Praxisbeispiel: TR-Wohnkonzepte arbeitet komplett digital – von der Planung bis zur Umsetzung!
Die TR-Wohnkonzepte GmbH mit Sitz in Königslutter am Elm ist ein Unternehmensmix aus Handwerksleistungen, Planungen und Marketing. Hauptzielgruppe der unternehmerischen Tätigkeit ist der Endkunde, der viel Wert auf die gewerkeübergreifende Planung bis ins Detail legt und hohen Anspruch bei der Ausführung hat.
Roxanne Greite ist gelernte Grafikerin und plant seit ca. zehn Jahren Bäder und Wohnkonzepte, die sie gemeinsam mit ihrem Mann Timo Greite, Maurer und Betonbaumeister, seit über acht Jahren erfolgreich realisiert. Im August 2021 haben sie das Unternehmen TR-Wohnkonzepte GmbH gegründet. Mit diesem Unternehmen können sie sowohl Handwerksleistungen als auch Beratungen, Planungen, Grafikdesign und Marketing aus einer Hand anbieten.
TR-Wohnkonzepte bietet neben fachlich kompetenter Beratung die detaillierte Entwurfsplanung mit Grundrisszeichnung, die Erstellung von 3-D-Ansichten. Neuestes Highlight sind Virtual-Reality(VR)-Planungen für Bäder, Küchen und Wohnräume als Komplettservice.
Die Aufgaben im Unternehmen sind sehr gradlinig aufgeteilt: Timo Greite ist für die handwerkliche Ausführung bei den Kunden vor Ort verantwortlich, der Ansprechpartner auf der Baustelle und koordiniert Fremdgewerke wie z. B. Sanitär und Elektrounternehmen. Die Umsetzung von Fliesen-, Spachtel-, Maurer-, Trockenbau-, Beton- und Montagearbeiten erfolgen durch ihn aus Meisterhand.
Um alles, was vorher und hinterher passiert, kümmert sich Roxanne Greite. Sie kann keine Zeit verschenken, da ihr Aufgabengebiet vom Aufmaß über Angebot, Rechnungen und Buchhaltung bis hin zur Kundenberatung, Planung, Social Media und alles andere reicht. Ohne Digitalisierung bzw. Automatisierung ist das nicht zu schaffen.
Auf Instagram zeigen Roxanne und Timo Greite den Followern ihres Betriebs die Fortschritte ihrer Kundenprojekte Schritt für Schritt. Überhaupt legen die beiden Wert auf digitale Vernetzung: Sie stehen hinter dem Motto der Handwerkerplattform Check and Work, über die sie gerne mit kompetenten Kollegen aus der Region zusammenarbeiten.
Und da ihr erklärtes Ziel die Digitalisierung im Handwerk ist, wurde im Dezember 2021 die Vertriebs- und Supportpartnerschaft mit openHandwerk (#Handwerkersoftware) gestartet. „Ein gutes und verlässliches Netzwerk ist uns wichtig!“, so das Credo der beiden Unternehmer.
Wir sprachen mit Roxanne Greite darüber, wie ein Zwei-Personen-Handwerksunternehmen es schafft, dank umfassender Digitalisierung und Vernetzung komplexe Kundenprojekte vollständig, strukturiert und mit modernen Services hinterlegt abzuwickeln.
Frau Greite, wann und in welchem Arbeitsbereich sind in Ihrem Unternehmen die ersten Schritte zur Digitalisierung eingeleitet worden?
Eigentlich in fast allen Bereichen und von Anfang an, da wir durch die Neugründung von TR-Wohnkonzepte die Möglichkeit hatten, direkt vollständig digital zu starten. Den Anstoß haben wir durch die Suche der richtigen Handwerkersoftware bekommen. Überhaupt haben Software und mobile Apps für die Wirtschaftlichkeit unseres Betriebs eine enorme Bedeutung, da ich mit meiner Zeit als Mutter von zwei Kindern unter drei Jahren effizient wirtschaften muss.
Welche Arten von Software kommen bei Ihnen heute zum Einsatz?
Wir nutzen in erster Linie openHandwerk als Tool für unsere Bauakten und für die Projektdokumentation. Die Buchhaltung bis zum Steuerberater erledige ich mit sevDesk in Verbindung mit getmyinvoice.
Planungen erstelle ich mit Palette CAD. Somit haben unsere Kunden die Möglichkeit, sich ihr neues Wohnkonzept über eine VR-Brille realistisch in einem digitalen Raum anzusehen. Mittlerweile finden viele unserer Beratungstermine auch online statt. Dadurch kann ich Termine flexibler vergeben und spare viel Fahrzeit.
Wer hat die Digitalisierung von TR-Wohnkonzepte verantwortlich umgesetzt?
Das war mein Part. Ich bin sehr technikbegeistert und freue mich über jegliche Automatisierung in meinem Leben! Ich musste mir natürlich im Vorfeld genau überlegen, welche Routinebereiche ich digitalisieren bzw. automatisieren konnte, um für die kreativen Projektplanungen mehr Zeit zu haben. Deshalb war es erst einmal wichtig, unsere eigenen Prozesse festzulegen und präzise aufzuschreiben. Nur dann kann man wirklich nach den besten Tools für genau diese Prozesse suchen.
Leider gibt es auch in der digitalen Welt nicht die berühmte „Eier legende Wollmilchsau“. Daher sollte man sich für die Digitalisierung seines Unternehmens Hilfe holen. Ich sage immer: Nur weil ich ein Auto fahren möchte, werde ich keines selber bauen. Und genau das sollte man bei der Digitalisierung seines eigenen Unternehmens bzw. der Geschäftsabläufe auch beachten: Nur weil man digital(er) werden möchte, sollte man das nicht unbedingt allein versuchen.
