Wie Sie Ihre Mitarbeiter für die Digitalisierung gewinnen

Kennen Sie die beste Strategie, wie Ihre Digitalisierung zum Erfolg wird? Holen Sie einfach Ihre wertvollste Ressource – Ihre Mitarbeiter – rechtzeitig mit ins Boot. Sie werden überrascht sein, was alles möglich ist. 

„Digitalisierung ist Chefsache“, werden Sie jetzt sagen. Stimmt. Als Chef oder Chefin entscheiden Sie darüber, welche Maßnahmen ergriffen und welche Budgets für digitale Projekte zur Verfügung gestellt werden. Ohne jedoch ein entsprechendes Mindset bei allen Mitarbeitern zu erwirken, wird keine noch so gute theoretische Strategie aufgehen. Dabei geht es nicht nur darum, die Mitarbeiter mit Digitalkompetenzen auszustatten, Seminare und Workshops zu veranstalten. Ganz wichtig ist es, bereits in der Frühphase das Feedback der Mitarbeiter einzuholen und Partizipation an den Prozessen zu ermöglichen. Das Ergebnis: echte Begeisterung für digitale Themen. Und das ist weit mehr als nur die halbe Miete.

Ein neues Mindset ist gefragt

Digitalisierung hat viele Facetten. Es geht um digitale Kommunikation, mobile Anwendungen, neue Formen der Zusammenarbeit und vieles mehr. Mitarbeiter sind gefordert, umzudenken – und zwar in vielen Bereichen. Das ist eine große Herausforderung, die die Mitarbeiter nicht alleine tragen können und sollen. Auch geht das nicht von heute auf morgen, sondern nur Schritt für Schritt. Die Aufgabe der Unternehmensführung ist es, die Belegschaft auf diesem Weg wertschätzend zu begleiten und das notwendige neue Mindset nicht einfach nur überzustülpen.

Was, warum und wie

Die Digitalisierung beginnt im Kopf des Chefs. So weit so gut. Um das Thema aber auch in die Köpfe der Mitarbeiter zu bekommen, ist Transparenz der beste Weg. Sie haben sich beispielsweise für eine digitale Baustellendokumentation entschieden, um die Abläufe auf der Baustelle effektiver zu gestalten. Für Sie ist das bereits schlüssig und die Vorteile sind für Sie klar erkennbar. Fahren Sie dennoch unbedingt von Anfang an eine optimale Informationsstrategie. Erklären Sie Ihren Mitarbeitern:

• Warum machen wir das? Was bringt das dem Unternehmen / dem einzelnen Mitarbeiter / dem Kunden?
• Was machen wir konkret? (Ziele definieren)
• Wie machen wir das? Wie sehen die Maßnahmen in der Praxis konkret aus?

Bedenken ausräumen – Nutzen aufzeigen

Nicht jeder ist dem Thema Digitalisierung gegenüber von Anfang an aufgeschlossen. Es kann eine Reihe von Bedenken seitens der Mitarbeiter geben. Wenn Sie jedoch behutsam ans Werk gehen, kann es Ihnen gelingen, diese auszuräumen. Bedenken, mit denen Sie rechnen müssen, können sein:

• Mitarbeiter haben Angst, durch Automatisierung, Robotik und digitale Werkzeuge „ersetzt“ zu werden und möglicherweise ihren Job zu verlieren.
• Auch die Frage der Geschwindigkeit spielt eine große Rolle. Ziehen Sie Maßnahmen nie im Hauruck-Verfahren durch. Berücksichtigen Sie das Tempo aller Mitarbeiter und das jeweilige digitale Grundverständnis.
• Sorge vor digitaler Überwachung. Kollaborationswerkzeuge, Zeiterfassung und nicht zuletzt auch GPS-Systeme, die zur Routenoptimierung und bei Notfällen eine wichtige Rolle spielen können, führen oft zu Bedenken, ständig „getrackt“ zu werden.

Ihre Aufgabe ist es, diese Bedenken auszuräumen und aufzuzeigen, dass Sie rechtliche Rahmenbedingungen schaffen oder geschaffen haben, um eine Verletzung der Persönlichkeitsrechte auszuschließen, dass Arbeitsplätze nicht in Gefahr sind und dass Sie in der Lage sind, sich wertschätzend auf die jeweilige Haltung und Mentalität Ihrer Mitarbeiter einzustellen.

Darüber hinaus gewinnen Sie das Vertrauen und die Zustimmung Ihrer Mitarbeiter, indem Sie den Nutzen der digitalen Projekte aufzeigen. Hier ist es kein Schaden, von der Theorie weg in die Praxis einzutauchen. Bleiben wir beim Beispiel Baustelle. Die Arbeit mit entsprechenden Baustellen-Apps vereinfacht die Kommunikation und sorgt für weniger Informationsverlust. Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern an praktischen Beispielen die Vorteile auf.

Diese können sein:

• Fotos oder Videos von der Baustelle verschicken (Mängel, Zustände, Schäden)
• Aktualisierungen in Echtzeit auf digitalen Bauplänen vornehmen und einsehen
• Kostenvoranschläge erstellen
• Digitale Karten verwenden
• E-Mails und Sprachnachrichten an Kollegen, Büro, Lieferanten verschicken
• Termine koordinieren mit digitalem Kalender

Feedback der Mitarbeiter immer ernst nehmen

Für alle Digitalisierungsmaßnahmen ist das Feedback der Mitarbeiter die Basis. Sie brauchen einen gemeinsamen Überblick über den Status quo, über Ist- und Sollzustand. Wo gibt es Probleme, welche analogen Systeme sollen noch bestehen bleiben, welche Abläufe wären effizienter digital, welche Erleichterungen sind wünschenswert und wo können Doppelarbeiten vermieden werden. Dieses Wissen können nur die Mitarbeiter aus ihrem täglichen Arbeitsalltag heraus liefern. Feedback, Ideen, Anregungen, Kritik, Sorgen und Impulse von Mitarbeitern ernst zu nehmen ist kein besonderes Goodie, sondern sollte fester Bestandteil einer positiven, agilen Arbeits- und Unternehmenskultur sein.

