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Cloud-Speicher – welcher macht Sinn?

Cloud-Speicher ermöglichen eine flexible Nutzung von Speicherplatz im Internet. Die Nutzung kann zwischen Cloud-Anbieter und Kunden nach Funktionsumfang, Nutzungsdauer und Anzahl der Nutzer abgerechnet werden. Oft reicht auch eine Registrierung für die kostenlose Nutzung bis zu einer bestimmten Datenmenge.

Die Auswahl des zu Ihnen passenden Cloud-Speichers klingt einfach: Sie bestimmen Ihren Platzbedarf und die Aufgaben, die die Lösung zusätzlich abdecken sollen. Der Cloud-Dienstleister stellt die erforderlichen Systeme entsprechend zur Verfügung.

Das sorgt – neben der hoffentlich vertraglich vereinbarten DSGVO-Konformität! – für Transparenz und Kalkulierbarkeit des von Ihnen genutzten Online-Speicherplatzes. Ein eigener Serverschrank oder ein eigenes, mit dem Internet verbundenes und mobil erreichbares Network-Attached-Storage-System (NAS) ist nicht so scharf kalkulierbar – und muss zusätzlich noch durch jemanden aus Ihrem Unternehmen gemanagt werden!

Cloud Speicher – einfach vernetzen!

Aber warum überhaupt ein separater Cloud-Speicher, wenn Ihre Branchensoftware schon vollständig vernetzt aus der Cloud kommt und alles automatisch dort gespeichert wird? Und wie einfach ist die Auswahl eines Cloud-Speichers wirklich?

Nehmen wir an, Sie wollen ein Projektmanagementsystem wie Wrike für bestimmte umfangreiche Planungsaufgaben in Ihrem Betrieb einsetzen. Um zu hinterlegende Dokumente oder andere Inhalte mit Aufgaben in Wrike digital zu verbinden, können Sie diese in einem Cloud-Speicher organisiert ablegen.

So haben Sie bei Bedarf immer direkten Zugriff auf das gesamte Archiv in der Cloud. Aus einer Wrike-Aufgabe heraus kann auch mit einem Klick kontextbezogen und direkt auf einen bestimmten Inhalt – zum Beispiel ein Textdokument, ein PDF oder ein Video bzw. Foto – zugegriffen werden.

Falls Sie Bedarf an einer eigenen Private-Cloud haben, müssen Sie die dafür nötige Hard- und Software selbst installieren und verwalten. Das ist umständlicher, zeit- und kostenintensiver. Und es liegt letzten Endes in Ihrer Verantwortung, dass die Systeme funktionieren und immer online sind. Mit einem professionellen Cloud-Service-Anbieter sind die meisten Handwerksbetriebe sicher besser beraten.

Die Qual der Wahl?

Das Angebot von Cloud-Speicher-Anbietern ist mittlerweile riesig. Zu nennen wären da beispielsweise Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive, Box, SharePoint, Tresorit, die MagentaCloud der Telekom, pCloud, Apple iCloud, HiDrive etc. Sie alle ermöglichen elektronischen Datenaustausch, Datenspeicher, Synchronisation von Daten und Zugriff auf aktuelle Echtzeitdaten und damit optimales mobiles Arbeiten. In vielen Fällen können Sie hier in einer Basisversion kostenlosen Speicher benutzen. Bei Bedarf kann auch zusätzlicher Speicherplatz dazugekauft werden.

Die Entscheidung treffen Sie!

Welchen Cloud-Speicher Sie einsetzen, sollte davon abhängen, wie und ob bzw. in Kombination mit welchen anderen Systemen Sie ihn benutzen wollen. Als Stand-alone-Lösung sind Sie recht unabhängig und können Ihre Wahl vollständig von eigenen Kriterien wie einfaches Handling, Preisgestaltung etc. abhängig machen. An oberster Stelle sollte zum einen natürlich immer die DSGVO-Konformität stehen, aber auch die Bedienbarkeit durch Ihre Mitarbeiter!

Wenn Sie Systeme kombinieren möchten, kann es Einschränkungen in der Auswahl geben. Kommen wir auf das Beispiel Wrike zurück: Wenn Sie hier ein Dokument aus einem Cloud-Speicher mit einer Aufgabe verknüpfen möchten, werden im entsprechenden Drop-down-Menü folgende Alternativen angeboten: Ihr Rechner, Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive, SharePoint, YouTube-Link und Website-Link.

