Praxisbeispiel Augsburger Holzhaus GmbH: Das papierlose Büro verliert nichts!

In über 80 Jahren hat das Unternehmen Augsburger Holzhaus GmbH mit Sitz in Gersthofen einen enormen Erfahrungsschatz für den Holzhausbau aufgebaut: von der sorgfältigen Planung über zukunftsorientierte Energiekonzepte bis zum schlüsselfertigen Ausbau. 

Rund 50 Mitarbeiter geben dabei täglich ihr Bestes, um die Wünsche der Kunden umzusetzen. Die Geschäftsleitung mit Robert und Thomas Wittmann sorgt dabei für ein umfassendes Programm im hochwertigen Holzhausbau und steht auch persönlich mit viel Erfahrung und Engagement für die Beratung zur Verfügung. Neben dem Wohnbau realisiert das Unternehmen auch immer mehr größere Objekte in Hybridbauweise. Die Belegerfassung und -verwaltung des Unternehmens läuft komplett papierlos, es wird nichts mehr ausgedruckt.

Wir sprachen mit Kathrin Wittmann über den digitalen Arbeitsalltag bei der Augsburger Holzhaus GmbH.

Frau Wittmann, wie und in welchen Bereichen arbeiten Sie digital?

Wir bekommen 95 Prozent unserer Lieferantenrechnungen per E-Mail oder sie werden direkt in die DATEV-SmartTransfer-Plattform übermittelt. Kundenrechnungen gehen bei uns größtenteils per E-Mail raus.

Unsere Kernsoftware PAPA ist eine kaufmännische Softwarelösung, die speziell von Zimmerern fürs Zimmerer-Handwerk entwickelt wurde. Hierüber werden unsere Angebote und Aufträge erstellt und durch die Erfassung von Aufmaß, Regieberichte und Kommissionsware werden entsprechend die Kundenrechnungen erstellt. Weitere von uns genutzte Module im PAPA sind Artikelstamm, Lagerverwaltung und Kontaktverwaltung (Kunden/Lieferanten/Personal).

Über das Online-Portal SmartTransfer von DATEV ist es möglich, Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen einfach, schnell und jeweils im Wunschformat unseres Geschäftspartners – von PDF, ZUGFeRD, XML bis zu EDIFACT und Idoc – zu empfangen und zu versenden. Wir nutzen die Plattform vorrangig zur Belegprüfung sowie zum Empfang der Lieferantenrechnungen, ca. 250 St. pro Monat. Der Eingang erfolgt per E-Mail, per Post oder direkt ins Portal. Jeder Beleg, der das Portal durchläuft, ist kostenpflichtig.

Beispiel: Wir erhalten eine Rechnung digital. Diese kann so direkt an die räumlich vom Büro getrennte Fertigung zur Prüfung des Wareneingangs und anschließend an die im Büro ansässige Arbeitsvorbereitung zur Kostenkontrolle zugewiesen werden. Wenn die Rechnung endgültig von allen Beteiligten freigegeben wurde, dann wird sie direkt zu DATEV Unternehmen online weitergeleitet.

Kundenrechnungen werden in PAPA erstellt und digital als PDF-Datei per E-Mail an den Kunden versandt. Wie die Lieferantenrechnungen werden diese ebenfalls zur Weiterverarbeitung in Unternehmen online hochgeladen.

Die Online-Plattform „DATEV Unternehmen online“, kurz DUO, dient uns im Nachgang zur revisionssicheren Belegarchivierung sowie für unseren Zahlungsverkehr mit Überweisungen, Kontobewegungen, Erfassung der Buchungskonten, Überwachung von Zahlungseingängen der Kundenrechnungen.

Ein weiterer wichtiger digitaler und papierloser Prozess in unserem Betrieb ist die digitale  Stundenerfassung. Bis vor Kurzem wurden unsere Löhne noch im Baurechenzentrum abgerechnet. Inzwischen verarbeiten wir unsere Löhne mittels der individuell für uns programmierten Schnittstelle von PAPA zu DATEV selber.

Unsere Mitarbeiter erfassen dazu auf der Internetplattform PAPA WebZeit ihre Stunden zu dem jeweiligen Bauvorhaben. Hier wird z. B. unterschieden zwischen Rüstzeit, Fahrtzeit, Montage, Planung, Arbeitsvorbereitung etc. Das Lohnbüro kann dann die Stunden von der Plattform abrufen. So werden die Stunden automatisch dem jeweiligen Bauvorhaben zugeordnet und auch für die DATEV-Lohnabrechnung über die programmierte Schnittstelle schnell und unkompliziert weitergeleitet. So entfallen das zeitintensive „Stundeneintippen“ der Mitarbeiter und auch die Stundenerfassung im Lohnbüro für die Lohnabrechnung komplett.

Weitere digitale Prozesse in unserem Unternehmen werden bei der Werkzeugverwaltung von Würth und HILTI sowie in der Online-Materialbestellung bei Würth genutzt. Da wir außerdem mit der Cloud-Lösung Microsoft Office 365 arbeiten, können alle Dokumente von überall und unterwegs eingesehen und bearbeitet werden.

In welchem Zeitraum haben Sie Ihr Digitalisierungsprojekt umgesetzt?

Die Einführung von PAPA erfolgte zum 01.01.2018. SmartTransfer und Unternehmen online folgten zum 01.04.2019. PAPA WebZeit startete am 01.10.2019. Wir sind hinsichtlich der Digitalisierung mittlerweile auf der Zielgeraden angekommen, da wir nun seit einem Jahr alle eingeführten Neuerungen problemlos und übergreifend nutzen.

Könnten Sie unseren Lesern die Entstehung der Idee bis zur Umsetzung beschreiben?