Mitarbeiter mit Digitalkompetenzen ausstatten

Wenn Sie eine Digitalstrategie verfolgen, vergessen Sie nicht: Es sind die Mitarbeiter, die diese Strategie mittragen müssen, die sich in eine neue Arbeitskultur, neue Technologien, eine neue Denkweise und in ein neues Miteinander einfinden müssen. Sollen Ihre Mitarbeiter künftig mit neuen Tools arbeiten, mobiler werden, transparenter und vor allem erfolgreich und effizient sein, dann brauchen sie dafür entsprechende digitale Kompetenzen. Da die Digitalisierung kein abgeschlossenes Projekt darstellt, sondern im Erbgut eines Unternehmens immer verankert bleibt, ist auch das lebenslange Lernen ein Thema in jedem Unternehmen. Die Bereitstellung des Wissens muss von der Führungsetage ausgehen und exzellent sein.

Mitarbeiter müssen partizipieren …

… und zwar von Anfang an. Neue Lösungen, neue Geschäftsmodelle und Innovationen ergeben sich in der Regel aus einer bestimmten Problemstellung. Zu identifizieren, wo der Schuh drückt – beim Kunden, auf der Baustelle, im Büro, in der Kommunikation, unterwegs. Dieses Wissen der Mitarbeiter sollte in die Lösungssuche immer mit einfließen. Setzen Sie sich frühzeitig gemeinsam an einen Tisch und erarbeiten Sie gemeinsam die jeweilige Strategie. Das ist besser als überstülpen und geht in vielen Fällen auch gar nicht anders, wenn eine Maßnahme zielführend sein soll.

Klare Regeln gemeinsam entwickeln

Für alle digitalen Projekte gilt: Alle müssen sich an die gleichen Regeln halten. Zuständigkeiten, der Umgang mit Daten, Fotos, Plänen, Zugriffsrechten, Verantwortlichkeiten etc. müssen ebenso klar geregelt werden wie die Verwendung einheitlicher Soft- und Hardware, z. B. desselben Messengers und gemeinsam genutzter Programme, sowie der Zugriff auf eine festgelegte Cloud. Dass hier nicht jeder sein eigenes Süppchen kochen kann, versteht sich von selbst. Je klarer die Regeln und auch die Anforderung an die Einhaltung der Datenschutzverordnungen sind, desto sicherer der Rahmen für alle Mitarbeiter.

Veränderungskompetenzen stärken

Wie erfolgreich eine Innovation, ein neuer digitaler Prozess oder neue Technologien sind und wie schnell sie umgesetzt und adaptiert werden können, das hängt im Wesentlichen auch davon ab, inwieweit die Mitarbeiter grundsätzlich bereit sind, sich Veränderungen zu stellen und sie willkommen zu heißen. Hier gilt es, die verschiedenen „Flughöhen“ zu respektieren. Auch diejenigen, die sich mit Veränderungen schwerertun, müssen mit an Bord. Hier kann man mit Gesprächen, Seminaren oder Workshops wichtige Hilfestellungen geben, damit Mitarbeiter sich dem Thema Veränderung auch langfristig und nachhaltig öffnen. Denn das Wesen der Digitalisierung ist Veränderung. Diese muss früher oder später von jedem Mitarbeiter mitgetragen werden.

Zusammenarbeit neu gestalten

Es gibt eine Reihe von leistungsstarken Kooperationstools, die die Zusammenarbeit intern wie extern erleichtern und Prozesse nachvollziehbar und transparent machen. Auch hier kann die Akzeptanz durch Praxisbeispiele erreicht werden. Für viele Mitarbeiter sind diese Tools neu und ungewohnt, erscheinen auf den ersten Blick kompliziert und komplex. Anwendungen dieser Art brauchen vor allem eines: Zeit. Wer Projekt- und Teamarbeit darauf umstellen möchte, sollte das nicht von heute auf morgen tun. Gewähren Sie den Mitarbeitern entsprechende Eingewöhnungszeiten und vor allem: Sorgen Sie für regelmäßige Schulungen.

Medienkompetenz entwickeln

In Unternehmen werden täglich eine Menge an Daten gemanagt und organisiert, verschickt und archiviert. Der Umgang mit den Medien, wie Internet, Social Media, Websites, Plattformen etc., verlangt Kenntnisse in der Handhabung und die Fähigkeit, diese Medien richtig zu nutzen und Vor- und Nachteile zu kennen. Auch hier sind je nach Bedarf Schulungen unersetzlich. Je besser Sie Ihre Mitarbeiter mit den entsprechenden Kompetenzen ausstatten bzw. diese immer wieder auf den aktuellsten Stand bringen, desto sicherer wird der tägliche Umgang damit.

Fazit

Wer seine Mitarbeiter in die Prozesse der Digitalisierung von Anfang an mit einbindet und permanent das Feedback in Planungen, Projekte und Innovationen miteinbezieht, wird erfahren, dass er die Mitarbeiter (auch emotional) ans Unternehmen binden kann. Partizipation, Selbstverantwortung und Wertschätzung sind Motivatoren, die sich positiv auf das Betriebsklima und damit auf den Unternehmenserfolg auswirken.
Foto von Andrea Piacquadio von Pexels