Smarte Arbeitsplätze schaffen – wettbewerbsfähig bleiben!

Im Kontext der Digitalisierung bedeutet „smart“: Der Zugang zu Daten, Dokumenten und Informationen des Geschäfts ist von überall aus möglich. Konkret heißt das: Es gibt keine Medienbrüche mehr zwischen Papier, Datenbank, einzelnen Softwaretools, Apps oder Arbeitsbereichen. 

Die ideale digitale Arbeitsplattform unterstützt Geschäftsabläufe durch die Automatisierung von (Routine-)Abläufen. Beispielsweise wenn Routineaufgaben Ihrer Mitarbeiter – von der Buchhaltung über die Zeit-, Aufmaß- und Bautagebucherfassung bis hin zu Rapportunterschriften und mobilen Zahlungen durch den Kunden – mithilfe cloudbasierter Lösungen abgearbeitet werden. Das schafft Zeit und Raum für Ihr Kerngeschäft (= Produktivität!), verbessert den Durchsatz und sorgt für einen rascheren Cashflow. 

Auch sämtliche Dienstleistungen von der Produktanfrage über die Produktkonfiguration bis hin zur Präsentation fertiger Planungen sind idealerweise online über Ihre moderne Unternehmenswebsite verfügbar. Sie können Wünsche Ihrer Kunden so wesentlich schneller erfüllen, deren Zufriedenheit steigern und die Anzahl von telefonischen oder E-Mail-Nachfragen vermindern. Die Kommunikation vereinfacht sich, Sie und Ihre Mitarbeiter werden nicht vom Tagesgeschäft abgelenkt. 

Für die erfolgreiche Digitalisierung Ihres Unternehmens gilt es, eine Maxime zu verfolgen: Die Anwender – also Sie und Ihre Mitarbeiter – stehen im Mittelpunkt, nicht die Technologie! Daher sollte Ihr erstes Ziel immer der Einsatz einfach zu bedienender, zuverlässiger digitaler Werkzeuge sein. Mithilfe professioneller Cloud-Services erreichen Sie die sichere Verfügbarkeit von Softwarefunktionen, Informationen und Daten. 

Smarte Digitalisierung kommt aus der Cloud

Echte Digitalisierung ist internetbasierte Vernetzung. Also zum Beispiel der elektronische Austausch von Bestell-, Liefer- und Rechnungsdaten zwischen Unternehmen, die Autorisierung und Terminierung der Bezahlung in einer dafür bestimmten Software (oder App) und die automatische Überweisung inklusive Zahlungsverbuchung, Kontierung und Versteuerung in den Buchhaltungen der beteiligten Partner. Ein Vorgang aus dem Alltag aller Unternehmen, der beliebig auf andere unternehmensspezifische Workflows übertragbar ist. 

Das Internet macht Arbeitsabläufe aller Art daher nicht nur schneller, sondern auch einfacher, für den Menschen vordergründig weniger komplex. Doch damit nicht genug: Wenn Sie Arbeitsabläufe wie beschrieben konsequent  – also vom Anfang bis zum Ende – digital denken und abbilden, sind sie dokumentierbar, genau so wiederholbar, für jeden einzelnen Fall nachvollziehbar und jederzeit analysierbar. Außerdem lassen sich digitale Workflows einfach als „Blaupause“ auf andere Prozesse übertragen und bei Bedarf an sich ändernde Gegebenheiten anpassen. Eine smarte Arbeitsplattform wird auch unterstützt durch Lösungen wie Voicebots und Chatbots. Sie erweitern Ihre Kundendienstleistungen – wie beispielsweise den Telefonservice Ihres Unternehmens – um automatisierte Dienste mittels automatischer Anrufsteuerung oder um die Beantwortung einfacher Fragen via Website. 

Das spart Zeit und Geld. Ihr Unternehmen wird schneller und Sie „überspringen“ viele ehemals analoge Schritte. Sie erkennen auch genau, wo Sie weitere Ressourcen einsparen und so Ihre Wertschöpfung verbessern (können). 

