Prozesse in Ihrem Unternehmen so umfassend zu digitalisieren?
Die Gedanken der neuen Geschäftsführer (seit 2017), die auch vorher schon im Unternehmen tätig waren, gingen aufgrund der früheren IT-Ausbildung eines der beiden Geschäftsführer sehr stark in die Richtung: „Wir wollen der digitalste Handwerksbetrieb in der Grafschaft Bentheim sein.“ Durch unsere flache Hierarchie sind die Erfolge auch relativ schnell spürbar gewesen.
Welche konkreten wirtschaftlichen und praktischen Vorteile konnten Sie für Ihr Unternehmen durch die Umsetzung des hier beschriebenen Digitalisierungskonzepts erreichen?
Zusammenfassend kann man sagen, dass jeder Schritt der Digitalisierung dazu geführt hat, Abläufe, Absprachen und Planungen oder Verwaltungsakte zeitlich deutlich zu reduzieren. Durch diese Zeiteinsparungen oder gar das Entfallen von bestimmten Tätigkeiten hat sich gezeigt, dass wir für wichtigere Dinge und vor allem für neue Verbesserungen Zeit finden.
In naher Zukunft werden für uns auch die Vertriebswege mehr und mehr online und digital. Auch das kann uns z. B. gezieltere Anfragen und somit eine höhere Effizienz bei der Angebotserstellung und Trefferquote bringen.
Haben Sie im Rahmen der Umsetzung Risiken in Kauf genommen, um Ihre Ziele zu erreichen?
Risiken bestehen immer, wenn nicht im Vorfeld die Ziele der Maßnahmen klar definiert sind und man später bei der Umsetzung merkt, dass man Kosten und Zeitaufwand, aber keinen erkennbaren Effekt hatte.
Was jedoch immer ein kleines Risiko bedeutet, sind die Mitarbeiter, die mit den Veränderungen umgehen müssen. Der Mensch ist hier meiner Meinung nach immer das größte Risiko. Aber auch hierzu gibt es Methoden, mit denen man dieses Risiko minimieren kann. Daher haben wir aus unserer Sicht nie ein sehr hohes Risiko in Kauf nehmen müssen.
Unter welchen Aspekten haben Sie die Technologien, Produkte oder Services ausgewählt?
Ganz einfach:
- Effekt der Optimierung
- Akzeptanzgrad der „User
- Zusicherung der gewünschten Funktionen
Herr Klein, herzlichen Dank für das interessante Gespräch!
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