Mein Tisch, dein Tisch, unser Tisch – Desksharing wird immer populärer

Das Arbeitsleben ist im Umbruch. Individuelle Arbeitszeitmodelle, agile Strukturen, Homeoffice … Der Büroalltag organisiert sich neu. Der Wunsch nach effizienterem Arbeiten, hohe Raumkosten und Platzmangel – immer mehr Betriebe setzen deshalb auf Desksharing oder Hot Desking. Das heißt: Arbeitsplätze werden geteilt und im Stunden- oder Tagesrhythmus neu besetzt. 

Neben einer hohen Flexibilität kann dieses Arbeitsplatzmodell die Kommunikation fördern und die Kreativität anregen. Der Umstieg sollte allerdings sorgfältig geplant werden. Gängig sind auch Hybrid-Modelle. Wir beleuchten das Thema und sagen, worauf es ankommt.

Schreibtisch wählen, Laptop einstöpseln und go!

Unter Desksharing versteht man die Organisation von Arbeitsplätzen eines Betriebes, bei der die Schreibtische von mehreren Mitarbeitern zu unterschiedlichen Zeiten genutzt werden. In der Regel arbeitet jeder auf seinem eigenen Laptop oder wählt sich über einen Rechner am Arbeitsplatz ins Netzwerk ein. Der feste Arbeitsplatz entfällt somit. Ebenso gibt es keine großen Aktenschränke, da sämtliche Daten digital auf dem Rechner bzw. in der Cloud gespeichert sind. Für persönliche Gegenstände werden meist Spints, fahrbare kleine Container, oder Schließfächer vorgesehen.

Immer häufiger kommt es vor, dass Schreibtische in Unternehmen ungenutzt bleiben. Bedingt durch Teilzeitmodelle, Elternzeit, Urlaub oder Mitarbeiter, die häufig unterwegs sind. Bei kontinuierlich steigenden Büromieten brauchen Unternehmen neue Konzepte. Desksharing ist eines davon. Für das sogenannte Hot Desking, wie diese Organisationsform auch genannt wird, spricht zudem, dass Mitarbeiter motiviert werden, sich mehr mit ihren Kollegen auszutauschen.

Welches sind die Voraussetzungen für Hot Desking?

Flexibilität der Arbeitszeiten

Grundvoraussetzung für Desksharing ist eine gewisse Flexibilität bezüglich der Arbeitszeiten. Ein Hot Desk ergibt nur da Sinn, wo Tische wirklich redundant sind, z. B. bei Teilzeit, Homeoffice oder bei Mitarbeitern, die mehr unterwegs sind und keinen festen Arbeitsplatz benötigen.

Technische Voraussetzungen

• Alle Mitarbeiter müssen mit entsprechenden Endgeräten ausgestattet sein. In der Regel sind das Laptops oder Rechner mit Zugangsrechten. Weil in vielen Fällen ein zweiter Bildschirm gebraucht wird, sollten die Arbeitsplätze darüber hinaus über Monitore und eine VGA-, DVI- oder HDMI-Verbindung verfügen. Ein eigenes Headset zum Telefonieren ist aus hygienischen Gründen inzwischen Standard.
• Darüber hinaus muss gewährleistet sein, dass die Mitarbeiter ortsunabhängigen Zugang zum betriebsinternen Netzwerk haben, also auch Zugriff auf Programme und Daten.
• Mit einer Cloud-Telefonanlage sind die Mitarbeiter in der Lage, ihre Telefonnummer überallhin mitnehmen zu können, je nachdem, wo sie gerade arbeiten.
• Jeder dieser Hot Desks benötigt komfortablen Zugang zu Steckdosen und Druckern.
• Da große Aktenschränke damit verschwinden, sollten Mitarbeiter ihre persönlichen Dinge in Schließfächern, Spints oder kleinen Rollcontainern unterbringen können.
• Eine gemeinsame Küche oder Cafeteria sollte auf keinen Fall fehlen, ebenso Konferenzräume. Manche Unternehmen bieten Ruheräume an.
• Hot Desking machte räumliche Veränderungen notwendig. Diese Veränderungen müssen sowohl mit der bisherigen Infrastruktur kompatibel sein als auch kabeltechnisch optimal geplant werden, damit jeder Tisch ans Netzwerk angeschlossen ist. Im Hinblick darauf, dass das allgemeine Datenvolumen in Zukunft stark ansteigen wird, ist dies vielleicht auch eine gute Gelegenheit, veraltete Kabelsysteme zu überdenken.