Die immer höheren Anforderungen an die Form und Archivierung der Rechnungen haben uns dazu gebracht, die bisherige Belegverwaltung zu verbessern. In einem Zeitraum von drei bis vier Jahren wurden verschiedenste kaufmännische Softwarelösungen geprüft.

Ausschlaggebend für die Entscheidung für PAPA war die durchdachte Programmentwicklung durch Zimmererkollegen und der sehr individuelle Softwaresupport. Die Programmoberfläche ist durch die individuelle Anpassung auf unser Unternehmen sehr benutzerfreundlich.

Bei der Entscheidung, auf die DATEV-Plattformen umzusteigen, standen wir in engem Kontakt mit unserem Steuerberater und verschiedenen Lieferanten. Für die Arbeitserleichterung und auch die Minimierung der Eingabefehler ist entscheidend, dass eben viele Lieferanten die Rechnungen „richtig digital“ schicken und nicht nur als PDF-Datei per E-Mail.

Von der Stundenerfassung über DIGI haben wir Abstand genommen, weil hier die Digitalisierung sehr teuer gewesen wäre. Wir hätten für die Mitarbeiter jeweils die DIGI-App kaufen müssen. Des Weiteren wären auch zwei Schnittstellen nötig gewesen: einmal von DIGI zu unserem PAPA und von dort wieder weiter zu DATEV.

Folgeprojekt ist zum Beispiel eine eigene App, um die Mitarbeiterbindung zu steigern. Derzeit vermitteln wir Infos wie Firmenfeste, neue Projekte etc. über einen Newsletter und unsere WhatsApp-Gruppe. Ein weiteres Folgeprojekt wäre die Online-Erfassung unserer Regieberichte. Da die Regie-Abrechnung nur einen sehr kleinen Teil unserer Rechnungen ausmacht, steht dieses Projekt nicht ganz oben auf der Agenda, da die Kosten im Moment den Nutzen überwiegen.

Haben Sie externe Impulse für Ihr Digitalisierungsprojekt aufgenommen?

PAPA wurde uns von einem Kollegen empfohlen. Die DATEV-Lösungen haben wir eigenständig recherchiert. Hier sind uns keine Kollegen bekannt, die schon komplett papierlos arbeiten.

Bitte erläutern Sie kurz die Motivation hinter Ihrer Entscheidung, die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen anzustoßen und umzusetzen.

Uns ist wichtig, dass die Mitarbeiter an allen Standorten dieselben Informationen einsehen können. Eine weitere wichtige Motivation war auch, die Archivierung outzusourcen. Bei der Stundenerfassung sind wir nicht mehr von externen Firmen wie DIGI oder dem Baurechenzentrum abhängig. Es kann überall erfasst werden, wo Internet verfügbar ist. Entweder direkt übers Smartphone auf der Baustelle, am Ende des Arbeitstages bei uns in der Produktionshalle oder im Büro am PC.

Welche konkreten wirtschaftlichen und praktischen Vorteile haben Sie für Ihr Unternehmen durch die Umsetzung der Digitalisierung erreichen können?

Egal ob Kunden- oder Lieferantenrechnungen: Man kann sie an jedem PC finden und einsehen. Papierrechnungen, die zur Prüfung an Kollegen gingen, gehen nicht mehr verloren bzw. sind auch im Krankheitsfall oder im Homeoffice von jedem anderen Mitarbeiter bearbeitbar. Die Rechnungskontrolle ist genauer, weil sie jedem Beteiligten im Betrieb persönlich zugewiesen werden kann.

Auch die ungeliebte (Papier-)Ablage ist Geschichte, weil ja alle Dokumente digital bei DATEV abgelegt sind. Der Zahlungsverkehr läuft ebenfalls über die Unternehmen-online-Plattform. So entfallen auch die jeweiligen Bankprogramme. Die Buchhaltung am Monatsende läuft weitestgehend automatisch, es wird nur noch kontrolliert und nicht mehr stundenlang gebucht.

Unleserliche, mit Hand gekritzelte Stundenzettel gibt es nicht mehr. Man überträgt auch dem Mitarbeiter mehr Eigenverantwortung, indem die Stunden selbst mit dem Handy oder PC erfasst werden. Es wird auch keine spezielle App benötigt. Ein großer Vorteil ist, dass die Stundenerfassung pro Bauvorhaben tagesaktuell ist. Verschwundene Stundenzettel gehören somit der Vergangenheit an. Auch die Archivierung der (Papier-)Stundenzettel ist weggefallen.

Durch die nun eigenständige Lohnbearbeitung ist die Fehlerquote, die bei der Datenübermittlung ans Baurechenzentrum durchaus gegeben war, erheblich gesunken. Die monatliche Kostenersparnis liegt bei rund 1.500 Euro.

Ein weiterer Vorteil ist auch, dass wir Homeoffice-Arbeitsplätze sehr schnell und unkompliziert einrichten konnten, weil ja schon alle Dokumente etc. in digitaler Form vorlagen.

Haben Sie im Rahmen der Umsetzung Risiken in Kauf genommen?

Gewohnte und funktionierende Arbeitsabläufe mussten den neuen Systemen entsprechend angepasst werden und durften doch den laufenden Betrieb nicht stören. Unsere Mitarbeiter waren sehr motiviert und haben auch erheblich zur weitestgehend reibungslosen Einführung beigetragen.

Unter welchen Aspekten haben Sie Technologien, Produkte oder Services ausgewählt?

Entscheidend bei PAPA war die Empfehlung durch Kollegen bei DATEV der hohe Bekanntheitsgrad.

Frau Wittmann, wir danken für das Gespräch.

Foto: Augsburger Holzhaus GmbH