Behalten Sie den Projektüberblick? Die Lösung liegt in der Cloud!

Läuft in Ihrem Unternehmen die Projektplanung rund? Wissen Sie, wer gerade an welcher Aufgabe arbeitet? Excel-Tabellen und Organisationsbretter sind nicht mehr zeitgemäß. Um wirklich überall und jederzeit auf dem Laufenden zu sein, sollten Sie auf cloudbasiertes Aufgaben-(Task-) bzw. Projektmanagement setzen! Diese digitalen und mobil nutzbaren Lösungen vereinfachen es, Ihr Geschäft zu organisieren und den Überblick darüber zu behalten, ob und wie Aufträge abgearbeitet sind.

In einem Aufgabenmanagementsystem werden Aufgaben aller Art erfasst und sofort mit Terminen, Fristen für die Erledigung und Personenzuordnung versehen. Sie können so jederzeit Einblick nehmen, wie Projekte insgesamt und im Detail vorankommen.

Digitale To-do-Listen organisieren Mitarbeiter*innen oder Teams. Benötigte Dateien wie Bilder, Pläne, Messergebnisse oder Textdokumente, die Ihr Team für die Erledigung benötigt, sind im Idealfall in der Aufgabe verknüpft. Dann hat beispielsweise Ihr Monteur oder Ihre Monteurin vor Ort via App direkten Zugriff auf die notwendigen Informationen. Wenn der Auftrag abgearbeitet ist, wird die Aufgabe als erledigt markiert und taucht dann auch nicht mehr in den Aufgabenlisten auf. Im besten Fall kann der Kunde bzw. die Kundin das auch gleich digital quittieren.

Durch die Speicherung der Daten in der Cloud lassen sich selbst komplexe Projekte effizient steuern. Rückfragen von Mitarbeitenden und der Kundschaft können so auf ein Minimum reduziert werden, da jeder in dieses Projekt oder die Aufgabe Involvierte selbst Zugriff auf die relevanten Infos hat.

Je nach Task-Management-System stehen unterschiedliche Übersichtsfunktionen zur Verfügung. Bei manchen Anbietern lassen sich beispielsweise Listen farblich absetzen. Oder Sie können festlegen, ob und wann Benachrichtigungen an für eine Aufgabe zuständige Mitarbeiter*innen versendet wird. So verpassen Sie keine Deadlines oder können gezielt Termine umorganisieren, anstatt sie einfach zu verpassen.

Auswahlkriterien für Aufgabenmanagement-Tools

Die Software sollte übersichtlich und leicht verständlich sein.
Sie sollte sich an bestehende Kommunikationssysteme Ihres Betriebs „andocken“ lassen.
Alle für Ihr Unternehmen relevanten Funktionen sollten vorhanden sein.
Lizenzen sollten einfach zu- und abbuchbar sein.
Das Preis-Leistungs-Verhältnis muss stimmen.
Die Basisversion sollte für einen Testlauf kostenfrei zu nutzen sein.
Die Software sollte mehrere Darstellungsmöglichkeiten über den Aufgabenstatus anbieten.
Es muss möglich sein, sämtliche für die Erledigung der Aufgabe benötigten Zusatzinformationen bzw. Dateien wie Fotos, Pläne, Wartungsanleitung etc. digital mit den einzelnen Aufgaben zu verknüpfen.
Der Anbieter sollte auch Schulungen in seinem Service-Programm haben, damit das System wirklich umfassend genutzt werden kann.
Es sollte möglich sein, Back-ups der Projekte und Aufgaben durchzuführen und herunterzuladen.
Prüfen Sie vor der Einführung eines neuen Task-Management-Systems, ob nötigenfalls ein Umstieg auf ein anderes System problemlos möglich ist – und auf welches.
Stellen Sie sicher, dass Ihr neues Tool auch mit Ihren Endgeräten mobil nutzbar ist.

Aufgabenmanagement und Zusammenarbeit

Handwerk bedeutet Zusammenarbeit – sei es mit Planern, Kollegen aus der Branche, Unternehmen aus anderen Gewerken oder mit der anspruchsvollen Kundschaft. Wenn Sie schon voll digital arbeiten, bevor es an das Management der zu erledigenden operativen Aufgaben geht, haben Sie deutliche Vorteile in Sachen Geschwindigkeit, Durchsatz, Zeitersparnis und Qualität Ihrer Arbeit.

Eine sinnvolle Methode ist in diesem Zusammenhang sicher BIM (Building Information Modeling). BIM ist die softwaregestützte Planung, Ausführung und Bewirtschaftung von Bauwerken aller Art. Das System basiert auf umfangreichen digitalen Daten zu Bauteilen, virtuellen 3-D-Modellen und integriert auch Aufgaben und Termine verschiedener am Projekt beteiligter Unternehmen.

Mithilfe dieser Datenbanken werden eine zentrale Verwaltung aller projektrelevanten Informationen und der gemeinsame Zugriff der an einem Projekt beteiligten Partner möglich. Mit BIM ist auch die Simulation eines Bauablaufs zu einem frühen Zeitpunkt realisierbar. Die Folge: Es gibt weniger Änderungen während der eigentlichen Bauphase und somit genauere Aufgaben- UND Terminplanungen.

Durch die Vernetzung all dieser Informationen – auch aus dem Aufgabenmanagement der zusammenarbeitenden Partner – weiß jeder, wer was wann tut und wie der Status der einzelnen Aufgaben aktuell ist. So weiß beispielsweise der Sanitärunternehmer viel genauer, wann er mit seinen Arbeiten anfangen kann.

Auch sogenannte Kollisionsprüfungen sind einfacher durchführbar. Fehler in der Planung des Bauablaufs werden vermieden. Bauvorbereitungen, wie zum Beispiel die Vorfertigung von Modulen, können vom Baufortschritt entkoppelt werden. Architekten und Planer werden mithilfe von BIM in die Lage versetzt, die Baukosten genauer zu berechnen und besser zu beurteilen.

Um an Ausschreibungen von Projekten teilnehmen zu können, deren Ausführung den Einsatz von BIM-Tools voraussetzen, benötigen Sie ein digitales Werkzeug, um BIM-Modelle auszuwerten bzw. auf die relevanten gewerksspezifischen Daten zugreifen zu können. Dafür kommen sogenannte BIM- oder ifc-Viewer zum Einsatz. Diese kann man sich kostenfrei im Internet herunterladen.

Fazit

Effiziente Arbeit bedeutet heute Vernetzung vom Projektstart über die Planung und Ausführung bis hin zur Dokumentation und Zusammenarbeit mit Partnern. Die Auswahl an digitalen Werkzeugen für das Task Management ist enorm. Wir haben deshalb fünf Anwendungen näher für Sie angeschaut. Sie bekommen in unserem kostenlosen Download einen kurzen Einblick in die jeweiligen Features dieser Lösungen. Die Auswahl bringt Ihnen die Funktionsweise von Task-Management-Systemen näher und kann als Kriterienkatalog für die Wahl Ihrer Tools hilfreich sein.