Ergonomischer Arbeitsplatz

Die Bildschirmzeiten nehmen allgemein zu. Mit ihnen leider auch Beschwerden des Rückens. Deshalb ist es unerlässlich, die Hot Desks unter ergonomischen Gesichtspunkten einzurichten.

Höhenverstellbare Tische erlauben eine individuelle Arbeitshöhe und einen Wechsel der Körperhaltung. Eine weitere Möglichkeit sind verstellbare Monitorarme, die auf die persönliche Höhe ausgerichtet werden können. Sorgen Sie für bequeme Stühle, angenehmes Licht und ein gutes Raumklima. Für Besprechungen eignen sich auch mobile Arbeitsplätze auf Rollen, falls man sich zurückziehen möchte, es aber keinen geeigneten Raum gibt, oder aber für mobile Teams. Tische mit Wandmontage zum Klappen sind eine gute Lösung für kleine Räume bzw. für Not- oder Reserveplätze.

Sorgfältige Planung

Die Einführung von Desksharing muss sorgfältig geplant werden. Neben den technischen und räumlichen Voraussetzungen müssen die Mitarbeiter beim Thema Desksharing mitziehen. Das geht erstens nicht von heute auf morgen, zweitens ist auch nicht jeder Arbeitnehmer dafür geeignet. Das sollte man respektieren, die Wünsche und Bedenken der Mitarbeiter ernst nehmen und in die Planungen miteinbeziehen. Unter Umständen eignet sich eine Testphase, um skeptische Mitarbeiter langsam an die Thematik heranzuführen. Für viele Arbeitnehmer sind vor allem die Geräuschkulisse oder das ungestörte Telefonieren Hauptargumente, die gegen Hot Desking sprechen.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang, die Hot Desks identisch auszustatten und allen das gleiche Equipment zur Verfügung zu stellen.

Zusätzlich zu den Schreibtischen empfiehlt es sich, Räume für Meetings bzw. Konferenzräume zum Reservieren oder Spaces für Telefonate, bei denen man ungestört sein möchte, einzurichten.

Verbindliche Regeln festlegen

Ohne klare Regeln geht es nicht. Beim Desksharing ist jeder für seinen Arbeitsplatz verantwortlich und sollte angehalten werden, die Hot Desks immer sauber zu hinterlassen.

Folgende Punkte sollten Bestandteil verbindlicher Regeln sein:

• Müll entsorgen
• Geschirr an dem dafür vorgesehenen Platz abstellen
• Essensregeln (darf am Arbeitsplatz gegessen werden?)
• Lüftungsregeln
• Ruheregeln
• Abstandsregeln
• Hygieneregeln (Desinfizieren)

Vorteile von Desksharing

Wenn Schreibtische optimal ausgelastet sind, genügt oft eine kleinere Bürofläche. Hier spart man Miet- und Heizkosten. Hot Desking bedeutet aber nicht nur geringere Kosten, sondern kann auch eine deutliche Effizienzsteigerung bewirken. Mitarbeiter sind in der Lage, ihre Arbeitszeiten flexibler einzuteilen und ihren Arbeitsplatz nach Bedarf zu nutzen. Das Desksharing hat zudem eine soziale Komponente, indem man enger mit Mitarbeitern zusammenarbeiten kann und mehr Teamgedanken lebt. Die Befürworter des Hot Desking schätzen die Abwechslung und das Zusammensein mit den Kollegen, statt im stillen Kämmerlein oder immer nur mit den gleichen Kollegen das Zimmer zu teilen.

Die Vorteile von Hot Desking kurzgefasst:

• Kostenreduzierung
• Effizienzsteigerung
• Flexible Arbeitszeiten
• Auslastung der Arbeitsplätze
• Mehr Teamgeist

Nachteile von Desksharing:

Bei allen Vorteilen, die das Hot Desking bringen kann, ist es nicht für jeden Arbeitnehmer geeignet. Genauso gut kann es Unruhe und Stress in den Büroalltag bringen, wenn man ständig seinen Arbeitsplatz wechselt. Zu häufige Wechsel können das Aufkommen eines Teamgeistes auch unterbinden oder bewirken, dass weniger Kontakt zu den Kollegen aufgebaut wird, da man am nächsten Tag wieder neben anderen Kollegen sitzt.