Schnittstellen – die Basis des smarten Arbeitsplatzes

Was bei einer guten Handwerkersoftware auf keinen Fall fehlen darf: Datenschnittstellen! Sie sorgen dafür, dass der Austausch von Daten aller Art zwischen unterschiedlichen Programmen und Apps automatisch erfolgen kann. Also beispielsweise von Ihrer Zeiterfassungsapp in die Handwerkersoftware, von der Buchhaltungssoftware zu Ihrem Steuerberater oder von Ihrer Bank in die Debitoren- und Kreditorenverwaltung. 

Die richtigen Schnittstellen sorgen dafür, dass weniger Fehler durch die manuelle Eingabe von Daten passieren, und bringen auch eine hohe Zeitersparnis mit sich. Häufig sind sie auch die Voraussetzung, um mit Behörden, Lieferanten etc. überhaupt erst digital zusammenarbeiten zu können (z. B. DATEV zur Übertragung der steuerlichen Daten oder das Einlesen von Katalogdaten Ihrer Lieferanten). Deshalb ist es bei der Auswahl Ihrer Apps, der Handwerkersoftware und der Cloud-Services besonders wichtig, dass Sie diese im Vorfeld auf die für Ihr Unternehmen notwendigen Schnittstellen hin abklopfen.

Einige der für das Handwerk relevantesten Schnittstellen hier kurz im Überblick:

IDS (IDS-Connect)

Die Schnittstelle IDS-Connect ist eine der gängigsten Schnittstellen im Handwerk. Mit ihr werden zum einen Artikelstammdaten mit Herstellern und Großhändlern ausgetauscht. Zum anderen werden darüber direkt Bestellungen bzw. Einkäufe ausgelöst. Großhändler können so zum Beispiel ihren Kunden alle Artikelstammdaten über die Cloud zur Verfügung stellen. 

DATANORM

DATANORM ist ein Dateiformat für den Datenaustausch von Artikelstammdaten zwischen Hersteller, Fachgroßhandel und Handwerksbetrieb in der Baubranche. Grundlage für Leistungsverzeichnisse, Angebote und Rechnungen im Bauwesen sind Artikeldaten, die die Unternehmer von ihren Zulieferern erhalten.

GAEB

Große Leistungsverzeichnisse bei Ausschreibungen werden häufig via GAEB-Schnittstelle übertragen. So ist gewährleistet, dass man mit ausschreibungskonformen Dokumenten arbeiten kann und zudem nicht an behördliche Öffnungszeiten gebunden ist.

DATEV

DATEV ist die Schnittstelle für den Datenaustausch mit dem Steuerbüro bzw. Wirtschaftsprüfer. Über die DATEV-Schnittstelle können Debitoren- und Kreditorenstammdaten, Sachkonten, Rechnungsausgangsbuch, Rechnungseingangsbuch, Kassenbuchungen und Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge übergeben werden.

ZUGFeRD

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Dieses Format wird künftig bundesweit für den elektronischen Rechnungsaustausch genutzt. Damit können Rechnungen formatunabhängig und papierlos versendet werden. Auch Richter+Frenzel bietet die digitale Rechnung per ZUGFeRD. Weitere Informationen dazu und eine Übersicht ZUGFeRD-kompatibler Software finden Sie hier. 

Detail-Informationen zu diesen und weiteren im Handwerk relevanten Schnittstellen finden Sie in Folge 4 des fhd-Webtalk 2021 „Datenschnittstellen – oder auf der Suche nach der „Eier legenden Wollmilchsau“.  

Auswirkungen auf die Arbeitskultur

Heute gilt es, kompetente Teams auch virtuell formen zu können und für die erfolgsrelevanten digitalen Ressourcen zu sorgen. Zielvorgaben und Rückmeldungen beziehen sich stärker auf das Team. Aus der Sicht Ihrer Mitarbeiter sind Sie auch als virtueller Chef in cloudbasierten Arbeitsumgebungen doch nah am Tagesgeschäft. Sie können sich als Team-Dienstleister verstehen, der das große Ganze im Blick hat, und die Mitarbeiter bei ihren Aufgaben effizient unterstützen.

Der smarte Arbeitsplatz sorgt auf digitaler Ebene systematisch für kurze (Entscheidungs-)Wege. Das hat Vorzüge: Beispielsweise kann jedem Projektbeteiligten leicht angezeigt werden, welche Teammitglieder gerade verfügbar sind. Die Zahl vergeblicher Telefonanrufe und unnötiger Verzögerungen reduziert sich. 

