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Praxisbeispiel Vallovapor: Digitale Prozesse ohne Medienbrüche!

Digitale Prozesse ohne Medienbrüche

Die Berliner Vallovapor GmbH ist ein Malermeisterfachbetrieb für die Wohnwirtschaft, öffentliche Hand und Industrie und steht für deutschlandweite Schimmelsanierung. Zur Digitalisierung seines Unternehmens sagt Inhaber Martin Urbanek: „Wir sind in nahezu allen Bereichen digital unterwegs. Durch verschiedene Standorte haben wir uns sehr schnell für die Entwicklung einer ortsunabhängigen Cloud-Lösung entschieden, die Prozesse digital abbildet und optimiert. Lediglich die Briefpost kommt noch zum Teil im Papierformat.“

Martin Urbanek hat uns im Gespräch einige Details zu seiner Vorgehensweise erzählt.

Herr Urbanek, in welchem Zeitraum haben Sie die Digitalisierung auf den heutigen Stand gebracht?

Das Projekt openHandwerk startete 2016 mit der Idee, Prozesse abzubilden, um im Bereich der Instandhaltung bei Kunden deutschlandweit effizienter zu werden. Stand heute befinden wir uns auf der Zielgeraden.

Könnten Sie für unsere Leser detailliert die Entstehung der Idee dahinter beschreiben?

Begonnen haben wir unser Digitalisierungsprojekt in 2016 mit einer Auftragsverwaltung, gefolgt von einem Dokumentenmanagement. Idee war hier lediglich, die Aufträge und Dokumente im Blick zu haben. Gefolgt durch eine Mitarbeiterplanung und dazugehörige Zeiterfassung für die Lohnabrechnung als auch für die Projekte zur Kalkulation kam schnell eine App hinzu. Hierüber können E-Formulare und E-Signaturen in das Dokumentenmanagement-System gespielt werden. Dann haben wir 2018 die Software für weitere Handwerker und Bauunternehmen ausgerollt. Zum Schluss haben wir ein Rechnungswesen aufgesetzt.

Stand heute verfügt dieses über kumulierte Teilrechnungen, Abschlagsrechnungen, Sicherheitseinbehalte, GAEB, IDS-Connect, Datanorm, Preisuntergrenze und Tiefenkalkulation – alles das, was der Handwerker aus seiner alten Softwarewelt kennt. Dazu kommen heute fast 20 Schnittstellen in Drittsysteme, Apps und Micro-Services sowie FinTech-Themen.

Durch verschiedene Standorte haben wir uns sehr schnell für die Entwicklung einer ortsunabhängigen Cloud-Lösung entschieden, die Prozesse digital abbildet und optimiert. Lediglich die Briefpost kommt noch zum Teil im Papierformat.

Wurden externe Impulse für Ihr Digitalisierungsprojekt aufgenommen?

Das Digitalisierungsprojekt wurde komplett in Eigenregie umgesetzt, entlang unseres Bedarfs und unserer Wertschöpfungskette. Es wurde einfach gemacht und durch „trial and error“ schnell modifiziert.

Bitte erläutern Sie kurz die Motivation hinter Ihrer Entscheidung, die Digitalisierung in Ihrem Betrieb anzustoßen und umzusetzen.

Die Idee war, Aufträge nicht aus dem Auge zu verlieren. Es sollte mich als Inhaber, aber auch die Mitarbeiter im Büro entlasten und den Mitarbeitern Prozesse und Abläufe aufzeigen, mit denen sie effizienter werden. Wir haben es so geschafft, mehr Umsatz zu erwirtschaften, und das bei höherer Marge. Durch die frei gewordene Zeit hatten Kollegen im Büro wieder Zeit für wichtigere Aufgaben.

Welche konkreten praktischen und wirtschaftlichen Vorteile konnten Sie für Ihr Unternehmen durch die Umsetzung der Digitalisierung erreichen?

Wir haben jetzt feste digitale Abläufe für den gesamten Ablauf – von der Anfrage bis hin zur fertigen Rechnung. Neue Kräfte sind einfacher anzulernen. Wir haben durch ortsunabhängiges Arbeiten eine bessere Work-Life-Balance für alle Beteiligten. Software unterstützt hier. Durch die entwickelte Software und entsprechende Automatismen wie Angebotserinnerungen, Auftragsbestätigungen, Terminbestätigungen und Erledigungsvermerke sparen wir rund 40.000 bis 50.000 Euro an Lohnkosten im Büro. Zwei Teilzeitkräfte wickeln im Jahr etwa 1.000 bis 1.200 Aufträge ab. Das Repertoire reicht von kleinen Instandhaltungen bis hin zu kompletten Fassaden, Desinfektionsmaßnahmen in Mexiko oder europaweiten Schimmelsanierungen.

Haben Sie im Rahmen der Umsetzung Risiken in Kauf genommen?

Die Entwicklung hat inhouse Kapazitäten im Bereich Programmierung und bei mir als Geschäftsführer geblockt. Darüber hinaus haben wir das komplett eigenfinanziert, es gab hier also auch ein finanzielles Risiko für uns.

Unter welchen Aspekten haben Sie Technologien, Produkte oder Services ausgewählt?

Im Vordergrund stand die Devise: „Arbeiten von überall ohne VPN oder Server“. Und eine Prozessunterstützung war uns wichtig. Zahlreiche Lösungen am Markt können nur einen Teilbereich abdecken, da sie „Insel-Apps“ sind. Andere Lösungen sind teuer aufgrund von Servern und Wartungsverträgen. Oder sie können Prozesse nicht abbilden, da nur das Rechnungswesen stark ausgeprägt ist. Wir haben anfangs die Software vor eine klassische On-Premise-Software geschaltet.

Herr Urbanek, besten Dank für das interessante Gespräch!

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