Den Arbeitsplatz täglich neu einzurichten, braucht natürlich auch Zeit, was unter Umständen einen Effizienzverlust verursachen kann. Auch der Wegfall von persönlichen Gegenständen am „eigenen“ Schreibtisch ist nicht jedermanns Sache. Besonders wenn es keine Rückzugsmöglichkeit gibt, weil das die Räumlichkeiten nicht hergeben, sind Besprechungen unter vier Augen oder im Team erschwert. Wer gerade an einer schwierigen Aufgabe sitzt, während der Tischnachbar telefoniert oder Kollegen sich unterhalten, und nicht in der Lage ist, die Geräuschkulisse auszublenden, für den ist das Desksharing ungeeignet.

Die Nachteile von Hot Desking kurzgefasst:

• Erhöhter Stressfaktor
• Ständiger Kollegenwechsel (weniger Teamplay)
• Unpersönlicher Arbeitsplatz
• Konzentrationsprobleme
• Fehlender Rückzugsraum

Alternativen zu Hot Desking:

Wenn sich der komplette Umstieg auf Desksharing nicht lohnt, kann man auch hybride Wege gehen oder andere Varianten etablieren, die als eine Art Desksharing angesehen werden können, aber keine allzu massiven Einschnitte in den traditionellen Arbeitsalltag bedeuten. Es gibt allerdings auch weit über den üblichen Hot-Desking-Ansatz hinausgehende Alternativen:

Hybrid-Modelle

Sie müssen nicht gleich den ganzen Betrieb umkrempeln. Viele Betriebe entscheiden sich für ein Hybrid-Modell. Oft genügt es schon, wenn ein Teil der Mitarbeiter in ein Desksharing-Modell eingebunden ist. Zwar fallen dann Raum- und Kostenersparnis unter Umständen kleiner aus, dafür aber auch der mögliche Frustfaktor. Genauso gut ist es möglich, im Sinne eines „Desksharing light“ einen Raum mit hochfahrbaren Tischen auszustatten, damit sich Mitarbeiter auch mal für kürzere Meetings im Stehen treffen können. Das ist ergonomisch optimal, um auch mal aus der sitzenden Haltung herauszukommen, und fördert gleichzeitig den Teamgeist.

In vielen Fällen genügt es, ausreichende Ruheinseln oder eine gewisse Anzahl an unterschiedlichen Kreativräumen zu schaffen, in denen man relaxen, sich begegnen und gemeinsam an Projekten arbeiten kann.

Aktivitätsorientierte Arbeitsplätze

Bei dieser Variante wird das Desksharing auf das Hot Desking ausgeweitet, je nach Aktivität. In der Praxis sieht das dann so aus, dass es für verschiedene Aufgaben auch verschiedene Räume gibt, die zu unterschiedlichen Tageszeiten genutzt werden können. Zum Beispiel für Projektteams, für Meetings, zur Mittagspause, für Telefonate oder wenn man sich auf eine Aufgabe konzentrieren und sich dafür zurückziehen muss.

Super Desking

Super Desking ist die „krasseste“ Variante des Desksharing. Hier arbeiten alle Mitarbeiter einschließlich Chef(s) in einem Raum und auch an einem großen Tisch. Der Tisch kann rund, eckig oder lang gezogen sein, je nach Raumform. Wenn die einzelnen Tische mobil sind, lassen sich Teams oder temporäre Besprechungsgruppen bilden .

Fazit

Hot Desking ist mittlerweile bereits ein Teil unserer Arbeitswelt. Aber es will gut geplant sein. Das heißt, es reicht nicht, einfach ein paar Tische in einen großen Raum zu stellen und mit der Hardware zu verkabeln. Hot Desking ist Teil einer neuen Arbeitskultur, eine Neu-Organisation, die viel Zeit und Aufmerksamkeit im Vorfeld braucht und auch später immer wieder auf Funktionalität und Rentabilität abgeklopft werden muss. Die technischen Voraussetzungen müssen dafür optimal sein und die Mitarbeiter gut darauf vorbereitet werden. Das ist nicht nur eine große Herausforderung für die IT in Ihrem Unternehmen, sondern auch für Ihre Mitarbeiter. Ein neues Mindset und klare Regeln sind für den Erfolg entscheidend.

Weitere Informationen zum Thema „Neue Technologien und Arbeitsformen“ bekommen Sie im Internet bei der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin.

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