Wenn Sie sicherstellen können, dass Ihr Computer oder auch Ihr NAS immer online ist und zuverlässig funktioniert, können Sie natürlich auch diese Option nutzen. Ansonsten haben Sie sieben weitere – in diesem Fall von Wrike vorgegebene – Cloud-Optionen zur Auswahl. Dabei sind Sie natürlich darauf angewiesen, dass Ihre Internetverbindung funktioniert, wenn Sie auf die verknüpften Inhalte zugreifen wollen.

Synchrone Daten in Netzwerk und Cloud

Andererseits besteht hier je nach Anbieter die – mehr oder weniger einfache – Möglichkeit, die Inhalte des Cloud-Speichers mit einem Speichermedium in Ihrem Netzwerk zu synchronisieren. Dann haben Sie selbst im Falle einer unterbrochenen Internetverbindung Zugriff auf die gespeicherten Unterlagen. Die Synchronisierung zwischen den online gespeicherten und auf Ihren eigenen Speichermedien liegenden Dokumenten erfolgt automatisch, sobald die Internetverbindung wieder steht.

Zusätzlich können Sie auch eine SIM-Karte mit genügend Datenvolumen bereithalten. Dann ist es möglich, Ihren Computer über die WLAN-Hotspot-Funktion eines Smartphones oder Tablets mit dem Internet zu verbinden, sollte die DSL-Verbindung ausgefallen sein.

Cloud und Datenschutz – miteinander vereinbar!

Sie haben Zweifel, ob das Rechenzentrum eines Cloud-Anbieters den eigenen Anforderungen an den Schutz von Daten und Know-how entspricht? Wenn Sie sich mit einem bewährten, professionellen Dienstleister zusammentun, sind solche Bedenken unbegründet. Wichtig ist, dass Sie die Aufgaben, Kosten, Verfahren zu Verfügbarkeit, Datenverarbeitung, Datenspeicherung, Datenschutz, Datensicherheit sowie die Datenherausgabe bei Vertragsende vertraglich festlegen. Cloud-Dienstleister erheben übrigens in der Regel den Anspruch, dass ihre IT zu 99,99 Prozent verfügbar ist. Ein Wert, den eine „herkömmliche“ Unternehmens-IT nicht erreicht.

Fazit

Die Auswahl des für Ihre Zwecke geeigneten Cloud-Speichers erfolgt aufgrund Ihrer individuellen Bedarfslage. Klären Sie dafür vorab folgende Fragen:

  • Was möchten Sie online speichern?
  • Welche Datenmengen fallen an?
  • Geht es um eine Stand-alone-Lösung oder soll der Cloud-Speicher mit anderen Systemen verbunden werden?
  • Welches Budget stellen Sie bereit?
  • Welche Anforderungen stellen Sie an die (Einfachheit der) Bedienung und das Daten-Handling?
  • Wie einfach kann man online gespeicherte Inhalte – zum Beispiel ein Dokument – bei Bedarf für andere freigeben?
  • Was wird für den Zugriff auf die gespeicherten Dokumente und Daten an Endgeräten und Apps benötigt?
  • Sollen die Daten jederzeit sowohl online als auch offline synchron bereitstehen und bearbeitet werden können?
  • Haben Sie jederzeit Zugriff auf ein Back-up Ihrer Dokumente und Daten?
  • Ist der Cloud-Service nachweislich DSGVO-konform?
  • Eine Anmerkung zum Schluss: Cloud-Speicherdienste, deren Anbieter ihren Sitz (und ggf. ihre Rechenzentren) außerhalb Europas haben, gehen mit dem Thema Datenschutz oft weniger strikt um, als dies von Anbietern mit Sitz und Rechenzentren in der EU verlangt wird. Unser Tipp: Achten Sie darauf, dass Sie in einem solchen Cloud-Speicher den Standort des Servers für Ihre Dokumente und Daten selbst wählen können!

fhd WebTalk: Keine Digitalisierung ohne die Cloud!

In unserem WebTalk „Keine Digitalisierung ohne die Cloud“ beleuchten wir aus Expertensicht die drei größten Vorurteile gegenüber Cloud-Services – und räumen sie hoffentlich aus!

Den WebTalk können Sie sich hier anschauen.

Foto: Cloud technology vector created by starline – www.freepik.com

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