Dass die „richtige“ Arbeitskultur wichtig für eine erfolgreiche Digitalisierung ist, spiegelt sich  beispielsweise bei der Seidel Heizung & Bad GmbH wider. 

Die Seidel Heizung & Bad GmbH wird von Fachleuten als „hochgradig digitalisiert“ bezeichnet. Digitale und analoge Prozesse gehen hier Hand in Hand. Da das Unternehmen in verschiedenen Teams deutschlandweit arbeitet, sind funktionierende digitale Prozesse für Geschäftsführer Marcel Seidel besonders wichtig: Die bewusste Veränderung der Arbeitsweisen und die laufende Analyse von Abläufen mündeten bei Seidel durch gezielte Investitionen in digitale, vernetzbare und handwerksspezifische Tools. 

Sein Erfolg zeigt sich in vielen Bereichen. Fachkräfte und Auszubildende interessieren sich für den Betrieb, seine Geschäftspartner sind mit der Qualität von Arbeit und Organisation enorm zufrieden, die Effizienz bewegt sich auf hohem Niveau.

Smarte Arbeitsplätze machen Ihren Betrieb attraktiv

Junge Menschen wünschen sich einen spannenden Arbeitsplatz, vielseitige Tätigkeiten,  Perspektiven für die fachliche Entwicklung und – nicht zuletzt – Karrierechancen. Sie können Fachkräfte und Azubis mit tollen Projekten und interessanten Aufgaben finden und binden. Diese suchen aber auch ein modernes, innovatives und von einer hervorragenden Arbeitskultur geprägtes Umfeld. Smarte Arbeitsplätze können Sie als Unternehmer nur schaffen, wenn Sie die Vollversion eines wirklich digital aufgestellten Unternehmens anstreben und umsetzen, in dem junge Leute gerne arbeiten und sich entwickeln können.

Unser Tipp: fhd-Webtalk „So wirst Du zum Wunsch-Arbeitgeber für junge Mitarbeiter“

Cybersicherheit – smart gegen Angriffe

Für alle digital arbeitenden Unternehmen ist Cybersicherheit ein unverzichtbares Handlungsfeld. Sie gehört deshalb unbedingt von Anfang an in die Digitalisierungsstrategie. Dabei geht es um mehr als die Verhinderung von Störungen des IT-Betriebs oder Know-how-Verlusten. Genauso wichtig sind der aktive Schutz vor Betriebsstillstand, beispielsweise durch Ransomware, sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bzw. vertraglicher Vereinbarungen.

Prävention, also die Verhinderung des Schadensereignisses durch Hacker oder Schadsoftware, rückt in den Vordergrund. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter – beispielsweise im Rahmen einer Schulung – auf Gefahren im Zusammenhang mit E-Mail-Anhängen, Phishing, fremden WLANs etc. hin. Lassen Sie den Sicherheitsstatus Ihrer Website, Ihres Netzwerks, der Internetverbindungen, der von Ihrem Unternehmen genutzten Cloud-Services und der Endgeräte regelmäßig professionell auf Schwachstellen checken.

Stufen Sie Ihre bestehenden IT-Systeme mit Blick auf Gefährdungspotenzial und mögliche Beeinträchtigungen von Abläufen und Geschäft bei Störungen ein. Entwickeln Sie aufgrund der gesammelten Informationen und darauf aufbauenden Erkenntnissen eine für Ihr Unternehmen passende Sicherheitsstrategie.

Reduzieren Sie die Komplexität bestehender eigener IT-Systeme durch die Nutzung 

professioneller, vertraglich geregelter Dienste aus der Cloud. Trennen Sie Privates und Geschäftliches auf allen Geräten, die bei Ihnen und Ihren Mitarbeitern zum Einsatz kommen. Sorgen Sie dafür, dass Zugriffsberechtigungen für alle Mitarbeiter und Geräte eingerichtet und laufend überwacht werden.

Arbeiten Sie mit einem professionellen IT-Sicherheitsdienstleister zusammen, der mit Ihnen gemeinsam ein auf den Bedarf Ihres Unternehmens abgestimmtes Frühwarnsystem als „Security as a Service“ einrichtet.

Wir haben in unserem kostenlosen Download „Was tun bei den gängigsten Cyberangriffen?“ eine Reihe detaillierter Maßnahmen zum Thema Cybersicherheit für Sie zusammengefasst.