So bewerten Sie digitale Lösungen, ohne IT-Spezialist zu sein!

Bevor Sie eine Entscheidung für ein cloudbasiertes Tool treffen können, gilt es, eine Nutzenanalyse aus Unternehmersicht zu erstellen. Der nächste Schritt ist, dass Sie sich gemeinsam mit dem Technologieanbieter darüber auseinandersetzen, welchen Umfang Sie im eigenen Unternehmen benötigen. Gut zu wissen: Echte Cloud-Dienste lassen sich bereits in vorhandene Infrastrukturen integrieren. In den wenigsten Fällen erfordern sie vom Anwender technologische Kenntnisse. Cloud-Services sind jederzeit und überall nutzbar. Arbeitsformen und -zeiten können Sie somit flexibel an die individuellen Bedürfnisse Ihres Tagesgeschäfts und an die Ihrer Mitarbeiter anpassen.

Cloud-Services machen Daten überall verfügbar

Jeden Tag fallen auswertbare Daten an! Aber um die Vorteile der Digitalisierung wirklich auszunutzen, ist es wichtig, diese Geschäftsdaten strukturiert und in Bezug zueinander zu setzen. Was ist damit gemeint? Wenn Sie zum Beispiel Informationen aus Einkauf, Verkauf, Baustellenabrechnungen, Lohnbuchhaltung und Kasse in unterschiedlichen Systemen speichern, die mangels Datenschnittstellen nicht miteinander „kommunizieren“ können, dann kann auch kein gezielt und schnell abrufbares Wissen um die wirtschaftliche Situation Ihres Unternehmens entstehen.

Cloudbasierte ERP-Systeme, in die alle Daten Ihres Geschäfts zentral einfließen, ermöglichen es Ihnen, unternehmerische Analysen dank vorkonfigurierter, klar benannter Abfragen auf Knopfdruck durchzuführen. Damit bekommen Sie Antworten auf Fragen wie beispielsweise: Wo liegen unsere Stärken? Oder: Haben wir bei eingehenden Anfragen die nötigen finanziellen und personellen Kapazitäten?

Check: Auswahl von Cloud-Services

Cloud-Services sind kein von Technologie getriebenes Thema, wie man auf den ersten Blick vermuten könnte. Vielmehr geht es um Geschäftsinteressen, konkret um das Wissen über eigene Abläufe des Tagesgeschäfts und wie man diese vereinfachen bzw. (teil-)automatisieren kann – eben ohne selbst hochkomplexe technische Anlagen betreiben zu müssen.

Services aus der Cloud verschaffen Ihnen maximale Flexibilität durch den Zugriff auf die aktuellsten und besten Apps, Funktionen und Lösungen – entsprechend Ihrem Bedarf. Sie müssen dafür keine lizenzgebundene Software mehr auf Ihren eigenen Computern installieren. Sie können stattdessen mithilfe mobiler Apps auf die Geschäftsfunktionen genau dann zugreifen, wenn Sie sie benötigen. Zum Beispiel, indem Sie eine Leistung direkt dann erfassen, wenn Sie sie erbracht haben. Oder dem Kunden die Rechnung direkt nach Auftragsabschluss in der von ihm gewünschten Form zukommen lassen.

Dafür nötige Technologien werden von den Cloud-Dienstleistern bereitgestellt. Sie nutzen und bezahlen diese nach einem zuvor vereinbarten Modell – sei es pauschal pro Monat und Nutzeranzahl, nach Datenaufkommen etc.

Doch wie wählen Sie einen Cloud-Service aus? Wir haben für Sie sechs nicht-technologische Beispielaspekte zusammengestellt, die als Kriterien für die Auswahl dienen können:

1. Hoher Datenschutzstandard (DSGVO)

Was bedeutet das?

• Speicherung Ihrer Daten nur innerhalb des Rechtsraumes der EU
• DSGVO-Konformität
• Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung wird angeboten.

2. Intuitive Bedienbarkeit

Was bedeutet das?

• Angenehme und übersichtliche Benutzeroberfläche
• Einfache Bedienbarkeit
• Die wichtigsten Funktionalitäten sind gegeben.
• Die Lösung ist nicht mit Funktionen „überladen“, für die Sie keinen Bedarf haben.

3. Die wichtigsten Funktionen sind vorhanden

Was bedeutet das?

• Das System verfügt über alle für Ihr Tagesgeschäft wichtigen Funktionen.
• Der Anbieter ist bereit, mit Ihnen über Ihre Vorstellungen zu sprechen.

4. Die Cloud-Software ist individualisierbar

Was bedeutet das?

• Die Software bietet Ihnen die Möglichkeit, eine Anpassung auf Ihre individuellen Bedürfnisse vorzunehmen.
• Einfache individuelle Anpassungen können Sie direkt selbst durchführen.

5. Alle wichtigen Schnittstellen sind vorhanden

Was bedeutet das?

• Die richtigen Datenschnittstellen für den Austausch von Daten zwischen Ihnen und Ihren Geschäftspartnern, aber auch zwischen von Ihnen benutzten Programmen sind in die Lösung integriert.

6. Der Hersteller bietet die Möglichkeit, die Lösung zu testen

Was bedeutet das?

• Sie haben die Möglichkeit, in einer Testphase im Alltagsbetrieb zu checken, ob die Lösung Ihren Anforderungen entspricht.

DIGITALISIERUNG. TUN. HEUTE.

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