Ich sage immer: Nur weil ich ein Auto fahren möchte, werde ich keines selber bauen.
Wir hatten in unserem konkreten Fall zwar keine externe Unterstützung durch (Unternehmens-)Berater. Allerdings bin ich immer mit den Experten von openHandwerk eng in Kontakt.
Wo und wie haben Sie sich das nötige Wissen beschafft, um die Digitalisierung so erfolgreich und gezielt umsetzen zu können?
Da wir offizieller Vertriebs- und Supportpartner für openHandwerk sind, wurde ich sehr gut über ein tolles Netzwerk geschult.
Welcher Effekt hatte oberste Priorität bei Ihrer Entscheidung zur Digitalisierung?
Wettbewerbsvorsprung. Mit der Planung über Palette CAD und die Möglichkeit der VR-Präsentation haben wir uns einen klaren Marktvorteil verschafft. Allerdings muss man auch erwähnen, dass wir außer für Privatkunden gerne auch Planungen für andere Handwerksunternehmen übernehmen. Somit können Kollegen in unserer Region von unseren digitalen Services profitieren.
Hinzu kommt, dass viele Kunden sich über die Möglichkeit freuen, eine Beratung oder Planung online wahrnehmen zu können. Gerade in dieser (Corona-)Zeit ist es – außer für uns selbst – auch für den Kunden wichtig, unnötige Kontakte zu vermeiden.
Was ist als nächstes digitales „Highlight“ bei TR-Wohnkonzepte geplant?
Wir haben weitere innovative Projekte für dieses Jahr geplant! Unter anderem wird die Erstellung eines Badezimmers von der Planung bis zur Ausführung professionell gefilmt. Außerdem werden wir im Laufe des Jahres eine virtuelle Ausstellung aufbauen, die über unsere Internetseite erreichbar ist. Das wird unser digitales Highlight für das Jahr 2022.
Außerdem werden wir im Laufe des Jahres eine virtuelle Ausstellung aufbauen, die über unsere Internetseite erreichbar ist. Das wird unser digitales Highlight für das Jahr 2022.
Wie definieren Sie gute Handwerkersoftware?
Umfangreich muss sie sein. Gleichzeitig darf sie aber nicht kompliziert sein. Sie muss intuitiv bedienbar und – das ist wenigstens meine Meinung – cloudbasiert sein. Nur dann kann sie immer und überall zum Einsatz kommen. Eine gute Software vereinfacht Arbeitsabläufe von der Auftragsvorbereitung bis zum Abschluss und hilft dabei, die individuellen Prozesse schneller und effizienter zu gestalten.
Sie sollte offene Schnittstellen wie beispielsweise API und IDS haben, um die (digitale) Arbeit zu erleichtern. Das hat unter anderem dann große Bedeutung, wenn man mit anderen Handwerksunternehmen eng zusammenarbeiten möchte. Dann können beispielsweise die Daten von Angeboten schnell und ohne manuelle Arbeit in die Projektordner übernommen werden. Neben den klassischen Standards wie GAEB und XRechnung sollten Lösungen selbstverständlich kollaborativ sein.
Welche digitalen Funktionen sind aus Ihrer Erfahrung unbedingt notwendig – und warum?
Angebote kalkulieren und Rechnungen schreiben gehören zu den Basics. Noch viel wichtiger werden immer mehr die Arbeitserleichterungen durch Automatisierung. Aufgrund des Fachkräftemangels müssen Handwerksunternehmen effizienter werden! Somit sollte es dringlichst vermieden werden, dass eine teure Fachkraft Routinearbeiten erledigt, die automatisiert werden können!
Somit sollte es dringlichst vermieden werden, dass eine teure Fachkraft Routinearbeiten erledigt, die automatisiert werden können!
Hier ein kleines Beispiel: Wenn wir eine Rechnung schreiben, übergibt openHandwerk über die API-Schnittstelle die Rechnung an unser Buchhaltungstool sevDesk. Dieses erkennt aufgrund des Namens und/oder des Betrags automatisch einen Zahlungseingang zu dieser Rechnung. Ich gebe die Rechnung frei und meine Steuerberaterin zieht sich die Daten direkt aus der Software.
Ein weiteres Beispiel für eine große Arbeitserleichterung: Wir bekommen eine Rechnung per Mail. getmyinvoice zieht die Rechnung aus meinem E-Mail-Postfach und legt sie in unserem Buchhaltungstool an. Wenn ich mich anmelde, bekomme ich eine Nachricht, dass es einen neuen Beleg gibt. Ich gebe diesen frei und plane die Überweisung zum Zahlungsziel ein. Das Buchhaltungstool überweist automatisch und wir haben durch pünktliche Zahlungen den Skontovorteil. Die Software macht die Arbeit, die Entscheidungen treffe ich!
Welches sind aus Ihrer Sicht die wichtigsten Aspekte, unter denen Sie die notwendigen Technologien, Produkte oder Services für die Digitalisierung Ihres Betriebs auswählen?
Das ist schnell gesagt: Sie müssen cloudbasiert sein, sie müssen über Datenschnittstellen verfügen, und sie müssen mir die Flexibilität bieten, die ich brauche. Aber das Allerwichtigste ist: Sie müssen zu meinen Prozessen im Unternehmen passen!
Frau Greite, wir bedanken uns für das ausführliche Gespräch!
Video-Tipp
Roxanne Greite beim fhd Online-Kongress 2021:
