Praxisbeispiel: Bei der Gerhard Nemela Sanitär-und Heizungstechnik ist (fast) alles digital!

Das Unternehmen Gerhard Nemela Sanitär- und Heizungstechnik mit Sitz in Landshut hat seinen Tätigkeitsschwerpunkt auf der Modernisierung von Heizungsanlagen und Bäder sowie Service- und Reparaturleistungen im Privatkundenbereich. Gegründet wurde der Betrieb 1963. Seit 1997 wird er den Kundenanforderungen und Marktbedingungen entsprechend weiterentwickelt.

Zum Digitalisierungsgrad des Unternehmens sagte Geschäftsführerin Manuela Nemela im Rahmen der Bewerbung um den digital award handwerk 2020: „Es gibt bei uns fast nichts mehr, was nicht digitalisiert ist bzw. wird!“ Als Beispiele nennt sie die Projektbearbeitung inklusive Kundenschriftverkehr, eine Projekt-Ampel, das Aktivitätenmanagement, die komplette Buchhaltung und das Rechnungswesen, den

Einsatz von OCR-Schnittstellen, die Stundenerfassung per Zeit-App Mobiler Monteur, die Online-Warenbestellung, die Vorgangsarchivierung, die Social-Media-Kanäle zur Azubi- und Mitarbeitergewinnung, das Homeoffice sowie Cloud-Lösungen für Büro und Montageteams.

Im Interview schildert Manuela Nemela den Weg ihres Betriebs dahin.

Frau Nemela, in welchem Zeitraum haben Sie den heutigen Stand der Digitalisierung erreicht?

Wir haben 2018 konsequent begonnen, die Digitalisierung strukturiert umzusetzen. Ich würde sagen, wir sind auf der Zielgeraden, aber noch nicht auf der „Zugspitze“ angekommen. Digitalisierung ist ein Lernprozess, man muss Veränderungen akzeptieren und zulassen. Während des Corona-Lockdowns im Frühjahr 2020 haben wir die Chance im Team genutzt und weiter in die Digitalisierung investiert.

Wie entstand die Idee zu den bisher in Ihrem Unternehmen umgesetzten Digitalisierungsmaßnahmen?

Mit unserer Handwerkersoftware sind wir zufrieden, diese wird auch ständig weiterentwickelt. Aber es gibt viele Abläufe, wie beispielsweise Kundenfotos, Montageanleitungen und Dokumentationen, die man auf vielen Wegen – per Mail, WhatsApp, schriftlich per Post usw. – von Mitarbeitern und Kunden übermittelt bekommt.

Wir haben mit vielen unnötigen Arbeitsschritten versucht, einzelne Unterlagen einzuscannen und in der Handwerkersoftware abzulegen oder einen Ordner anzulegen, der nach dem Jahresabschluss im Speicher verschwindet, oder Unterlagen in der Dropbox abzulegen.

Wir sind ehrlich: Da ging schon mal was unter, wenn man unter Zeitdruck steht oder der Kollege aus dem Büro in Urlaub ist oder die Unterlagen nicht mehr vollständig findet. Wir wussten schon lange: Wir brauchen eine Lösung! Nur welche wäre für uns perfekt? Dass die Lösung so naheliegt, war uns nicht bewusst. Viele neue Ideen und Inputs habe ich 2019 vom 24-Stunden-Online-Kongress des forum handwerk digital mitgenommen.

Ein Unternehmensberater wurde ins Haus geholt. Er analysierte erst mal unsere Zahlen und Arbeitsabläufe. Es folgten einige Vor-Ort-Termine und viel Hausaufgaben für uns. Im nächsten Schritt holten wir uns einen Cloud-Spezialisten ins Haus.

Es wurde auch hier genau geschaut, was wir bereits nutzen und was man optimieren kann bzw. welche Lösungen es gibt. Da wir bereits Microsoft Office 365 für unseren Mailverkehr nutzten, war die Lösung schnell gefunden – wir konnten ein bereits vorhandenes System einsetzen.

Jetzt kam der Punkt, an dem wir schon oft waren: Es blieb alles beim Alten und dann kam 2020 der Lockdown. Keiner wusste, was wird. Man sollte meinen, wir sind systemrelevant. Aber Privatkunden sind doch besorgt, da holt man sich im Lockdown nicht unbedingt – außer wenn es sein muss – einen Handwerker ins Haus.

Der Umsatz brach weg. Der Chef und Betriebsinhaber war als Kommandant der freiwilligen Feuerwehr im Dauereinsatz. Unser Meister war gerade Vater geworden und befand sich im Homeoffice, das wir zum Glück schon 2018 eingerichtet hatten. Die anderen Mitarbeiter saßen zu Hause auf Abruf, für Notfälle.

Nur ich als Chefin war im Büro und wartete sehnsüchtig darauf, dass das Telefon klingelt. Die Gedanken kreisten … Wenn nicht jetzt, wann dann? Das Beste war, diese Zeit zu nutzen und die Digitalisierung voranzutreiben. Also ran ans Telefon und unseren Cloud-Spezialisten anrufen, um einen Termin zu machen.

Unsere gesamte IT musste überprüft und angepasst werden. Dann kam der Tag, an dem die One-Drive- und Team-Ordner angelegt und mit Informationen gefüllt wurden. Jeder Mitarbeiter wurde zusätzlich mit einem Smartphone ausgestattet und geschult.

Für uns war sehr wichtig, dass wir – egal, wo wir uns befinden und welches Endgerät wir nutzen – auf aktuelle Daten zugreifen können. In einem weiteren Schritt wurde ein zentraler Ordner für unseren Steuerberater angelegt und freigegeben. Über diesen erfolgt jetzt der komplette Buchhaltungs- und Schriftverkehr.

Dies waren nur die ersten Schritte. Wir sind immer noch dabei, weitere Maßnahmen umzusetzen. Dazu gehört beispielsweise die Ablage von Verträgen in einen Cloud-Ordner. Oder der Online-Terminkalender für unsere Kunden und die Online-Beratung.

Haben Sie externe Impulse für Ihr Digitalisierungsprojekt aufgenommen?

Ich bin immer auf der Suche danach, was noch verändert werden kann oder was andere Betriebe schon nutzen. Wir haben nach einigen Workshops und der Teilnahme am 24-Stunden-Online-Kongress des fhd einen Unternehmensberater beauftragt. Er hat unsere Arbeitsabläufe unter die Lupe genommen und uns mit einem gemeinsam erarbeiteten Konzept gezeigt, was wir noch verändern können.

Was war die Motivation hinter Ihrer Entscheidung, die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen so vehement anzustoßen und umzusetzen?

Es ging vor allem um Zeitersparnis, bessere Kommunikation und Austausch untereinander vom Chef bis zum Azubi. Und natürlich eine geringere Fehlerquote in den Arbeits- und Dokumentationsabläufen.

Welche konkreten wirtschaftlichen und praktischen Vorteile konnten Sie für Ihr Unternehmen erreichen?

Wir konnten zum Beispiel durch die Umsetzung der Cloud-Lösung erreichen, dass die Mitarbeiter besser informiert sind. Egal ob im Büro, im Homeoffice oder auf der Baustelle: Jeder hat dieselben aktuellen Informationen.

Haben Sie im Rahmen der Umsetzung Risiken in Kauf genommen, um Ihre Ziele zu erreichen?

Ja, wir haben in Zeiten des Corona-Lockdowns Investitionen in die Digitalisierung getätigt.

Unter welchen Aspekten haben Sie Technologien, Produkte oder Services ausgewählt?

Uns ist es wichtig, dass die Technologien und Produkte leicht zu bedienen sind. Sie sollen auf unsere Bedürfnisse ausbaufähig sein. Und wir wollen einen Ansprechpartner haben, der uns auch weitere Möglichkeiten aufzeigt.

Videotipp zum Thema Cloud

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